会社の大掃除の進め方｜日程と時間の決め方、場所ごとの分担表、当日の流れ、書類とデータの片づけ方、そのまま使える社内の案内文5種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年11月1日 2026年11月1日

Trash-B合同会社

年末の会社の大掃除を、毎年なんとなく当日に集まって始めていませんか。事務所や店舗の大掃除を段取りする経営者と総務の担当者に向けて、日程と時間の決め方、場所ごとの分担表、当日の流れ、書類とデータの片づけ方、社内向けの案内の例文をまとめました。

結論からお伝えします。会社の大掃除は、仕事納めの日か、その数日前に2〜3時間で行う会社が多く、うまく回すコツは「場所ごとの担当」と「捨てる・残すの決まり」を前もって決めておくことです。当日に「何をすればいいですか」が出なければ、短い時間で終わります。この記事では、分担表のつくり方と当日の流れ、書類とデータの片づけ方、そのまま使える案内文5種、AI（Claude）に案内文や分担表の下書きをさせるプロンプト例までご紹介します。

会社の大掃除はいつ、どのくらいの時間でやるか

大掃除の日は、仕事納めの日の午後か、その2〜3日前に置く会社が多くあります。仕事納めの日は挨拶や締めの仕事が重なるので、少し前にずらすと落ち着いて片づけられます。

決めること	目安	決め方のポイント
日にち	仕事納めの日か、その2〜3日前	取引先の出入りやお客様の少ない日を選ぶ
時間	2〜3時間	午後に置き、終わったら早めに上がれるようにする
参加する人	全員	シフトの人や外回りの人は、担当場所を前日までに済ませてもらう
店舗の場合	営業を早めに閉める日か、休業日	年末年始の休業のお知らせとあわせて決める

店舗やお客様が来る事務所では、営業時間を変える場合があります。休業や営業時間の案内は年末年始休業のお知らせの書き方にまとめています。大掃除のあとの最終日の流れは仕事納めの挨拶の例文で紹介しています。

場所ごとの分担と、役割分担表のつくり方

大掃除が長引く原因の多くは、誰がどこをやるかが決まっていないことです。人ごとではなく場所ごとに担当を決め、1枚の表にします。

場所	すること	担当	用意するもの
各自の机	引き出しと机の上の整理、パソコンのデスクトップの整理	各自	ごみ袋・雑巾
共有の棚・書庫	書類の仕分け、使っていない文具の回収	〇〇さん	段ボール・付箋
給湯室・冷蔵庫	冷蔵庫の中身を出して拭く、期限切れの処分	〇〇さん	洗剤・ふきん
トイレ・洗面所	床と鏡、換気扇	〇〇さん	トイレ用洗剤・手袋
窓・ブラインド	窓ふき、ブラインドのほこり取り	〇〇さん	窓用ワイパー
複合機・共有パソコン	外まわりの清掃、トナーと用紙の残りの確認	〇〇さん	乾いた布
店頭・入口	看板と入口のガラス、足ふきマット	〇〇さん	ほうき・バケツ

分担表には「すること」まで書くのがコツです。「給湯室」だけでは、担当者によって終わりの線が変わります。備品の数を確かめるなら備品管理表の作り方、場所ごとの確認項目を毎年使える形にするなら点検表の作り方の型がそのまま使えます。

当日の流れと、前もって用意するもの

時間	すること	ポイント
〜1週間前	日程と分担表を社内に知らせる（例文1・2）	足りない洗剤や袋をこの時点で買う
前日まで	粗大ごみや廃棄する機器の出し方を確かめる	ごみの日と業者の回収日を調べる
当日はじめ	5分ほどで集まり、終わりの時刻と担当を確認（例文3）	「〇時に終わる」を最初に言う
当日前半	各自の机と書類の片づけ	捨てるか迷う書類は箱に入れて保留にする
当日後半	共有の場所の掃除	終わった人は手の空かない場所へ回る
当日おわり	担当者が場所ごとに確認し、ごみをまとめる	保留の箱の中身を誰が決めるか決める

大掃除で出るごみのうち、事業所のごみは家庭ごみとして出せないことが多く、自治体の決まりで出し方が違います。パソコンや複合機などの機器を捨てるときは、中のデータを消してから業者に渡します。不安な場合は、ふだん頼んでいる回収業者か自治体の窓口に先に確かめてください。

書類とデータの片づけは「捨てる前に決める」

大掃除で一番手が止まるのは、この書類は捨ててよいのかという判断です。担当者が一人で迷うと、毎年同じ書類が残り続けます。先に決まりをつくり、迷うものは保留の箱に入れます。

分け方	書類の例	どうするか
① 残す	契約書・帳簿・請求書や領収書の控え・従業員に関する書類	年度ごとに箱かファイルにまとめ、ラベルを貼る
② 捨ててよい	配布済みのチラシの余り・古いカタログ・下書きのコピー	お客様の名前や数字が入るものは細かく裁断する
③ 迷う	何の書類か分からないもの・前任者が残したもの	保留の箱に入れ、担当を決めて年明けに判断する

帳簿や請求書、従業員の書類などは、法律で保存しておく期間が書類ごとに決まっています。「何年分を残すか」は会社の業種や書類で違うので、捨てる前に顧問の税理士や社会保険労務士に確かめてください。その答えを一覧にしておけば、翌年からは迷わずに済みます。

パソコンの中も同じです。デスクトップに置いたままのファイル、共有フォルダの「新しいフォルダ（3）」のような名前のものを、この日に整理します。消す前に、同じファイルが共有フォルダに残っているかを確かめてから消します。

そのまま使える社内の案内文と一言の例文5種

〇〇の部分を、自社の日付や担当者に入れ替えて使ってください。

例文1｜大掃除の日程を知らせる社内メール・掲示

件名：年末の大掃除のお知らせ（12月〇日）

お疲れさまです。〇〇です。
今年も年末の大掃除を、次のとおり行います。

・日時：12月〇日（〇）14時〜17時
・場所：事務所全体（担当は別紙の分担表をご覧ください）
・服装：汚れてもよい服装でお越しください

外回りやシフトで参加できない方は、
前日までに自分の担当場所を済ませてください。
ご協力をお願いします。

例文2｜分担表を配るときの一言

大掃除の分担表を共有します。
場所ごとに「すること」まで書いてあるので、
当日はまずご自分の担当を確認してください。

洗剤やごみ袋が足りない場所があれば、
〇日までに〇〇へ知らせてください。

例文3｜当日のはじめに話す一言

今日はよろしくお願いします。
終わりは17時です。

前半の1時間は各自の机と書類、
後半は分担表の場所をお願いします。
捨てるか迷う書類は、入口の箱に入れておいてください。
終わった方は、声をかけて手の空かない場所を手伝ってください。

例文4｜書類の決まりを知らせる一言

書類の片づけについてお願いです。

・契約書、帳簿、請求書や領収書の控え、従業員の書類は捨てずに残してください
・お客様の名前や数字が入った紙は、シュレッダーにかけてください
・何の書類か分からないものは、保留の箱へ入れてください

保留の箱は、年明けに〇〇が確認します。

例文5｜大掃除のあとのお礼

皆さん、大掃除お疲れさまでした。
おかげで事務所も気持ちよく年を越せます。

保留の箱に入った書類は、年明けに〇〇が確認します。
今年の分担表は来年も使えるように残しておきます。
今年1年、本当にありがとうございました。

社内に向けた案内は、日時・場所・服装・参加できない人の扱いの4点がそろえば足ります。掲示物で守ってほしいことを伝える書き方は注意喚起の文例にもまとめています。

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

大掃除の準備で手間がかかるのは、分担表づくりと、毎年少しずつ変わる案内文です。場所の一覧と人数、日時を渡せば、AIが表と文面の下書きをつくります。案内文を任せる考え方はお知らせ文・案内文をAIに任せる方法で、伝え方のコツはプロンプトの書き方で紹介しています。

プロンプト1｜分担表をつくる

年末の大掃除の分担表をつくってください。

・場所：各自の机、共有の棚、給湯室、トイレ、窓、複合機、入口
・人数：6人（Aさん、Bさん、Cさん、Dさん、Eさん、Fさん）
・時間：3時間

決まり：
・表の列は「場所」「すること」「担当」「用意するもの」
・「すること」は具体的な作業で書く
・一人に負担が偏らないようにする

プロンプト2｜社内への案内文をつくる

年末の大掃除の社内向け案内文をつくってください。
・日時：12月〇日（〇）14時〜17時
・場所：事務所全体
・服装：汚れてもよい服装
・参加できない人：前日までに自分の担当場所を済ませる

決まり：
・件名をつける
・200字前後
・堅すぎない社内向けの言葉

プロンプト3｜書類の仕分けの決まりを一覧にする

会社の大掃除で使う「書類の仕分けの決まり」を一覧にしてください。
会社は従業員6人の事務所です。

・「残す」「捨ててよい」「迷う（保留）」の3つに分ける
・それぞれに書類の例を挙げる
・保存の年数は書かず、「税理士・社会保険労務士に確認」と書く

AIに任せてよいこと	人が決めること
場所と人数から、分担表の案をつくる	誰がどこを担当するかの最終決定
社内への案内文・当日の一言の下書き	大掃除の日にちと、営業時間を変えるかどうか
書類の仕分けの決まりの下書き	書類を何年残すか（税理士・社会保険労務士に確認）
毎年の分担表を比べて、抜けた場所を挙げる	保留の箱に入った書類を捨てるかどうか

AIに渡すメモには、お客様の名前や取引の金額、従業員の住所や連絡先は入れません。「Aさん」「給湯室」のように、名前を伏せても分担表はつくれます。線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

大掃除の段取りを、会社に残す

毎年の大掃除で困るのは、去年どこまでやったか、どの書類を残すと決めたかが、社内に残っていないときです。多くの会社では、その段取りは経営者か総務の担当者の頭の中にしかありません。

分担表、書類の仕分けの決まり、ごみの出し方、保留にした書類のその後を1か所にまとめておくと、翌年は担当者が替わっても同じ段取りで進められます。紙やExcelに散らばった記録を探せる形にそろえた例は日報・台帳の整理（AIに任せられる仕事）でご紹介しています。

年に一度の仕事ほど、やり方は人に張りついたまま忘れられます。それをAIに渡せる形にしておくと、経営者が年末に忙しくても段取りが抜けず、片づけの知恵が会社に残ります。私たちがAI導入で何をつくるのかはAI導入支援でつくるもので、会社の決まりや段取りをAIに渡せる形にする流れとあわせてご紹介しています。

毎年の段取りや社内の決まりを
30分で一緒に、会社に残る形にします。