事務所移転のお知らせの書き方｜入れる7項目と例文6種（挨拶状・取引先メール・ホームページ・店頭の貼り紙・電話番号変更・社内向け）、知らせる相手と直す場所の一覧、AI（Claude）に下書きを任せるプロンプト例【2026年版】

2026年11月8日 2026年11月8日

Trash-B合同会社

事務所移転が決まったのに、お知らせの文面や、誰にいつ知らせるかで手が止まっていませんか。事務所移転のお知らせに入れる7項目、挨拶状やメールにそのまま使える例文6種、知らせる相手と直す場所の一覧、AIに下書きを任せるプロンプト例をまとめます。

結論からお伝えします。事務所移転のお知らせで一番大事なのは、文面の美しさよりも「古い住所と電話番号を、どこにも残さないこと」です。挨拶状を丁寧に送っても、請求書の住所欄やGoogleマップが古いままだと、郵便物や来客が旧事務所に届き続けます。移転日・新住所・変わる連絡先を1枚に決め、知らせる相手と直す場所の一覧に沿って順に進めれば、迷いと漏れの両方が減ります。

移転のお知らせを出す前に決める5つ

文面を書き始める前に、次の5つを社内で決めておきます。ここが決まらないまま知らせると、挨拶状とホームページで移転日が違う、といった食い違いのもとになります。

決めること	決め方の例	決めないと起きること
新事務所での業務開始日	「何月何日から新事務所で業務を始めるか」を1つの日付で	「◯月中旬より」と書いてしまい、来客の予定が立たない
旧事務所の最終日	旧事務所で来客・郵便を受ける最後の日	移転の前後に来た郵便物や来客の行き先が決まらない
新しい住所と行き方	建物名・階数・部屋番号まで。駐車場の有無	建物名や階数が抜け、来客がビルの前で迷う
変わる連絡先・変わらない連絡先	電話・FAX・メール・ホームページのそれぞれについて	電話番号が変わるのか読む人が判断できず、問い合わせが増える
移転作業で休む日	引っ越し作業で電話や来客に応じられない日	休みを知らせず、電話がつながらないと不安にさせる

法務局への登記や、税務署・年金事務所などへの届け出は、お知らせとは別の手続きです。会社の形や移転先によって必要なものが変わるため、司法書士や税理士などの専門家に、何をいつまでに出すかを確かめてから進めると安心です。

事務所移転のお知らせに入れる7項目

お知らせに入れるのは次の7項目です。新しい住所と連絡先は、文章の中に埋めずに別の行に並べて書くと、読んだ人がそのまま住所録を直せます。

項目	書くこと	書き方の例
① 見出し	何のお知らせかが一目で分かる題	事務所移転のお知らせ
② 移転日	新事務所で業務を始める日	2026年12月7日（月）より
③ 新住所	郵便番号・住所・建物名・階数	〒000-0000 【住所】【ビル名】3階
④ 連絡先	電話・FAX・メール。変わらないものは「変更なし」と書く	電話番号・メールアドレスは変更ありません
⑤ 休業日	移転作業で電話や来客に応じられない日	12月4日（金）は移転作業のため休業します
⑥ お礼とお願い	これまでのお礼と、住所録の変更のお願い	お手数ですが、ご登録の住所の変更をお願いいたします
⑦ 地図・行き方	最寄り駅からの道順、駐車場の有無	【◯◯駅】から徒歩【5】分。駐車場はございません

お知らせ文全般の組み立ては、営業時間変更のお知らせの書き方や年末年始休業のお知らせの書き方と同じ考え方です。「いつから・何が・どう変わるか」を先に書きます。

そのまま使える例文6種

挨拶状、取引先へのメール、ホームページ、店頭の貼り紙、社内向けに分けて書いています。【】の部分を自分の会社に合わせて差し替えてください。住所と電話番号は、出す前に必ず2人で読み合わせます。

例文1｜取引先への挨拶状（はがき・封書）

拝啓　【時候の挨拶】の候　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り　厚く御礼申し上げます

さて　このたび弊社は【業務の拡大】にともない
下記へ事務所を移転することとなりました
これを機に　社員一同より一層業務に励む所存でございます
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもちましてご案内申し上げます
敬具

記
移転日　【2026年12月7日（月）】
新住所　〒【000-0000】【住所】【ビル名】【3】階
電話番号　【000-000-0000】（変更ありません）

【会社名】
代表　【氏名】

改まった挨拶状では、例文1のように句読点を使わずに一字空けで区切る書き方がよく使われます。メールやホームページでは、読みやすさを優先して句読点を使って構いません。

例文2｜取引先へのメール

件名：事務所移転のお知らせ（【会社名】）

【取引先名】
【ご担当者名】様

いつも大変お世話になっております。
【会社名】の【氏名】です。

このたび弊社は、【2026年12月7日（月）】より下記へ事務所を移転することになりました。

新住所：〒【000-0000】【住所】【ビル名】【3】階
電話番号：【000-000-0000】（変更ありません）
メールアドレス：変更ありません

【12月4日（金）】は移転作業のため、お電話がつながりにくくなります。
お手数をおかけしますが、ご登録の住所の変更をお願いいたします。

今後ともよろしくお願いいたします。

例文3｜ホームページのお知らせ

事務所移転のお知らせ

【2026年12月7日（月）】より、事務所を下記へ移転いたします。

新住所：〒【000-0000】【住所】【ビル名】【3】階
最寄り駅：【◯◯駅】から徒歩【5】分
電話番号・メールアドレスに変更はありません。

【12月4日（金）】は移転作業のため休業いたします。
ご来社の際は、新しい住所をご確認ください。

例文4｜お店・窓口の移転（店頭の貼り紙）

移転のお知らせ

いつも【店名】をご利用いただき、ありがとうございます。
【2026年12月7日（月）】より、下記へ移転して営業いたします。

新しい場所：【住所】【ビル名】【1】階
（この建物から【徒歩3分】、【◯◯通り】沿いです）

【12月1日（火）〜12月6日（日）】は移転準備のため休業いたします。
新しいお店でも、変わらずよろしくお願いいたします。

例文5｜電話番号も変わるとき（メールの本文に足す一文）

あわせて、電話番号とFAX番号が次のとおり変わります。

新しい電話番号：【000-000-0000】
新しいFAX番号：【000-000-0001】

旧番号への電話は【2026年12月25日】まで、【新しい番号のご案内が流れます】。
お手数ですが、電話帳のご登録も変更をお願いいたします。

例文6｜社内向けのお知らせ

【社内】事務所移転の段取りについて

【2026年12月7日（月）】から新事務所で業務を始めます。

・荷造りの締め：【12月3日（木）】の終業まで
・移転作業日：【12月4日（金）】（終日、電話は留守番電話に切り替え）
・新事務所の初日：【12月7日（月）】【9:00】集合

名刺・メールの署名・請求書のひな形の住所は、
【12月7日】までに各自で差し替えをお願いします。
直す場所の一覧は、共有フォルダの【移転チェック表】にあります。

例文2のような取引先へのメールは、ふだんのメールの型にそろえると自然です。件名の付け方や結びの言葉はビジネスメールの下書きをAIに任せる方法にまとめています。

知らせる相手・直す場所と時期の一覧

移転で一番起きやすいのは、住所や電話番号の直し漏れです。自社の住所が載っている場所を、一度すべて書き出しておきます。次の表は一例です。知らせ始める時期は、相手が住所録や送り先を直す余裕を見て、自社で決めてください。

知らせる相手・直す場所	何を直すか	時期の決め方の例
取引先・お客様	挨拶状やメールでのご連絡	影響の大きい相手から先に。挨拶状は移転日の前に届くように
ホームページ	お知らせへの掲載と、会社案内・フッター・地図の住所	お知らせは前もって、住所の欄は移転日に直す
Googleビジネスプロフィール	住所と地図のピンの位置	移転日に合わせて変更する（反映に時間がかかることがある）
名刺・封筒・メールの署名	印刷物と署名の住所・電話番号	刷り上がりを移転日に間に合わせ、署名は移転日に一斉に直す
請求書・見積書のひな形	発行元の住所	移転日以降に出す書類から新住所にする
銀行・取引しているサービス	登録住所の変更	手続きの方法を各社に確かめ、一覧に「済」を付けていく
郵便物	旧住所あての郵便の転送	郵便局の転送の届けを、移転日より前に出しておく

この一覧を社内に1枚置いておけば、誰がどこを直したかが見えるので、漏れを後から見つけられます。

よくある失敗と、防ぎ方

よくある失敗	起きること	防ぎ方
請求書のひな形の住所を直し忘れる	取引先の登録住所と請求書の住所が食い違い、問い合わせが来る	一覧に「請求書・見積書のひな形」を必ず入れる
Googleマップの住所を後回しにする	地図を見た来客が旧事務所に行ってしまう	移転日に変更し、数日後に表示を確かめる
建物名・階数を省く	来客や配送の人がビルの中で迷う	住所は建物名・階数・部屋番号まで書く
電話番号が変わるか書かない	読む人が判断できず、問い合わせが増える	変わらないものも「変更ありません」と書く
移転作業の日を知らせない	電話がつながらず、相手を不安にさせる	休業日と、つながりにくい時間をお知らせに入れる

AIに移転のお知らせを任せるプロンプト3種と、任せないこと

事務所移転のお知らせは、AIに下書きを任せやすい文面です。移転日・新住所・変わる連絡先・休業日を箇条書きで渡すだけで、挨拶状・メール・ホームページ向けの文面がそろって出てきます。住所と電話番号は、必ず人が読み合わせてから出します。

プロンプト1｜決めたことから、お知らせ文を3種類作る

次の内容で、事務所移転のお知らせを3種類書いてください。
①取引先への挨拶状（はがき・句読点なしの改まった形）
②取引先へのメール（件名つき・400字以内）
③ホームページのお知らせ（300字以内）

・会社名：【会社名】
・移転日：【2026年12月7日（月）】
・新住所：【〒000-0000 住所 ビル名 3階】
・電話番号：【変更なし】
・休業日：【12月4日（金）は移転作業のため休業】
・移転の理由：【業務の拡大】

決まり：住所と連絡先は別の行に並べる。分からないことは書かず【要確認】と書く。

プロンプト2｜住所が載っている場所を洗い出す

うちのような【業種】の会社で、会社の住所や電話番号が書かれていそうな場所を、
「場所／直す中身／直し忘れたときに困ること」の表で、思いつくだけ挙げてください。
最後に、移転日の前・当日・後に分けた確認の順番も書いてください。
役所への届け出は「専門家に確認」とだけ書き、手続きの中身は書かないでください。

プロンプト3｜社内向けの段取り表を作る

次の日程で、社員向けの「事務所移転の段取り」のお知らせを書いてください。
誰が・いつまでに・何をするかが分かる表もつけてください。

・荷造りの締め：【12月3日（木）】
・移転作業日：【12月4日（金）】
・新事務所の初日：【12月7日（月）】
・各自で直すもの：名刺、メールの署名、請求書のひな形

AIに任せてよいこと	人が決めること
決めた内容から、相手ごとの文面を書き分ける	移転日、休業日、どの連絡先を変えるか
住所が載っている場所の洗い出し	どの順番で、誰が直すか
社内向けの段取り表の下書き	登記や届け出を誰に頼み、いつまでに出すか
言い回しを自社の口調にそろえる	最後の住所と電話番号の読み合わせ

お知らせ文をAIに任せる流れはお知らせ文・掲示物の作成をAIに任せる方法にまとめています。伝え方のコツはAIプロンプトの書き方が参考になります。