念書の書き方｜覚書・契約書との違いと入れる7項目、場面別の型3種とAI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月23日 2026年9月23日

Trash-B合同会社

取引先との行き違いが片づいたあと、口約束のままでよいのか迷う。念書を出すべきか、出すなら何を書けばよいのかが分からない。ひな形は見つかるのに、自社の話にどう当てはめるかで止まる。約束ごとを書面に残す場面に立ち会う経営者に向けて書いています。

結論からお伝えします。念書で迷う原因は、書き方を知らないことではありません。相手と自社のどちらが何を約束したのかが、書く前にまだ決まっていないことです。約束の中身が固まっていれば、念書そのものは15分で書けます。固まっていないまま書こうとするから、言い回しを探して手が止まります。この記事では、覚書・契約書との違い、念書に入れる7つの項目、場面別の型3種をまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

念書でつまずく3つのパターン

念書を書く場面は、たいてい何かがこじれたあとです。急いで書こうとするので、あとから読み返すと肝心なところが抜けています。よくある3つを並べます。

つまずき	会社で起きること	直し方
約束の中身が固まる前に書き始める	「誠意をもって善処する」のような言葉で埋めてしまい、半年後に同じ話をもう一度することになった	誰が・いつまでに・何をするかの3つが言えるようになるまで、書き始めない
一方の言い分だけを書く	自社に都合のよい事実だけを並べた紙を相手に差し出し、署名を断られて話が振り出しに戻った	事実の部分と、約束の部分を分けて書く。事実は双方が認めている範囲だけにする
書いたあと、どこにあるか分からなくなる	担当者の机の引き出しに原本が1枚だけあり、その人が辞めたときに社内の誰も中身を知らなかった	署名した紙をその日のうちに写真に撮り、取引先ごとのフォルダへ日付を付けて入れる

3つに共通するのは、念書を「相手に書かせる紙」だと思っている点です。実際には、双方が同じ内容を確認した記録として残すものなので、中身が固まっていないうちは紙にしても意味を持ちません。

念書・覚書・契約書の違い

この3つは、法律が名前ごとに違う扱いを決めているわけではありません。違うのは名前ではなく、誰が署名して、何を決めているかです。実務で使い分けるときの目安を表にしました。

書面	署名する人	主に書く中身	使う場面
念書	片方だけ（差し入れる側）が署名し、相手に渡すことが多い	すでに起きたことの確認と、これからしないこと・することの約束	トラブルが片づいたあと、支払いの猶予に応じたとき、社内で約束を残すとき
覚書	双方が署名する	契約の内容を一部変えるとき、契約に書ききれなかった細かい取り決め	契約後に単価や納期を変えるとき、本契約の前に条件を先に固めるとき
契約書	双方が署名する	取引の全体（権利と義務、期間、解除、代金）	取引を始めるとき

迷ったときの分かれ目は、相手も署名するかどうかです。双方で決め直す話なら覚書、片方が相手に差し入れる形なら念書、と考えると整理できます。契約の内容そのものを変える話であれば、念書ではなく覚書の形にするほうが後で困りません。覚書の書き方は覚書の書き方にまとめています。

似た紙に誓約書があります。こちらは入社時など、これから始まる関係の入口で差し入れてもらうものです。念書は関係の途中で、何かが起きたあとに交わす点が違います。入口側の書面は入社誓約書と身元保証書の作り方でご説明しています。

念書に効力はあるのか

「念書だから効力が弱い」と言われることがあります。まず、書面の名前で強さが決まる作りにはなっていません。民法第522条は契約の成立について次のように定めています。

「契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。」（第1項）「契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。」（第2項）（出典＝e-Gov法令検索・民法）。

読み取っておきたいのは、第2項の「書面の作成その他の方式を具備することを要しない」です。法律が特に決めている場合を除けば、書面がなくても契約は成立する書き方になっています。裏を返すと、紙にしたから何かが増えるのではなく、口で決めたことを後から確かめられる形にしているのが念書だということです。

では紙にする意味はどこにあるのか。もめごとが裁判になった場合の文書の扱いについて、民事訴訟法第228条は次のように定めています。

「文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。」（第1項）「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。」（第4項）（出典＝e-Gov法令検索・民事訴訟法）。

第4項が署名または押印を条件にしている点が、実務でいちばん効いてきます。メールの文面やメモ書きと、署名のある紙とで、後から扱いが変わってくる根拠がここにあります。念書を作るなら、署名か押印のどちらかは必ずもらってください。

ただし、個別の念書がどこまでの効力を持つかは、書いてある中身と、そこに至るまでの経緯で変わります。この記事は条文が何を定めているかを紹介するところまでにとどめます。実際にもめている案件、相手から差し入れを求められている念書については、署名する前に弁護士に確認してください。署名したあとで取り消せるかどうかは、この記事で扱える範囲を超えます。

もう1つ、印紙の扱いがあります。念書という名前でも、書いてある中身によっては印紙税法の課税文書に当たることがあります。判断されるのは名前ではなく中身です。金銭の支払いや債務の承認を書いた念書は、税理士か所轄の税務署に確認してから出すほうが安全です。

念書に入れる7つの項目

中身が固まっていれば、書く項目は多くありません。次の7つがそろっていれば、あとから読んだ人が同じ理解にたどり着けます。

#	項目	書き方	抜けたときに起きること
1	表題	「念書」とだけ書く。中身を表したいときは「支払いに関する念書」のように添える	あとで探すときに見つからない
2	宛先	相手の会社名と代表者名。個人あてなら氏名	誰に差し入れた紙なのかが分からなくなる
3	前提となる事実	双方が認めている事実だけを、日付を入れて2〜3行で書く	約束の理由が分からず、読み返したときに前後がつながらない
4	約束の中身	誰が・いつまでに・何をするかを1文ずつ、箇条書きで分けて書く	「善処する」で終わり、半年後に同じ話が蒸し返される
5	守られなかったときの取り決め	期日までに実行されない場合にどうするかを1行だけ書く	約束が破られたときに、また最初から話し合うことになる
6	作成日	署名した当日の日付。前後にずらさない	複数の書面があるとき、どれが新しいのかが決まらない
7	署名または押印	差し入れる側の会社名・代表者名・署名または押印	民事訴訟法第228条第4項が定める推定が働く前提を欠く

この7つのうち、時間がかかるのは3と4だけです。残りの5つは毎回同じ形なので、一度決めてしまえば次からは埋めるだけになります。

3を書くときは、相手が認めていない事実を混ぜないでください。「双方が認めている範囲」に絞ると、署名をもらうまでが早くなります。言い分が食い違っている部分は、事実ではなく約束の側（4）で吸収します。

クレームが起点になった念書もあります。そこまでのやり取りの整理の仕方はクレーム対応の文面をAIと整理する方法にまとめています。事実の部分を先に並べておくと、3が短く書けます。

そのまま使える型3種（場面別）

よくある3つの場面の型を置きます。角カッコの中を自社の言葉に置き換えれば、そのまま使えます。約束の中身（4）だけは、型をそのまま使わずに自社の事情で書き直してください。

型1｜トラブルが片づいたあと、再発防止を約束する念書

念書

［相手の会社名］
［相手の代表者名］様

［2026年◯月◯日］、弊社が納入した［品名・サービス名］につきまして、
［不具合の内容を1行で］が生じ、貴社にご迷惑をおかけしました。

つきましては、弊社は以下のとおりお約束いたします。

1. ［2026年◯月◯日］までに、［代替品の納入／再施工／返金］を行います。
2. ［2026年◯月◯日］までに、社内の［検査手順／作業手順］を見直し、
   その内容を書面にして貴社へご報告いたします。
3. 上記2の見直し後、［3か月間］は毎月末に［確認結果］をご報告いたします。

上記1について期日までに実行できない場合は、
ただちに貴社へご連絡のうえ、あらためて協議いたします。

［2026年◯月◯日］

［自社の住所］
［自社名］
代表者　［氏名］　　印

型2｜支払いの猶予に応じたときの念書（相手から差し入れてもらう形）

念書

［自社名］
代表者　［氏名］様

弊社は、貴社に対し、［2026年◯月◯日］付請求書（請求書番号［　］）に基づく
金［　　　］円の支払債務があることを確認いたします。

つきましては、以下のとおりお支払いすることをお約束いたします。

1. ［2026年◯月◯日］までに、金［　　　］円をお支払いします。
2. ［2026年◯月◯日］までに、残金［　　　］円をお支払いします。
3. お支払いは、貴社ご指定の口座へお振り込みする方法によります。

上記の期日までにお支払いできない場合は、
事前に貴社へご連絡のうえ、あらためてご相談いたします。

［2026年◯月◯日］

［相手の住所］
［相手の会社名］
代表者　［氏名］　　印

※金銭の支払いを書いた念書は、中身によって印紙の要否が変わります。
　出す前に税理士か所轄の税務署にご確認ください。

型3｜退職する従業員から、貸与物と守秘について差し入れてもらう念書

念書

［自社名］
代表者　［氏名］様

私は、［2026年◯月◯日］をもって貴社を退職するにあたり、
以下のとおりお約束いたします。

1. 貴社から貸与を受けた下記の物品を、退職日までに返却いたします。
   ・［ノートパソコン（管理番号　　）］
   ・［社員証／入館カード］
   ・［社用携帯電話］
   ・［貸与資料・鍵　ほか］

2. 在職中に知り得た貴社の営業上・技術上の情報を、
   退職後も第三者に開示いたしません。

3. 貴社の業務で使用していた［クラウドサービス名］のアカウントについて、
   退職日までに私物の端末からログアウトし、以後は利用いたしません。

［2026年◯月◯日］

［住所］
氏名　［　　　　　］　　印

※守秘や競業に関する定めをどこまで書けるかは、就業規則や個別の事情で変わります。
　文面を確定する前に弁護士にご確認ください。

3つとも、最後に「できなかったときにどうするか」を1行だけ入れています。ここがあると、約束が守られなかったときに連絡が来るようになります。入れていない念書は、期日を過ぎても誰も動きません。

AIに下書きさせるプロンプト3種

型が決まっていても、毎回の中身を文章にするのに時間がかかります。ここはAIに下書きさせて、人が直すほうが早く終わります。下の3つはそのままコピーして使えます。

プロンプト1｜出来事のメモから、事実と約束に切り分けてもらう

あなたは日本の中小企業の総務担当です。
下に貼るのは、取引先との間で起きた出来事についての私のメモです。

次の2つに切り分けて、それぞれ箇条書きで出してください。
A. 双方が認めていると考えられる事実（日付があるものは日付を付ける）
B. どちらか一方の言い分にとどまるもの

判断に迷ったものは、Bに入れたうえで「要確認」と付けてください。
新しい事実を補わないでください。メモに書かれていないことは書かないでください。

【メモ】
（ここに貼る）

プロンプト2｜約束の中身を、期日つきの箇条書きにしてもらう

あなたは日本の中小企業の総務担当です。
下に貼るのは、取引先と口頭で決めた内容のメモです。

これを念書に書く「約束の中身」として、箇条書きに整えてください。
条件は次のとおりです。
・1項目につき「誰が・いつまでに・何をするか」の3つを必ず入れる
・期日が決まっていない項目は、日付の部分を［　］にして残す
・「善処する」「誠意をもって」のような、行動が決まらない言い回しを使わない
・3〜5項目にまとめる

最後に、期日が決まっていない項目だけを一覧にして出してください。

【メモ】
（ここに貼る）

プロンプト3｜書いた念書に抜けがないか確認してもらう

あなたは日本の中小企業の総務担当です。
下に貼るのは、私が書いた念書の下書きです。

次の7項目がそろっているかを1つずつ確認し、表で出してください。
1. 表題　2. 宛先　3. 前提となる事実　4. 約束の中身
5. 守られなかったときの取り決め　6. 作成日　7. 署名または押印の欄

各項目について「あり／なし／不十分」と、不十分な場合は理由を1行で書いてください。
そのあとに、行動が決まらない言い回し（例：善処する、誠意をもって、速やかに）を
使っている箇所を抜き出してください。

本文は書き直さないでください。指摘だけ出してください。

【念書の下書き】
（ここに貼る）

3つとも「新しい事実を補わない」「書き直さない」と書いてあります。念書は事実の確認が土台なので、AIが気を利かせて足した一文が入ると使えなくなります。出てきた下書きは、必ず自分の記憶と突き合わせてから使ってください。

狙ったものが出てこないときは、条件を足すより先に、貼ったメモの中身を見てください。勘どころはAIへの指示（プロンプト）の書き方にまとめています。

念書を送るときの添え状も、同じやり方で下書きできます。社外へ出す文面の整え方はビジネスメールの下書きをAIに任せる方法でご紹介しています。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
メモから事実と言い分を切り分ける	どこまでを「双方が認めた事実」とするか
約束を期日つきの箇条書きに整える	いつまでに何をするか（相手と決める）
7項目の抜けを確認する	抜けていた項目を入れるかどうか
あいまいな言い回しを抜き出す	その言い回しを残すか書き換えるか
過去の念書を一覧にして、期日の近いものを並べる	期日を過ぎた案件をどう扱うか

気をつけたいのは、もめている案件の資料をそのまま貼ることです。そこには取引先の会社名、担当者名、金額、場合によっては個人の健康や家庭の事情まで入っています。文面を整えたいだけなら、会社名を伏せて金額を仮の数字にしたメモで足ります。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

もう1つ、法律の判断をAIに決めさせないでください。その念書に署名してよいか、書いた内容で自社が不利にならないか、印紙が要るかどうかは、案件ごとの事情で変わります。書面を整える作業と、署名してよいかを決める判断は、別の人が担当する仕事だと考えてください。判断が要る場面は弁護士に確認する範囲です。