健康診断のお知らせ（社内）の書き方｜出す時期と入れる7項目、そのまま使える例文5種（希望調査・本案内・各自受診・前日の確認・未受診の方へ）、AI（Claude）に下書きを任せるプロンプト例【2026年版】

2026年11月5日 2026年11月5日

Trash-B合同会社

社内向けの健康診断のお知らせを出すたびに、何を書けばよいか迷い、まだ受けていない人を追いかける手間に困っていませんか。出す時期と、案内文に入れる7項目、そのまま使える例文の5種、受診の管理表、AIに下書きを任せるプロンプト例をまとめました。

結論からお伝えします。健康診断のお知らせは「いつ・どこで・何を持って・いつまでに返事するか」の4つが一目で分かれば回ります。あいさつ文を長くするより、日付と持ち物を表にし、返事の期限を太字にするほうが受診が進みます。結果の扱いは案内文とは分けて考えます。

健康診断のお知らせを出す時期と出し方

お知らせは、健診日のおよそ1か月前に出すと、休みの調整や問診票の記入が間に合います。健診機関から日程の候補が届いた時点で、まず日程の希望を聞き、決まったら本案内を出す2段階にすると、当日の欠席が減ります。

時期の目安	出すもの	出し方
健診日の1か月半前	日程の希望調査	メールかチャットで一斉に
健診日の1か月前	本案内（日時・場所・持ち物）	メール＋休憩室などへの掲示
健診日の1週間前	前日の注意と持ち物の確認	チャットで短く
健診日の前日	もう一度の確認	対象者だけに個別で
健診期間の終わり	未受診の人へのお願い	本人だけに個別で

社内への一斉の知らせ方は、角を立てない書き方を注意喚起の文例に、日付と期限を目立たせる書き方を年末年始休業のお知らせの書き方にまとめています。どちらも健康診断の案内に流用できます。

案内文に入れる7項目

小さな会社なら、次の7項目で足ります。①〜④を表にして本文の上に置き、⑤〜⑦をその下に短く書くと、読み飛ばされても大事なところは伝わります。

項目	書くこと	書き方の例
① 対象者	誰が受けるのか	正社員とパートの方（対象かどうか分からない方は総務まで）
② 日時	日付・受付の時間帯	12月4日（木）9:00〜11:30の間に受付
③ 場所	会場、または健診機関の名前と住所	本社2階会議室（巡回健診）
④ 持ち物	保険証・問診票・検体など	保険証、問診票（記入して持参）
⑤ 前日と当日の注意	健診機関から指示されたこと	前日の夕食の時間など、同封の案内のとおりに
⑥ 返事の期限	日程の希望や都合の悪い日の連絡先	11月14日（金）までに総務の山田へ
⑦ 問い合わせ先	担当者の名前と連絡方法	総務・山田（内線20）

⑤は会社が決めることではなく、健診機関の指示をそのまま書き写す欄です。食事や薬についての注意を会社の言葉で書き直さないのが安全です。出欠や希望の取り方は、忘年会の案内文の書き方で紹介している返事の受け方がそのまま使えます。

そのまま使える例文5種

会社名や日付、担当者を差し替えて使ってください。社内向けなので、時候のあいさつは入れていません。

例文1｜日程の希望調査

件名：【ご回答のお願い】今年度の健康診断の日程（11月14日まで）

みなさん、お疲れさまです。総務の山田です。
今年度の定期健康診断の日程を決めるため、ご都合を伺います。

候補日：12月4日（木）・12月5日（金）
場所：本社2階会議室（巡回健診）

どちらの日が受けやすいか、または両日とも都合が悪いかを、
11月14日（金）までに返信でお知らせください。
決まった日程は、11月中にあらためてご案内します。

例文2｜本案内（会社で受ける巡回健診）

件名：【ご案内】定期健康診断のお知らせ（12月4日・5日）

今年度の定期健康診断を、次のとおり行います。

日時：12月4日（木）9:00〜11:30（受付の時間帯）
場所：本社2階会議室
持ち物：保険証、問診票（事前に記入してください）
対象：正社員・パートの方

前日と当日の注意は、同封の健診機関の案内をご覧ください。
部署ごとの受付の目安は、添付の表をご覧ください。
都合が悪くなった場合は、11月28日（金）までに総務の山田（内線20）へご連絡ください。

例文3｜健診機関で各自受ける場合

件名：【ご案内】健康診断の受診期間（12月1日〜1月30日）

今年度は、次の健診機関でそれぞれ予約して受けていただきます。

受診期間：12月1日（月）〜1月30日（金）
健診機関：〇〇クリニック（住所・電話番号は添付の案内のとおり）
予約の方法：会社名を伝えて、ご自身で電話予約してください
持ち物：保険証、問診票

予約が取れたら、受診日を総務の山田までお知らせください。
受ける時間の扱いと費用は、就業規則の定めに沿います。

例文4｜受診日前のリマインド

【明後日は健康診断です】
12月4日（木）の健康診断の対象の方へ、確認のご連絡です。

・保険証と問診票を忘れずに
・前日と当日の注意は、健診機関の案内のとおりに
・受付は9:00〜11:30の間、本社2階会議室です

都合が悪くなった方は、今日中に総務の山田までご連絡ください。

例文5｜まだ受けていない方へのお願い（本人だけに送る）

件名：健康診断の受診のお願い

Bさん、お疲れさまです。総務の山田です。
今年度の健康診断の受診期間が、1月30日（金）までとなっています。
まだ受診日のご連絡をいただいていないため、ご案内しました。

予約の取り方で分からないことや、業務の都合で受けにくい事情があれば、
遠慮なく私までご相談ください。日程の調整を一緒に考えます。

例文5は、一斉送信ではなく本人だけに送ります。誰が受けていないかが周りに分かる形で催促すると、本人の気持ちを傷つけます。責める言い方を避けて、事情を聞く形にするのがこつです。

書くときに気をつけること（健康の情報の扱い）

健康診断は、案内文そのものよりも、その前後で扱う情報に気をつけます。健康診断の結果や病気についての情報は、ほかの個人情報よりも慎重に扱う必要がある情報です。

やってよいこと	避けたいこと
日時・場所・持ち物を全員に知らせる	結果や再検査の有無を、全員が見える場所に書く
受けたかどうかを総務が管理表で確かめる	未受診の人の名前を一斉メールや掲示に並べる
再検査のお願いを、本人にだけ個別に送る	上司や同僚に、結果の中身を口頭で伝える
健診機関の注意をそのまま書き写す	食事や薬の注意を会社の判断で書き換える

対象者の範囲、受ける時間を勤務時間として扱うか、費用を誰が持つか、結果をどこまで会社が受け取って誰が見るかは、雇用の形や会社の規程によって変わります。案内文に書く前に、社会保険労務士や健診機関に確かめておくと安心です。この記事では、確かめた内容を案内文にどう書くかだけを扱っています。

受診の管理表と、未受診の追いかけ方

案内を出したあとに手間がかかるのは、誰が受けたかを追いかける仕事です。次のような表を1枚作ると、未受診の人がすぐ分かります。この表には結果の中身を書きません。受けたかどうかだけを管理します。

氏名	受ける日	受けたか	問診票	メモ
Aさん	12月4日	済	提出済
Bさん	未定			1月9日に個別で連絡
Cさん	12月5日		提出済	当日は外回りのあと

氏名の列は、従業員名簿から写すと漏れが出ません。毎年同じ表を使い回せば、入社した人や辞めた人の入れ替えだけで済みます。

AIに案内文と管理を任せるプロンプト3種と、任せないこと

案内文の下書きと、日程表の整理はAIの得意な仕事です。健診機関から届いた案内をもとに、社内向けの文を作らせると、項目の抜けが減ります。

プロンプト1｜健診機関の案内から、社内向けのお知らせを作る

次は、健診機関から届いた健康診断の案内です。
これをもとに、社員向けのお知らせメールを作ってください。

決まり：
・日時、場所、持ち物、返事の期限を、本文の上に箇条書きで置く
・前日と当日の注意は、案内に書いてあるとおりに写し、言い換えない
・案内に書いていないことは書き足さない。分からない所は【要確認】と書く
・返事の期限と問い合わせ先は、最後にもう一度書く

（健診機関の案内を貼る。料金や会社の契約番号は消してから）

プロンプト2｜日程の希望を表にまとめる

次は、健康診断の日程の希望調査への返信です。
「名前／第1希望／第2希望／両日とも不可」の表にまとめてください。

決まり：
・返信にない人は、表の下に「未回答」として名前だけ並べる
・体調や家庭の事情など、日程以外の内容は表に入れない

（返信を貼る）

プロンプト3｜まだ受けていない人への個別メールを考える

健康診断をまだ受けていない社員に、本人だけに送るメールを書いてください。

決まり：
・責めているように聞こえる言い方は避ける
・受診期間の締め切りと、予約の取り方を短く書く
・受けにくい事情があれば相談してほしい、と添える
・200字以内

AIに任せてよいこと	人が決めること
健診機関の案内を、社内向けの文に書き直す	対象者の範囲と、受ける時間・費用の扱い
日程の希望を表にまとめる	誰をどの日に割り振るか
未受診の人へのメールの言い回しを考える	本人に事情を聞いたあと、どう対応するか
毎年の案内文をひな形にしておく	健診の結果を受け取ったあとの対応

健康診断の結果や、病名・再検査の有無はAIに入れません。名前も「Aさん」のように伏せてから貼ります。会社で決めておきたい線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。社内文書を頼むときの指示の出し方はお知らせ文をAIに任せる方法とAIプロンプトの書き方にまとめています。