忘年会の案内文の書き方｜社内・取引先向けに入れる7項目と出欠の取り方、そのまま使える例文3種と挨拶の型、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年10月4日 2026年10月1日

Trash-B合同会社

毎年の忘年会の案内を、幹事を任された人がその場で考えて書いている。出欠の返事がそろわず、何度も声をかけることになる。お酒を飲まない人や、家族の都合がある人が、断りにくそうにしている。そんな会社の経営者と、幹事を任された方に向けて書きました。

結論からお伝えします。忘年会の案内文で大事なのは、楽しそうな文面ではありません。「いつ・どこで・いくら・いつまでに返事を」が一度読めば分かることと、「参加しなくても大丈夫」が書いてあることです。この2つがそろうと、返事は期限までに集まり、参加する人も気持ちよく来られます。この記事では、案内を出す時期と社内・社外の違い、案内文に入れる7項目、出欠の取り方を整理しました。社内メール・掲示・取引先向けの型3種と、当日の挨拶の型、AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。新年会・歓迎会・送別会の案内にも、そのまま読み替えて使えます。

忘年会の案内でつまずく3つのパターン

忘年会の案内は、年に1回しか書かない文面です。去年の幹事が書いた文面がどこにあるか分からず、毎年ゼロから書き直している会社が少なくありません。よくあるつまずきを3つ並べます。

つまずき	会社で起きること	直し方
返事の期限を書かない	店に人数を伝える日になっても返事がそろわず、幹事が一人ずつ声をかけて回る	店に人数を伝える日の3日前を、返事の期限にして書く
会費を書かない、または当日に伝える	「いくらかかるか分からないので返事を保留」が増える。当日の集金で釣り銭が足りない	会費と、会社が負担する分があるかを案内に書く
参加が当たり前の書き方になっている	お酒を飲まない人、子育てや介護で夜が難しい人が、断る理由を考えるのに困る	「参加は自由です」と、返事の選択肢に「不参加」を並べて書く

3つに共通するのは、幹事の頭のなかにある段取りが、文面に書かれていないことです。去年の幹事が知っていた「店にはいつまでに人数を伝えるか」「会社がいくら出すか」は、引き継がれないまま次の幹事に回ります。その結果、毎年同じところでつまずきます。

案内を出す時期と、社内向け・社外向けの違い

忘年会の店は、12月の金曜日から埋まっていきます。案内は「日にちと店を決めてから出す」のではなく、「日にちの候補を先に聞く」ところから始めると、あとが楽になります。

時期の目安	やること	出す文面
開催の2か月前	日にちの候補を2〜3つ出して、都合を聞く	日程の相談（短いメールやチャット）
開催の1か月半前	日にちと店を決めて予約する	—
開催の1か月前	正式な案内を出し、出欠を取る	忘年会の案内文（この記事の型1・型2）
店に人数を伝える日の3日前	返事の期限。来ていない人にだけ一度声をかける	お知らせの再送（1〜2行）
開催の前日	時間・場所・会費をもう一度伝える	前日のお知らせ（1〜2行）

社内向けと社外向けでは、書き方が変わります。社内向けは用件を短く、取引先など社外の方を招くときは、お礼の気持ちと「ご負担をかけない」ことを先に書きます。社外の方を招く会は、忘年会というより式典や懇親会に近い扱いになるので、招待状の書き方の型もあわせて見てください。会のあとのお礼はお礼状の書き方でまとめています。

忘年会の案内文に入れる7項目

案内文に入れるのは、次の7項目です。毎年この順で書けば、幹事が変わっても抜けません。

項目	書くこと	抜けるとどうなるか
① 会の名前	「〇〇年忘年会」。部署や拠点で分けるなら、その範囲	誰が対象の会か分からない
② 日時	日付・曜日・開始と終了の時刻。終了時刻まで書く	帰りの電車やお迎えの予定が立たず、返事を保留する人が出る
③ 場所	店の名前・住所・電話番号・地図のリンク。駅からの道順	当日に迷う人が出て、開始が遅れる
④ 会費	1人いくらか。会社が負担する分があればその旨。集め方（当日・事前）	金額が分からず返事が遅れる。当日の集金でもたつく
⑤ 返事の期限と返し方	何日までに、誰に、どの方法で返すか	返事がそろわず、幹事が一人ずつ聞いて回る
⑥ 参加は自由であること	「参加は自由です」「途中からの参加、途中で帰るのも大丈夫です」	断りにくい人が、無理に出るか、返事をしないまま当日を迎える
⑦ 問い合わせ先	幹事の名前と連絡先。食べられない物の相談先	質問が経営者や総務に回り、幹事に情報が集まらない

このなかで、いちばん大事なのが⑥の「参加は自由」です。忘年会は、仕事ではなく会社の行事として開くことがほとんどです。参加しない人が気まずくならない書き方にしておくと、来る人も気持ちよく来られます。勤務時間の扱いや、会社が費用を出すときの経理の扱いは、会社の決まりや会の中身で変わります。そこは文面で決めず、社労士や税理士に確かめてから書いてください。

④の会費は、「会社が一部を負担します」と書けるなら、それだけで参加の返事は増えやすくなります。金額の決め方に迷ったら、去年の会費と人数を残しておくことから始めてください。来年の幹事が「去年と同じで」と決められます。

出欠の取り方と、断りやすくする一文

返事は、選ぶだけで返せる形にしておくと集まりやすくなります。メールの返信に文章を書かせるより、選択肢を並べて「番号で返してください」とするほうが、返す側の手間が少なく済みます。

返事の選択肢	書き方の例
参加	1．参加します
途中から・途中まで	2．途中から参加します（〇時ごろ）／途中で失礼します
不参加	3．今回は欠席します
食べられない物	食べられない物や、お酒を飲まない方は、分かる範囲でお知らせください（言いたくない方は書かなくて構いません）

「不参加」を選択肢の一つとして並べておくことが、断りやすくする一番の工夫です。理由を書く欄はつくらないでください。欠席の理由を聞かれると、家族の事情や体調のことを話さなければならなくなり、かえって返事が遅れます。

人数が10人を超えるなら、メールの返信ではなく、表やフォームで集めると数え間違いが減ります。集まった返事から、人数・食べられない物・途中参加の人を一覧にする作業は、AIに任せやすい仕事です。紙やフォームで集めた回答の集計はアンケートの集計をAIに任せる方法で詳しくご紹介しています。

そのまま使える型3種（社内メール・掲示・取引先向け）

場面に合わせて選んでください。②日時・③場所・④会費・⑤返事の期限・⑥参加は自由、の5つはどの型でも必ず残してください。新年会・歓迎会・送別会のときは、①の会の名前と、あいさつの1行を入れ替えれば使えます。

型1｜社内向けのメール・チャット

件名：〇〇年 忘年会のご案内（〇月〇日までにお返事ください）

みなさん

おつかれさまです。今年の忘年会の幹事の△△です。
今年も一年ありがとうございました。下記のとおり忘年会を開きます。

■ 日時：令和〇年12月〇日（〇）18時30分〜20時30分
■ 場所：〇〇（〇〇市〇〇町〇-〇　電話 〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇）
　　　　〇〇駅から歩いて5分。地図：（地図のリンク）
■ 会費：お一人〇〇円（残りは会社が負担します）
　　　　当日、受付で集めます
■ お返事：〇月〇日（〇）までに、△△へ番号で返信してください
　1．参加します
　2．途中から参加します／途中で失礼します（時刻を添えてください）
　3．今回は欠席します

参加は自由です。途中からの参加や、途中で帰るのも大丈夫です。
食べられない物や、お酒を飲まない方は、分かる範囲で教えてください。

問い合わせ：△△（内線〇〇／〇〇〇@〇〇〇.co.jp）

型2｜事務所や休憩室に貼る掲示

〇〇年 忘年会のお知らせ

日　時　令和〇年12月〇日（〇）18時30分〜20時30分
場　所　〇〇（〇〇駅から歩いて5分）
会　費　お一人〇〇円（残りは会社が負担します）
お返事　〇月〇日（〇）までに、幹事の△△へ
　　　　（参加・途中参加・欠席のどれかを伝えてください）

参加は自由です。途中からの参加、途中で帰るのも大丈夫です。
食べられない物がある方は、△△までお知らせください。

幹事　△△（内線〇〇）

型3｜取引先など社外の方をお招きするとき（メール本文）

件名：忘年会のご案内（株式会社□□）

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社□□の△△です。
本年も大変お世話になり、ありがとうございました。

日ごろの感謝をお伝えしたく、ささやかですが忘年会を開くことにいたしました。
ご多用の時期とは存じますが、ご都合がよろしければお越しください。

■ 日時：令和〇年12月〇日（〇）18時30分〜20時30分
■ 場所：〇〇（〇〇市〇〇町〇-〇　電話 〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇）
■ 会費：ご負担はいただきません
■ お返事：〇月〇日（〇）までに、本メールへのご返信でお知らせください

ご無理のないよう、ご都合が合わない場合もどうぞお気になさらないでください。
お食事で気をつけるべきことがあれば、あわせてお知らせください。

担当：△△　電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

返事の期限が近づいたら、まだ返事のない人にだけ短く送ってください。全員に再送すると、返事をした人が「もう一度返すのか」と迷います。社内のお知らせ全般の書き方は、お知らせ文・案内文をAIに任せる方法にまとめています。日程の相談のメールは、ビジネスメールをAIに任せる方法の日程調整の項をご覧ください。

当日の挨拶の型（開会・乾杯・締め）

忘年会の挨拶は、長さよりも「今年のお礼」と「来年に向けた一言」が入っているかで印象が決まります。経営者の挨拶は1分、乾杯と締めは30秒が目安です。話す内容を3行のメモにしておくと、当日に慌てません。

場面	話す人の例	入れること	長さの目安
開会の挨拶	経営者	今年のお礼、今年あった出来事を1つ、来年に向けた一言	1分
乾杯の挨拶	経営者・役職のある人	一言のお礼と「乾杯」の合図	30秒
締めの挨拶	幹事・次に年長の人	参加のお礼、帰りの注意、来年もよろしく	30秒

開会の挨拶（経営者・1分）

みなさん、今年も一年おつかれさまでした。
今年は〇〇（今年あった出来事を1つ）がありました。
みなさんが〇〇してくれたおかげで、乗り越えることができました。本当にありがとうございます。
来年は〇〇に取り組みます。また力を貸してください。
今日はゆっくり楽しんでください。

締めの挨拶（幹事・30秒）

みなさん、今日はお集まりいただきありがとうございました。
年末で道が混みますので、気をつけてお帰りください。
お酒を飲んだ方は、車の運転をしないでください。
来年もどうぞよろしくお願いします。おつかれさまでした。

開会の挨拶の「今年あった出来事」は、一年分の日報や会議のメモから拾うと、具体的な一言になります。「みなさんのおかげで」だけでは、聞いている人の記憶に残りません。「〇月の繁忙期に〇〇さんたちが〇〇してくれた」と、名前と場面を入れてください。

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

忘年会の案内は、AI（Claude）に下書きを任せやすい文面です。日時や会費など決まったことを渡して、7項目の順に並べてもらうだけで、抜けの少ない案内になります。

プロンプト1｜決まったことから、社内向けの案内文を作る

あなたは中小企業で忘年会の幹事を任された担当者です。
以下のメモから、社内向けの忘年会の案内文（メール）を作ってください。

条件：
・「会の名前・日時（終了時刻まで）・場所・会費・返事の期限と返し方・参加は自由であること・問い合わせ先」の7項目の順に並べる
・メモに無いことは作らず、【要確認】と書いて空けておく
・返事は「1．参加　2．途中参加／途中で帰る　3．欠席」の番号で返せる形にする
・欠席の理由を書く欄はつくらない
・「参加は自由です。途中からの参加、途中で帰るのも大丈夫です」の一文を必ず入れる
・件名に返事の期限を入れる

＜メモ＞
（ここに貼る。例：12月の第2金曜、18時半から2時間、駅前の〇〇、会費〇〇円で残りは会社、返事は〇日まで）

プロンプト2｜集まった返事を一覧にする

以下は、忘年会の案内への返事です。
次の表にまとめてください。

条件：
・列は「名前・参加／途中参加／欠席・時刻（途中参加の場合）・食べられない物」
・最後に、参加の人数、途中参加の人数、欠席の人数、まだ返事のない人を書く
・返事の文面から読み取れないものは「不明」と書く。推測で埋めない

＜返事＞
（ここに返事を貼る）

＜案内を送った人の一覧＞
（ここに名前を貼る）

プロンプト3｜一年のメモから、開会の挨拶の下書きを作る

以下は、今年一年の会社の主な出来事のメモです。
忘年会の開会の挨拶（話して1分・300字ほど）の下書きを作ってください。

条件：
・「今年のお礼 → 今年あった出来事を1つ（具体的な場面）→ 来年に向けた一言 → 楽しんでください」の順にする
・出来事は、メモにあるものから1つだけ選ぶ。メモに無い出来事や数字は作らない
・候補を2つ出してください。どちらを使うかは自分で決めます

＜今年のメモ＞
（ここに貼る）

AIに任せてよいこと	人が決めること
決まったことから、7項目の順に並べた案内文を作る	開くかどうか、日にち、店、会費、会社が負担する金額
返事を表にまとめ、まだ返事のない人を洗い出す	返事のない人に、誰がどう声をかけるか
一年のメモから挨拶の下書きを出す	挨拶で何を話すか。誰の名前を出すか
新年会・歓迎会の文面への書き換え	勤務時間の扱い、費用の経理の扱い（社労士・税理士に確認）

返事の一覧や食べられない物の情報には、社員の名前と体のことが入ります。AIに貼る前に、社内でどこまで入れてよいと決めているかを確かめてください。線引きはAIに入れていい情報・いけない情報で整理しています。メモから文面を作らせる指示の書き方はAIへの指示文の書き方でご紹介しています。

今年の案内を型で出し、来年の幹事に渡す

この記事の型をすべて使う必要はありません。今年の案内を型1で出してみてください。返事が期限までにそろい、一人ずつ声をかけて回らずに済んだら、型が効いています。

会が終わったら、次の5つを1つのファイルにまとめて残してください。案内文、店の名前と連絡先、会費と人数、予約した時期、当日の挨拶のメモです。来年の幹事は、そのファイルを開いて日付を変えるだけで始められます。忘年会の段取りのように「年に1回、誰かの頭のなかにだけある仕事」こそ、会社の決まった手順として残しておく価値があります。

決まったことから、すぐ案内文と掲示をつくる流れはお知らせ文・掲示物でご紹介しています。候補日を出して都合を聞く連絡は日程調整の連絡文をご覧ください。

幹事や総務の仕事は、担当が変わるたびに一から覚え直しになりがちです。手順を紙に書き出してAIに渡せる形にすると、誰が幹事になっても同じ段取りで進められます。私たちが会社ごとに何をつくるかはAI導入支援とは｜何をつくるのかにまとめています。

毎年その場で考えている行事の段取りを
30分で一緒に、来年の担当に渡せる形にします。