送付状の書き方｜請求書・見積書に添える7項目と場面別の型3種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月14日 2026年9月14日

Trash-B合同会社

請求書や見積書を送るたびに、前回送った送付状を開いて日付と宛名を打ち直している。封をしたあとになってから、同封した書類の名前が違っていたと気づく。取引先への書類の発送を、経営者ご本人や少人数の事務担当者で回している会社に向けて書いています。

結論からお伝えします。送付状で毎回手が止まるのは、書く中身が難しいからではなく、自社の型が1枚に決まっていないからです。入れる項目は7つで足り、場面ごとに変わるのは本文の2〜3行と同封書類の一覧だけです。その差し替えと同封漏れの点検は、AI（Claude）に任せられます。この記事では、7つの項目と場面別の型3種、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

送付状で手が止まる3つのパターン

送付状は1枚の短い書類ですが、手が止まる場所はどの会社でも似ています。書き方の知識より、持ち方のほうに3つの型があります。

つまずき	会社で起きること	直し方
前回のファイルを上書きして使う	日付や宛名の直し忘れが出る。前の取引先の社名が残ったまま封をしかける	ひな形を1枚だけ決め、毎回差し替える欄（日付・宛先・本文・同封一覧）に印を付けておく
同封書類の名前が中身と違う	送付状には「見積書」、中身の表題は「御見積書」。部数も合っていない	同封一覧は、封入する書類の表題を見ながら書く。封をする前に1枚ずつ突き合わせる
丁寧に書こうとして長くなる	挨拶が3段落になり、相手に何をしてほしいのかが埋もれる	本文は「送ったもの」と「お願い」の2点に絞る。返送や期限があるときだけ1文足す

3つに共通しているのは、送付状を毎回ゼロから書く書類として扱っている点です。送付状は、型を1枚決めて4か所を差し替えるだけの書類にできます。

送付状に入れる7つの項目

送付状には、法律で決まった様式があるわけではありません。取引先に書類を送るときの慣習として添えるものです。そのぶん会社ごとに書き方がばらつきやすいので、入れる項目を先に7つに固定します。

項目	書くときの注意
日付	作った日ではなく発送する日を書く。西暦か和暦かは、同封する請求書や見積書とそろえる
宛先	会社名は省略しない（「株式会社」を略さない）。担当者が分かれば「部署名＋氏名＋様」、分からなければ「部署名＋御中」。「御中」と「様」は重ねない
差出人	会社名・住所・電話・担当者名。問い合わせや返送がどこへ届けばよいかが一目で分かる形にする
件名	「書類送付のご案内」が基本。「○月分ご請求書送付のご案内」のように中身まで書くと、相手の社内で回るときに迷われない
挨拶と本文	頭語と結語で本文をはさむ。本文は「何を送ったか」「何をしてほしいか」の2点で足りる
同封書類の一覧	「記」の下に、書類名と部数を箇条書きにする。書類名は同封する書類の表題と一字一句そろえる
締め	一覧の最後を「以上」で閉じる。担当者名が差出人欄にない場合は、本文の最後に問い合わせ先として書く

7つのうち、毎回書き換えるのは日付・宛先・本文・同封一覧の4つだけです。残りの3つは、ひな形に一度書いたら触りません。書き換える欄が決まっていれば、見直すところも4か所で済みます。

そのまま使える型3種（場面別）

型は3つで足ります。いちばん多いのは請求書を毎月送る場面なので、型1を全文で示し、型2と型3は変わるところだけを並べます。

型1：請求書を毎月送る

○年○月○日

株式会社○○
経理ご担当　○○様

合同会社○○
〒○○○-○○○○　○○県○○市○○
電話　○○○-○○○-○○○○
担当　○○

○月分ご請求書送付のご案内

拝啓　平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具

記
・請求書（○月分）　1部
・納品書の控え　1部

以上

場面	本文で変えるところ	同封一覧の例
型2：見積書を初めての相手へ	先日の打ち合わせのお礼を1文入れ、「お打ち合わせの内容をもとにお見積書をお送りします」と続ける。不明点の問い合わせ先を担当者名で書く	御見積書 1部／会社案内 1部
型3：契約書を返送してもらう	「内容をご確認のうえ、2部ともにご署名・ご捺印いただき、1部を同封の返信用封筒でご返送ください」と、してほしいことを順番に書く。返送の期日を1文で添える	契約書 2部／返信用封筒 1通

型3で期日を書くのは、催促をしやすくするためです。期日が書いていない返送のお願いは、相手の机の上で後回しになりがちです。こちらから「まだでしょうか」と聞くきっかけも作りにくくなります。契約書の中身そのものの確認は、この記事の範囲の外です。

送付状は、ほかの文書の「表紙」として使う場面も多い書類です。価格改定のお願いを郵送するときは、お願いの文書の上にこの型を重ねます。お願い文の本体は値上げ・価格改定のお願いの書き方にまとめています。請求書を送ったあと入金が遅れたときの連絡は、入金の催促メールの書き方の3段階の型が使えます。

郵送・FAX・メールで変えるところ

7つの項目は同じでも、送る手段によって書き足すところと省けるところがあります。いちばん抜けやすいのは、FAXの送信枚数です。

送る手段	送付状の置き方	足すこと・省けること
郵送	書類の束のいちばん上に1枚	頭語と結語を入れた丁寧な形にする。返送が要るときは返信用封筒を一覧に書く
FAX	送信する1枚目	「この紙を含めて○枚」と送信枚数を必ず書く。途中で紙が詰まったときに、相手が気づける。挨拶は1文に短くしてよい
メールに添付	送付状のファイルは付けない会社も多い	メールの本文が送付状の役目を果たす。添付したファイル名と数を本文に書き、パスワードを別送するかどうかは社内の決まりに合わせる

宅配便で荷物と一緒に書類を送るときは、同封できる書類に決まりがあります。請求書などを荷物に入れてよいかは、日本郵便や運送会社の案内で確認してください。送り方を決めるのは人の仕事です。

AIに下書きさせるプロンプト3種

送付状づくりでAIが効くのは、宛名を調べさせるところではありません。ひな形を作る、場面に合わせて本文を書き直す、同封一覧と書類を突き合わせる。この3つです。

プロンプト1：自社の送付状のひな形を作る

当社の書類送付状のひな形を作ってください。

【当社の状況】
・よく送る書類　請求書／見積書／契約書（当てはまるものを書く）
・送る手段　郵送が中心、ときどきFAX
・差出人欄に入れるもの　会社名・住所・電話・担当者名

【条件】
・日付、宛先、差出人、件名、挨拶と本文、同封書類の一覧、締めの7つの欄で作る
・毎回差し替える欄は【　】で囲む
・本文は2文までにする
・実在の会社名や人名は入れない

プロンプト2：場面に合わせて本文を書き直す

下の送付状の本文だけを、次の場面に合わせて書き直してください。

【場面】
・前回お送りした請求書の金額に誤りがあり、訂正版をお送りする
・相手にお願いしたいこと　前回分の破棄

【条件】
・お詫びは1文にとどめ、何が違っていたかを具体的に書く
・本文は3文まで
・日付、宛先、差出人、同封書類の一覧は変えない

【送付状】
（ここに貼る）

プロンプト3：同封一覧と書類の表題を突き合わせる

送付状の同封書類の一覧と、実際に封入する書類の表題を突き合わせてください。

【送付状の同封一覧】
（ここに貼る）

【封入する書類の表題と部数】
（ここに貼る。例：御見積書　1部）

【条件】
・表題が一字でも違うもの、部数が合わないもの、片方にしかないものを表で出す
・どちらに合わせるべきかの判断はしない

プロンプト3で「どちらに合わせるかは判断しない」と縛っているのには理由があります。送付状の書き間違いなのか、封入する書類を取り違えたのかは、机の上の現物を見ないと分かりません。AIには食い違いを見つけるところまでを頼み、直すのは人がやります。

思った文面が出てこないときは、条件を足すより先に、渡した情報が足りているかを見てください。勘どころはAIへの指示（プロンプト）の書き方にまとめています。送付状の下に重ねる請求書や見積書そのものをAIで作る手順は見積書・請求書づくりをAIに任せる方法にまとめています。メールで送るときの本文はビジネスメールをAIに任せる方法が参考になります。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
ひな形の設計と、言い回しをそろえる	宛先の会社名・部署名・担当者名が正しいか
場面に合わせた本文の書き直し案を出す	同封する書類そのものの中身と金額
同封一覧と書類の表題の食い違いを拾う	契約書の内容を受け入れてよいか
敬語の不自然なところを指摘する	送る手段と発送する日

いちばん気をつけたいのは、宛先をAIに補わせることです。会社名だけを渡して宛先欄を作らせると、それらしい部署名や敬称を書いてくることがあります。宛先は名刺や前回の書類から人が写し、AIには【　】のまま返してもらう形にしてください。

取引先の担当者名や住所、請求金額を入れたまま貼る必要もありません。本文の言い回しを整えたいだけなら、「株式会社A」「担当B様」のような仮の名前で用は足ります。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

まず今月の請求書に付ける1枚だけ作ってください

送る書類の種類をすべてそろえてから型を作ろうとすると、着手が止まります。今月の請求書に付ける1枚だけを、7つの欄で作ってください。ひな形そのものは15分ほどで形になります。

1枚作ると、たいてい何か見つかります。前回の送付状と日付の書き方が違っていた。請求書の表題と一覧の書き方がずれていた。担当者名が差出人欄のどこにもなかった。ばらつきは、毎回ゼロから書いているときには見えず、型を1枚決めた瞬間に見えます。

請求書の1枚ができたら、翌月は見積書、その次は契約書と、同じひな形の本文と一覧だけを差し替えて増やしてください。7つの欄が決まっていれば、2枚めからは4か所を直すだけで済みます。

書類づくりから発送まで、代表おひとりで回している会社は少なくありません。設計から現場監理までをおひとりで担われている住宅改修業様の事例があります。作業を代わりに引き受けるのではなく、ご本人が自分で回せる状態を作ることを目指しました。人を増やしにくい規模で、道具で補える部分をどう見つけたかは住宅改修業様の事例（CASE 05）をご覧ください。

送付状のほかにどの仕事から手をつけるか迷う場合は、AIに任せられる仕事の一覧を部署ごとに並べています。書類まわりの仕事だけでも、下書きまでを任せられるものがいくつも見つかります。

毎回だれかが思い出しながら書いていた書類を、会社に残る型にしていく流れはAI導入で何をつくるのかでご説明しています。

「毎回、前のファイルを開くところから」の仕事を
30分で一緒に数えます。