注意喚起の文例｜社内に角を立てずに伝える5項目と書く順番、そのまま使える例文6種、掲示・メール・朝礼の使い分けと書かないほうがよいこと、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年10月14日 2026年10月14日

Trash-B合同会社

戸締まりを忘れる日が続いた。宛先を間違えたメールが外に出た。全員に気をつけてほしいのに、きつく書けば職場が固くなり、やわらかく書けば読み流されます。そんな場面で文面をどう書くかで迷う経営者と、総務を任された方に向けて、型と例文を書きました。

結論からお伝えします。注意喚起は、人を責める文書ではなく、次に同じことを起こさないための行動を1つ伝える文書です。起きたこと、困る理由、してほしい行動、いつから、聞く先の5項目を、短く並べます。この記事では、5項目の書き方と例文6種、伝える手段の使い分けをまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

注意喚起とは何か、指示や個人への注意と何が違うか

注意喚起は、起きたこと、または起きそうなことを全員に知らせ、気をつける行動をそろえてもらうための文書です。掲示、メール、チャット、朝礼の一言など、形はいろいろあります。似た場面で使う「業務の指示」や「個人への注意」とは、相手と目的が違います。

	注意喚起	業務の指示	個人への注意
相手	全員、または部署の全員	担当する人	本人だけ
目的	同じことを起こさないよう行動をそろえる	仕事を進める	本人に事実を伝え、直してもらう
伝える場所	掲示、全員あてのメールやチャット、朝礼	担当者あての連絡	人のいない場所で、1対1で
書くこと	起きたことと、これからの行動	何を、いつまでに	事実と、期待していること
名前	出さない	担当者の名前を書く	本人にだけ伝える

大事な線引きは、特定の人に伝えるべきことを、全員あての注意喚起で済ませないことです。全員あての文面は、心当たりのない人には届かず、心当たりのある人には「自分のことを全員の前で言われた」と受け取られます。1人の行動が理由なら、先に本人と話します。そのうえで、ほかの人にも起こりうることだけを全員に知らせます。

起きかけた出来事を記録に残す型は、ヒヤリハット報告書の書き方にまとめています。注意喚起は、その記録から「全員に知らせること」を取り出して作ると、事実がぶれません。

入れる5項目と書く順番

注意喚起は、短いほど読まれます。次の5項目を、上から順に並べてください。掲示なら紙1枚、メールやチャットなら画面を動かさずに読める量が目安です。

順番	項目	書き方
①	題名	何についての話かを一言で。「お願い」「ご注意」だけにしない
②	起きたこと	いつ、どこで、何が起きたか。事実だけを書き、誰がとは書かない
③	困る理由	そのままにすると、お客様や仲間に何が起きるか。1文で
④	してほしい行動	1つか2つにしぼる。「気をつける」ではなく、手を動かす形で書く
⑤	いつから・聞く先	始める日、続ける期間、分からないときに聞く人

いちばん大事なのは④です。「注意してください」「徹底してください」は、読んだ人が何をすればよいか分かりません。次の表のように、目で見て確かめられる行動に置き換えます。

あいまいな書き方	行動が分かる書き方
戸締まりを徹底してください	最後に出る人は、裏口の鍵をかけ、入口の点検表に名前と時刻を書いてください
メールの誤送信に注意してください	社外あてのメールは、送る前に宛先を声に出して読んでください
体調管理に気をつけてください	熱があるときは出社の前に、〇〇まで電話で知らせてください
備品は大切に使ってください	使い終わった工具は、棚の番号と同じ場所に戻してください

行動を書いたら、なぜその行動なのかを1文添えます。理由が分かると、書いていない場面でも同じ考え方で動けます。理由のない決まりは、見ている人がいないときに守られなくなります。

角を立てない言い回し（直す前と直した後）

注意喚起が職場を固くするのは、内容よりも言い回しが理由であることが多いです。人を主語にせず、出来事と行動を主語にします。

直す前	直した後	直した点
最近、戸締まりを忘れる人がいます	今週、裏口の鍵が開いたままの朝が2回ありました	「人」ではなく「出来事」を書いた
何度言っても直りません	先月もお知らせしましたが、同じことが続いています	感情ではなく経過を書いた
常識として守ってください	次の手順でお願いします	評価の言葉を外し、手順を示した
守れない人には厳しく対処します	困ったときや、手順が合わないときは〇〇まで知らせてください	脅しではなく、相談の窓口を書いた
絶対に〜しないでください	〜の前に、〇〇を確かめてください	禁止を、代わりの行動に替えた

「厳しく対処します」のように処分をにおわせる書き方は、全員あての文面には入れません。処分や評価に関わる話は、会社の決まり（就業規則など）と手続きに沿って、本人と個別に進めるものです。扱いに迷うときは、社会保険労務士などの専門家に先に確かめてください。この記事では、その結論は書きません。

やわらかくしすぎて伝わらない文面も、同じくらい困ります。ていねいな言葉で書き、行動ははっきり書く。この2つは両立します。「恐れ入りますが、できる範囲でご協力を」ではなく、「お手数ですが、次の2つをお願いします」と書きます。

そのまま使える例文6種

場面ごとの例文を6つ並べます。〇〇の部分を置き換えて使ってください。どれも、掲示にもメールにも使える長さにしてあります。

例文1｜戸締まり・施錠（もっとも基本の形）

【お知らせ】退社するときの戸締まりについて

今週、朝に出社したとき、裏口の鍵が開いたままの日が2回ありました。
夜のあいだに人が入れる状態になり、お客様からお預かりした書類や
商品を守れません。

〇月〇日（〇）から、次の2つをお願いします。
1. 最後に出る人は、裏口・窓・入口の順に鍵を確かめる
2. 入口の点検表に、名前と時刻を書く

最後の1人が誰か分からないときは、残っている人どうしで
声をかけ合ってください。
分からないことは、〇〇（内線〇〇）まで。

例文2｜メールの誤送信・情報の持ち出し

【ご注意】社外あてのメールを送る前の確かめについて

〇月〇日、お客様あての見積書が、別のお客様に届く出来事がありました。
先方にはおわびし、削除していただいています。
同じ名字の方が宛先の候補に並び、選び間違えたことが理由でした。

本日から、社外あてのメールは次の手順でお願いします。
1. 送る前に、宛先の会社名と名前を声に出して読む
2. 添付ファイルは、開いて中身を確かめてから付ける
3. 送り間違いに気づいたら、自分で直そうとせず、すぐ〇〇に知らせる

間違いは誰にでも起こります。早く知らせてもらえれば、
会社として早く動けます。

例文3｜体調が悪いときの連絡（冬の時期）

【お願い】体調がすぐれないときの連絡について

寒くなり、体調をくずす人が増える時期になりました。
無理をして出社すると、本人の回復が遅れ、周りにも広がります。

〇月〇日から〇月末まで、次のようにお願いします。
1. 熱やせきがあるときは、出社の前に〇〇まで電話で知らせる
　（チャットではなく電話で。朝〇時までに）
2. 当日の予定と、代わりに頼みたい仕事を、電話で一緒に伝える
3. 出社中に具合が悪くなったら、がまんせず〇〇に声をかける

休むことを言い出しにくい、という声があれば、〇〇まで教えてください。

例文4｜備品・共有物の使い方

【お願い】共用の工具の戻し方について

今月に入り、使いたい工具が棚になく、探す時間がかかったという声が
3件ありました。現場に出る前の準備が遅れています。

本日から、次の2つをお願いします。
1. 使い終わった工具は、棚の番号と同じ場所に戻す
2. 現場に持ち出すときは、棚の横の持ち出し表に名前と戻す日を書く

棚の場所が使いにくい、番号が見えにくいなど、
気づいたことがあれば〇〇まで知らせてください。棚のほうを直します。

例文5｜遅れるとき・休むときの連絡

【お知らせ】遅れるとき・休むときの連絡の方法について

先月、連絡がないまま始業の時刻を過ぎ、朝の配達の組み直しに
時間がかかった日がありました。

連絡の方法がばらばらだったので、〇月〇日から次のようにそろえます。
1. 遅れる・休むと分かった時点で、〇〇に電話する
2. 電話がつながらないときは、〇〇にかけ直す
3. 伝えること：名前、理由、着ける時刻、その日の予定

電車の遅れなど、自分では防げない理由でもかまいません。
早く分かれば、周りで補えます。

例文6｜不審なメール・電話

【ご注意】取引先を名乗る不審なメールについて

〇月〇日、取引先の名前で「振込先が変わりました」というメールが
届きました。先方に電話で確かめたところ、送っていないとのことでした。

本日から、次の3つをお願いします。
1. 振込先の変更や、急ぎの支払いを求める連絡は、1人で進めない
2. メールに書かれた番号ではなく、こちらで控えている番号に
　電話して確かめる
3. 迷ったら、開く前・返信する前に〇〇に見せる

「変だな」と感じた時点で知らせてください。
間違いだったとしても、知らせてくれたことを歓迎します。

どの例文も、最後の1行に「知らせてほしい」「聞いてほしい」を入れています。注意喚起は、読んだ人が黙ってしまうと失敗です。困りごとや手順の合わない所が出てくれば、決まりのほうを直せます。

掲示・メール・チャット・朝礼の使い分けと、繰り返し方

同じ文面でも、伝える手段で届き方が変わります。1つの手段だけで済ませず、2つを組み合わせます。

手段	向いている場面	気をつけること
掲示（貼り紙）	その場所で行動してほしいとき。鍵、備品、手洗い場	行動する場所のすぐ横に貼る。古い貼り紙は外す
メール	記録を残したいとき。手順が3つ以上あるとき	題名で中身が分かるようにする。長くしない
チャット	今日から始めたいとき。急ぐとき	流れてしまうので、決まりとして残す場所を別に用意する
朝礼・終礼	理由や背景を伝えたいとき。質問を受けたいとき	休みの人に届かない。文面でも同じ内容を出す
個別の声かけ	特定の人に関わるとき	全員あての注意喚起の前に済ませる

朝礼で口頭だけで伝えると、その日に休んだ人と、あとから入った人には届きません。朝礼で話す型は朝礼のネタに困らない決め方にまとめています。話した内容は、同じ日のうちに文面でも出してください。

貼り紙は、増えるほど読まれなくなります。新しいものを貼るときに、役目を終えたものを1枚外します。期間を決めた注意喚起には、紙の下に「〇月〇日まで」と書いておくと、外し忘れが減ります。

1回で直らないときは、同じ文面をもう一度出すのではなく、手順のほうを疑います。鍵の点検表が入口から遠い、持ち出し表にペンがない、連絡先の人が朝は電話に出られない。守れない理由が手順の側にあることは、珍しくありません。

書かないほうがよいことと、出す前の点検

全員あての文面は、書いた人が思うより長く残り、広く読まれます。次のことは書きません。

書かないほうがよいこと	理由と直し方
名前や、誰か分かる書き方	「先週の遅番の人が」も名指しと同じ。本人とは個別に話し、文面には出来事だけを書く
処分・評価をにおわせる言葉	全員あての文面で扱う話ではない。決まりと手続きに沿って個別に進める
「常識」「当たり前」「社会人として」	人によって中身が違う。してほしい行動を具体的に書く
確かめていない原因	「不注意により」と決めつけない。分かっている事実だけを書く
お客様や取引先の名前	社内の文面でも、掲示は外の人の目に入る。「お客様」「取引先」と書く
行動を5つも6つも並べること	読まれず、守られない。1つか2つにしぼり、残りは次の回に分ける
終わりのない決まり	期間か、見直す日を書く。様子を見て続けるかを決める

出す前に、次の点を確かめます。

点検すること	見るところ
事実	日付、回数、場所は合っているか。聞いた話だけで書いていないか
個別の対応	関わった本人と、先に話してあるか
行動	読んだ人が、今日から同じ動きをできるか
道具と場所	点検表、ペン、連絡先など、行動に必要なものが用意されているか
聞く先	名前を書いた人は、聞かれる準備ができているか
読む人	掲示する場所に、お客様や業者の方が入らないか
外す日	いつ外すか、いつ見直すかを決めたか

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

注意喚起は項目と順番が決まっているので、AI（Claude）に下書きさせやすい文書です。腹が立っているときほど、文面は強くなります。事実のメモだけを渡して、言い回しをAIに整えさせると、落ち着いた文面になります。

プロンプト1｜メモから注意喚起の下書きを作る

あなたは中小企業の総務を手伝っています。
下のメモをもとに、社内の全員に向けた注意喚起の文面を作ってください。

条件：
・題名、起きたこと、困る理由、してほしい行動、
　いつから・聞く先、の5項目をこの順で入れる
・人を主語にせず、出来事と行動を主語にする
・してほしい行動は2つまで。「注意する」「徹底する」ではなく、
　手を動かす形で書く
・「常識」「当たり前」や、処分をにおわせる言葉は使わない
・メモに書いていない事実や原因を足さない。
　足りない項目は「（要確認）」と書く
・掲示1枚に収まる量にする
・です・ます調

＜メモ＞
・起きたこと：（例：今週、裏口の鍵が開いたままの朝が2回あった）
・困る理由：（例：預かった書類と商品を守れない）
・してほしいこと：（例：最後に出る人が鍵を確かめ、点検表に書く）
・いつから：（例：来週の月曜から）
・聞く先：（例：総務の〇〇）

プロンプト2｜きつい文面を、角の立たない形に直す

下の文面は、社内の全員に向けた注意喚起の下書きです。
内容は変えずに、言い回しだけを直してください。

条件：
・人を責める表現、評価する表現を、出来事と行動の表現に替える
・禁止の形（〜しないでください）は、代わりの行動に替える
・ていねいにしても、してほしい行動はあいまいにしない
・直した所を、直す前・直した後・理由の3列の表で見せる

＜下書き＞
（ここに下書きを貼る）

プロンプト3｜出す前の点検をしてもらう

下の注意喚起を、受け取る従業員の立場で読んで点検してください。

見てほしいこと：
・誰のことか分かってしまう書き方がないか
・読んだあと、今日から何をすればよいかが分かるか
・守るのがむずかしそうな手順がないか。あれば理由も
・決めつけている原因や、確かめていない事実がないか
・読んだ人が聞きたくなりそうな質問を5つ

直した文は書かず、気になる所と理由だけを表にしてください。

＜注意喚起＞
（ここに下書きを貼る）

AIに任せてよいこと	人が決めること
5項目をそろえた下書きを作る	全員に知らせる話か、本人と話す話か
きつい言い回しを見つけて直す	どの行動をお願いするか
守りにくい手順を挙げる	道具や場所をどう直すか
聞かれそうな質問を挙げる	処分や評価に関わる判断

メモを渡すときは、関わった人の名前やお客様の名前を〇〇に置き換えます。線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報で先に確かめてください。条件を並べて渡す指示の書き方はAIプロンプトの書き方にまとめています。お客様に向けて出すお知らせは、相手も目的も違います。そちらの型はお知らせ文・案内文をAIに任せる方法をご覧ください。

出した注意喚起は、会社の決まりとして残す

注意喚起は、出して終わりにすると、半年後に同じことが起きます。うまくいった行動は、会社の決まりや手順書に書き足します。出した文面、出した日、そのあとどうなったかの3つを、1つの場所に残してください。

この記録があれば、新しく入った人に「うちではこうしている」と理由つきで渡せます。経営者がその場その場で口で伝えていたことが、会社の決まりとして残ります。口で伝えてきた決まりを文書にする流れは社内ルールの文書化でご紹介しています。掲示とお知らせ文を同じ内容から作る流れはお知らせ文・掲示物にまとめました。

気づいて、言葉を選んで、全員に伝える。この仕事は、何かが起きるたびに経営者に戻ってきます。型と過去の文面をAIに渡せる形にしておくと、次は事実のメモを書くだけで済みます。私たちが会社ごとに何をつくるかはAI導入支援とは｜何をつくるのかにまとめています。

何かが起きるたびに経営者に戻る「伝える仕事」を
30分で一緒に、会社の型にします。