ビジネスメールの下書きをAI（Claude）に任せる方法｜日程調整・お礼・お断りのプロンプト例つき【2026年版】

2026年7月18日 2026年11月1日

Trash-B合同会社

「メール1通に15分かかってしまう」「書き出しと締めの言葉でいつも手が止まる」。ビジネスメールの悩みは、多くの経営者と事務の担当者に共通です。この作業は、下書きをAI（Claude）に任せると、人の仕事は「確認して送信する」だけになります。

この記事は、AIに任せられる仕事10選を1つずつ深掘りする実践編の2本目です（1本目は議事録編）。今日は、書きづらいメールの代表格「日程変更のお願い」「お礼」「丁寧なお断り」の3つを、コピペで使えるプロンプト例つきでご紹介します。

メールの下書きは、AIがいちばん得意な仕事です

理由は3つあります。

【】の中を自分の内容に書き換えるだけで使えます。実在の社名・氏名は「A社」「ご担当者」のように置き換えてから貼り付けてください（理由は入れていい情報・ダメな情報で解説しています）。

次の内容で、日程変更をお願いするメールの下書きを書いてください。相手＝取引先A社のご担当者（付き合い3年・丁寧だが堅すぎない関係）。用件＝【7月24日14時】の打ち合わせを、こちらの都合で【翌週のどこか】に変更してほしい。お詫びは重くしすぎず、代替日程を3つ提案する形で。150〜200字。

本日の面談のお礼メールを書いてください。相手＝初めてお会いしたB社の部長。内容＝【サービスの説明を聞いていただいた／次回は資料を送る約束】。売り込み感を出さず、誠実で簡潔に。次のアクション（資料送付の期日）を1行入れて、全体150字程度。

お断りのメールを書いてください。相手＝長い付き合いのC社。内容＝【値引きのご要望】をいただいたが、【品質維持のため】お受けできない。関係を損ねないよう、感謝→結論→理由→代替案（【支払いサイトの相談は可能】）の順で。きっぱりしつつ、あたたかいトーンで。

出てきた文面が硬すぎたら「もう少しやわらかく」、長ければ「100字短く」と追い足しで直せます。一発で完璧を狙わないのがコツです（プロンプトの書き方5つのコツ）。

次に書くメールで、例1〜3のどれかをコピペするだけで始められます。1通うまくいけば、メールの時間は毎日少しずつ返ってきます。

「自社の定型メールをまとめてテンプレ化したい」という方は、30分の無料相談で一緒に作ります（情報収集だけのご利用も歓迎です）。商工会・団体さま向けの入門セミナーでは、メールの実演をその場で行っています。

メールの下書きだけでなく、社内の文書づくりごと軽くしていく組み立て方はAI導入で何をつくるのかでご説明しています。

複数店舗を持つ小売業様の事例があります。店舗マネージャーが経理のメール下書きや店舗マニュアルのたたき台づくりに追われていました。そこから手を離せるようになった記録が小売業様の事例（CASE 01）です。同じ文面を毎回ゼロから書いている担当者が1人に偏っている場合、進め方の参考になります。

「毎回おなじメールを、毎回ゼロから書いている」
その型を、30分で一緒に作れます。

資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。