点検表の作り方｜形だけにならない6項目と業種別の型3種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月5日 2026年9月5日

Trash-B合同会社

点検表を作ったのに、いつの間にか全部にレ点が並ぶだけの紙になっている。どこを何のために見るのかはベテランの目の中にしかなく、その人が現場を離れた日には異常を誰も拾えない。従業員が10〜50名ほどの建設・製造・店舗の会社に向けて書いています。

結論からお伝えします。点検表が形だけになるのは、続ける気持ちの問題ではありません。見る場所と、異常と呼ぶ基準が書いていないからです。「異常なし」に丸を付ける欄は、誰が回っても同じ紙になります。項目は6個で足ります。ベテランが口で説明した見方を表の行に直すところは、AIに任せられます。この記事では、6項目の一覧と業種別の型3種、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

点検表が形だけになる3つの原因

紙が続かない会社で、まじめに回っていない人はほとんどいません。決めていないことが3つあって、そこで手が止まります。

形だけになる原因	現場で起きること	先に決めておくこと
見る場所が書いていない	「2号機を点検」としか書いていないので、人によって見る箇所が違う。引き継いだ人は全体を眺めて丸を付ける	部位の名前まで書く（例：2号機ベルト部）
正常と異常の線がない	少しにじんでいる油を異常と呼ぶか迷い、迷ったまま「異常なし」に落ち着く	数字か写真で、正常の状態を1つだけ決める
見つけたあとの行き先がない	気づいた人がその場で判断して終わり、翌週には誰も覚えていない	見つけたら誰に、どう伝えるかを表の中に書く

いちばん多いのは2番目です。基準がない欄は、書く人の性格で結果が変わります。慎重な人が「要注意」に付け、おおらかな人が「良」に付け、どちらの記録も残る。数か月分を並べても、設備が悪くなっているのか人が替わっただけなのか読み取れません。

置き場所は紙1枚で足ります。点検アプリを選ぶ話は、紙が3か月続いてから考えれば間に合います。続かなかった紙をそのままアプリに移すと、手が止まる場所も一緒に移ります。

どの設備から手を付けるかを選ぶ材料は、業務の一覧表です。作り方は業務の棚卸しのやり方にまとめています。一覧の中で担当者が1人しかいない行に、点検の勘どころもたまっていることが多くあります。

点検表に入れる項目は6個でいい

欄が多い表ほど、埋まらないまま置かれます。次の6個で、異常に気づくことと、それを次の人へ渡すことはできます。

項目	書く例	決めごと
点検日・点検者	2026年9月2日／山田	名字だけでよい。あとで聞ける人が分かれば足りる
対象と部位	2号機ベルト部	「設備全体」で終わらせず、手を伸ばす場所まで書く
見方	手で押してたわみを見る	見る・触る・音を聞く・数字を読む、のどれかを1つ書く
正常の基準	たわみ10mm以内	数字が付けられないものは、正常なときの写真を1枚貼る
判定	良／要注意／止める	○×の2択にしない。真ん中があると迷った話が上がってくる
気づいたこと	先週より音が大きい	空欄でよい。ここに書かれた1行が、故障の前ぶれになる

判定を3段階にすることが要点です。○×しかない表では、迷った状態が全部○に寄ります。「要注意」の欄があると、まだ止めるほどではないが気になる、という現場の感覚がそのまま記録に残ります。あとから読み返したときに、いちばん役に立つのがこの段です。

「気づいたこと」は空欄のままでかまいません。毎回埋めさせようとすると、埋めるための言葉を探す作業になって、点検そのものが遅くなります。月に数回、誰かが1行書いてくれれば十分です。

そのまま使える型3種（業種別）

6項目は同じで、点検の単位と回す頻度だけが業種で変わります。近いものを1つ選んで、名前を自社の設備に置き換えてください。

業種	点検の単位	足す欄	回す頻度
建設・工事	現場ごとの道具と重機	使用する現場名／貸出先	その日の作業前
製造	号機ごとの生産設備	稼働時間の目安／消耗品の交換日	毎日1回＋週1回の長め
店舗・クリニック	開ける前に触る設備と衛生	温度・水まわりの数値	開店前または診療前

建設の型だけ、表の持ち主が人ではなく現場になります。道具は現場を移動するため、設備の側に紙を貼ると追えなくなります。現場ごとに1枚を作り、終わったら事務所へ戻す形にすると、どこで何を使ったかも同時に残ります。

製造の型は、毎日の短い点検と、週に1回の長い点検を分けてください。毎日の分に週1回の項目まで混ぜると、朝の10分に収まらなくなって、翌週から全部が飛びます。

店舗とクリニックの型は、数字が読める欄を必ず1つ入れてください。冷蔵の温度、湯の温度、水の出。数字が並ぶ列が1本あるだけで、その紙は「見た記録」から「変化が分かる記録」に変わります。

点検で拾いきれなかったものは、あとからヒヤリハットとして上がってきます。書き方はヒヤリハット報告書の書き方にまとめています。点検表とヒヤリハットの両方に同じ設備の名前が出てきたら、その設備の点検項目が足りていません。

続く点検表にするまでの4ステップ

作る前に会議を開く必要はありません。ベテランに現場を1周してもらうところから始めてください。

ステップ	やること	かかる時間
1．ベテランに1周してもらう	どこを見ているかを口で言ってもらい、そのまま書き取る。録音してもよい	30分
2．6項目の表に落とす	出てきた場所のうち5〜10だけを選んで表にする。全部は入れない	30分
3．本人以外に1週間やってもらう	ベテランは横に立たず、書かれた紙だけをあとで見る	1日あたり5〜10分
4．迷った箇所に基準を書き足す	「ここは判断できなかった」と言われた行にだけ、数字か写真を足す	30分

3でベテランを横に立たせないことが要点です。横にいると、その場で口頭の補足が入って紙が完成した気になります。本人がいない状態で書かれた紙こそ、いま足りていない情報を正確に映します。

1周してもらった話を紙に書き取るのが負担なら、その場で声を吹き込んで、あとから文章にする手もあります。手順は音声入力とAIで日報を書く方法にまとめています。現場を歩きながら話した内容のほうが、机の前で思い出した内容より具体的になります。

4まで終わったら、その紙は1人の頭の中にあった見方が、社外の人でも読める形になった状態です。ここまで来ると、担当者が替わっても点検の質が落ちにくくなります。

AIに下書きさせるプロンプト3種

そのままコピーして使えます。3本を順番に使う前提で作っています。

1本目：ベテランの説明を点検表の行に直す

以下は、当社のベテラン社員が設備を1周しながら話した内容の書き起こしです。
・「対象と部位」「見方」「正常の基準」「判定」の4欄をもつ表の行に直してください
・話に出てこなかった欄は空欄のままにして、推測で埋めないでください
・1つの発言に複数の場所が混ざっている場合は、場所ごとに行を分けてください
・行は10行までにしてください
（ここに書き起こしを貼る）

推測で埋めさせないことが要点です。空欄のまま出てきた「正常の基準」が、そのまま次に聞くべきことの一覧になります。もっともらしい数値で埋められてしまうと、それが現場の基準として一人歩きします。

2本目：基準が書けていない行を洗い出す

以下は、作りかけの点検表です。
・「正常の基準」が、人によって判断が分かれそうな行を挙げてください
・行ごとに、基準を1つに決めるために現場で確かめることを1問だけ書いてください
・質問は設備の前で口頭で聞ける短さにしてください
・原因や対策の提案は書かないでください
（ここに点検表を貼る）

聞くことを1問に切ると、そのまま現場を1周する台本になります。3問に増やすと、聞かれた側が説明を始めてしまって、1周では終わりません。

3本目：1か月分から繰り返しを拾う

以下は、1か月分の点検表の「気づいたこと」欄を並べたものです。
・同じ設備・同じ部位について繰り返し書かれている内容を、回数の多い順に挙げてください
・書かれていない原因は推測しないでください
・言い回しが違うだけで同じことを指していそうな記述は、統合せず候補として併記してください
（ここに1か月分を貼る）

この3本を通すと、口頭でしか伝わっていなかった見方が、1時間ほどで表の初版になります。プロンプトが思ったとおりに動かないときは、指示の書き方を先に見直すと早く進みます。書き方の型はAIへの指示（プロンプト）の書き方でご説明しています。

AIに任せてはいけないこと

AIが得意なのは形をそろえることで、設備がいまどうなっているかを知ることではありません。現物を見ていない答えは、もっともらしい数字で出てきます。

任せてよい	人が決める
話した内容を項目ごとに仕分ける	設備をいま止めるかどうか
基準が曖昧な行を洗い出す	どこまでを正常と呼ぶか
1か月分から繰り返しを拾う	その繰り返しが故障の前ぶれか、いつものことか
表の体裁と並びをそろえる	点検を回す頻度

いちばん危ないのは、正常の基準をAIに書かせて、そのまま配ることです。一般論として妥当な数字でも、その設備の使い方に合っているかは別の話です。据え付けから15年たった機械に、新品の基準を当てれば、毎回「要注意」が並びます。逆にゆるい基準を当てれば、異常が異常として上がってきません。

取引先の名前や設備の型番をそのまま貼るかどうかは、社内で先に決めておく話です。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。「A社」「2号機」に置き換えれば、表を設計する用途には足ります。

フォークリフト・動力プレス・クレーンなどの定期自主検査、消防用設備の点検、事業用自動車の日常点検などは、頻度や記録の残し方が法令で決められている場合があります。
この記事の6項目は、そうした法定の点検や記録に置き換わるものではありません。
該当しそうな設備を持っている場合は、所管の窓口の案内をご確認のうえ、労働基準監督署・消防署・設備の販売店や整備工場など、専門の担当者にご相談ください。