出勤簿の作り方｜タイムカードとの違いと入れる項目、働き方別の型3種とAI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月15日 2026年9月14日

Trash-B合同会社

タイムカードは押しているのに、出勤簿として1枚では出せない。社労士に聞かれてから月ごとの紙を集め直す。人が増えてきた会社の経営者に向けて書いています。従業員が数名から十数名へ増えていく段階で、どこの会社でも決まって一度は出てくる詰まりです。

結論からお伝えします。出勤簿が出てこないのは、打刻の束や勤怠アプリの画面をそのまま出勤簿と呼んでいて、1人の1か月を横に読める表として持っていないからです。入れる項目は厚生労働省が示している労働時間の把握の考え方が土台になり、そこへ自社の働き方で要る欄を足せば足ります。散らばった打刻を1人1行の形に組み替えるところは、AI（Claude）に任せられます。この記事では、入れる項目と働き方別の型3種、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

出勤簿が後から読めなくなる3つのパターン

出勤簿がすぐ出せない会社で、担当者が手を抜いている例はほとんど見かけません。持ち方のほうに、決まった型のつまずきが3つあります。

つまずき	会社で起きること	直し方
打刻の束をそのまま出勤簿と呼んでいる	月ごとに束になっていて、1人の1年を追うのに12束めくる。有給を何日使ったかを誰も即答できない	打刻は打刻として残し、別に1人1行で日が横に並ぶ表を持つ。打刻はその表から探す控えとして扱う
勤怠アプリの画面でしか見られない	開ける人が1人に限られる。アプリを乗り換えるとき、何が入っていたか誰も説明できない	月次で表計算に書き出した控えを残す。アプリが正、控えは読む用と決めると二重管理になりにくい
直行直帰と在宅が手書きのメモで混ざる	事務所にいた日だけが記録に残り、外で働いた日が抜ける。あとから本人の記憶で埋めることになる	働いた場所を1列で持つ。打刻できない日も区分で行を立て、空欄のままにしない

3つに共通しているのは、出勤簿が「打刻の置き場」になっていて、1人の1か月を横に読める形になっていない点です。打刻そのものはタイムカードや勤怠アプリが持っています。出勤簿のほうは、誰がいつ働いて、いつ休んだかが1行で追える形にすると効きます。

そもそも誰がいつ入る予定なのかが決まっていない段階なら、出勤簿より先に勤務の予定からです。組み方はシフト表の作り方にまとめています。

出勤簿に入れる項目（土台と足す欄）

出勤簿は、労働者名簿・賃金台帳とあわせて法定三帳簿と呼ばれることの多い書類です。ただし出勤簿そのものの様式が、法令で定められているわけではありません。労働した日数と時間を記録しておく必要があるところから、実務でそう呼ばれています。厚生労働省は労働時間の把握について、使用者が自ら確認するか客観的な記録を基礎にする考え方を示しています。自社がどこまで備える必要があるか、どの記録を根拠にしてよいかは、社会保険労務士か労働基準監督署に確認してください。ここでは後から読める表にするという一点から、入れておくと困らない項目を並べます。

土台の項目	埋めるときの注意
氏名	従業員名簿・賃金台帳と同じ表記でそろえる。旧姓で運用している人がいると、集計のときに二重に数えやすい
対象期間	「16日から翌15日」のような締めのずれを、月の表記だけで書くと後から読めなくなる。開始日と終了日を書く
日付と曜日	月の日数ぶんの行をあらかじめ作る。行が無いと、空欄が「休み」なのか「書き忘れ」なのか区別できない
始業時刻・終業時刻	記憶で埋めない。何をもとに書いた記録かが分かる欄を別に1つ持たせる
休憩時間	合計だけでなく、取った時間帯が分かる形にすると、後から見たときに説明できる
労働時間数	出勤簿の側で数え直さない。数える場所が2か所あると必ずずれる。ここは賃金台帳へ渡す数字になる
時間外・休日・深夜の時間	区分ごとに列を分ける。合算した1列にすると、あとから内訳を取り出せない
出勤日数・休んだ日数	月末に数えるのではなく、日ごとの区分から自動で数える形にする

土台が埋まったら、自社の働き方に合わせて欄を足します。足す欄は3つで足りることがほとんどです。

足す欄	入れておくと効くこと
働いた場所	事務所・現場・在宅・直行直帰を1列で持つ。移動の多い会社では、この列があるだけで後の確認が減る
区分	出勤・有給・欠勤・振替・特別休暇を1列で持つ。休みの種類が言葉でそろうと、月末に数えるのが一瞬で済む
備考	打刻できなかった理由、直した人と直した日を書く。直した記録が残っていない表は、後から根拠として使いにくい

氏名の表記は、先に作った名簿に合わせるのが早道です。名簿の側をまだ整えていない場合は、従業員名簿の作り方から先に手をつけると、あとの突き合わせが楽になります。

そのまま使える型3種（働き方別）

列の並びは、働き方によって変わります。自社に近い型を1つ選んで、そのまま使ってください。足りない列は後から足せますが、最初から全部の列を持とうとすると埋まりません。

型	向いている会社	列の並び
型A｜出社がそろっている	事務所が1か所。全員がほぼ同じ時間に出社する。10名まで	日付／曜日／区分／始業／終業／休憩／労働時間／時間外／備考
型B｜現場と直行直帰がある	建設・設備・訪問など。事務所に寄らない日がある	日付／曜日／区分／働いた場所／現場名／始業／終業／休憩／労働時間／時間外／移動の扱い／備考
型C｜シフトと在宅が混ざる	小売・教室・クリニックなど。時間帯が人によって違う	日付／曜日／区分／勤務パターン名／働いた場所／始業／終業／休憩／労働時間／時間外／深夜／備考

型Bの「移動の扱い」は、移動の時間を労働時間に入れるかどうかを毎回その場で決めないための列です。入れる入れないの判断そのものは、社内の決めごとと法令の話になります。決めた内容を列に書いておき、判断の中身は社会保険労務士に確認してください。列があると、少なくとも「この日はどちらで扱ったか」が後から分かります。

型Cの「勤務パターン名」は、早番・遅番のような呼び名をそのまま入れる列です。時刻だけを並べると、あとから見て何番の人だったかが分からなくなります。

毎月回すまでの4ステップ

ステップ	やること	つまずきやすいところ
1｜打刻の出どころを1つに決める	タイムカード・勤怠アプリ・手書きのうち、どれを正とするかを決めて社内に伝える	2つを併用したままにすると、食い違ったときにどちらを直せばよいか決まらない
2｜列を決めて先月の1か月分だけ書き出す	型を1つ選び、先月ぶんを表計算に書き出す	全員ぶんを一度にやろうとして止まる。まず5人ぶんで形を確かめる
3｜締め日に空欄と矛盾を拾う	空欄の行、始業と終業が逆の行、同じ日に2行ある人を拾って本人に確認する	月末にまとめて確認しようとすると、本人の記憶が薄れている
4｜賃金台帳へ渡す数字の出どころを1本にする	労働日数と労働時間は出勤簿から渡し、台帳の側では数え直さない	台帳の側でも数えていると、どちらが正しいかを毎月調べることになる

ステップ4で渡した先の表をまだ持っていない場合は、賃金台帳の作り方に項目と型をまとめています。出勤簿・従業員名簿・賃金台帳は、同じ氏名と同じ期間でつながっていると、月末の作業がまとめて短くなります。

AIに下書きさせるプロンプト3種

ここからは、そのままコピーして使えるプロンプトです。いずれも会社名・氏名・実際の時刻は入れずに使ってください。形を整えるだけなら、仮の名前と仮の時刻で用が足ります。

プロンプト1｜自社の働き方に合う列を設計させる

あなたは中小企業の総務担当です。出勤簿の列を設計してください。

【会社の状況】
・従業員12名（正社員8名・パート4名）
・事務所1か所。うち3名は訪問が多く直行直帰の日がある
・締めは月末。給与は翌月25日払い

【出したいもの】
・表計算にそのまま貼れる列名の並び（1行目だけ）
・各列に何を書くかの説明を1行ずつ

【条件】
・列は12個まで。増やすより、後から足せる形を優先する
・法令に合っているかの判定は書かない。判断が要る列にはその旨だけ添える

プロンプト2｜書き出したデータを決めた形に組み替えさせる

下の勤怠データを、指定した列の並びに組み替えてください。

【指定する列】
日付／曜日／区分／働いた場所／始業／終業／休憩／労働時間／時間外／備考

【条件】
・元データに無い値は空欄のままにし、推測で埋めない
・時刻は24時間表記でそろえる
・休憩が書かれていない行は、備考に「休憩未記入」とだけ入れる
・労働時間は元データの値をそのまま使い、計算し直さない

【データ】
（ここに貼る）

プロンプト3｜空欄と矛盾を拾わせる

下の出勤簿を読んで、確認が要る行を一覧にしてください。

【見てほしいところ】
・区分が空欄の行
・始業より終業が前になっている行
・同じ人の同じ日が2行ある
・区分が「出勤」なのに始業と終業が空欄の行
・休憩が0分のまま8時間を超えている行

【条件】
・行番号と列名で指す。人物の評価や、直し方の提案は書かない
・法令に違反しているかどうかの判定はしない

【表】
（ここに貼る）

プロンプト3で「人物の評価は書かない」と縛っているのには理由があります。空欄の一覧は、書き方ひとつで「打刻をさぼった人の一覧」に見えてしまいます。行番号と列名で指す形にしておくと、話が人ではなく欄に向きます。

思ったものが出てこないときは、条件を足すより先に渡した情報が足りているかを見てください。勘どころはAIへの指示（プロンプト）の書き方にまとめています。表そのものを読ませて突き合わせや集計をさせる手順はExcelやCSVをAIに読ませて分析する方法が参考になります。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
列の設計と、列名の言い回しをそろえる	自社がどこまで記録として備える必要があるか
書き出したデータを決めた形に組み替える	その時刻の記録を根拠として使ってよいか
空欄・時刻の矛盾・二重登録を拾い出す	移動や着替えの時間をどう扱うか
社内向けの案内文の下書きを3案出す	打刻を直すとき、誰の承認を要るものにするか

いちばん気をつけたいのは、氏名と時刻が入ったままの出勤簿をそのまま貼ることです。出勤簿は、誰がいつどこにいたかが1行ずつ並んだ書類です。表の形を整えたいだけなら、氏名を「社員A」、時刻を「9:00」のような仮の値に置き換えれば用は足ります。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。置き換えの手間は1回で、置き場の心配は毎回なくなります。

もう1つ、法令に合っているかどうかの判定をAIにさせないでください。時間外や深夜の扱い、記録を残しておく期間、どの記録を根拠にしてよいか。この種の話は社会保険労務士や労働基準監督署に確認する範囲になります。出勤簿を作る作業と、合っているかの確認は、別の人が担当する仕事だと考えてください。

まず先月の1か月分だけつけてください

過去1年ぶんをそろえてから始めると決めると、着手そのものが止まります。先月の1か月ぶんだけを、決めた列で書き出してください。10名なら30分ほどで形になります。

1か月ぶんでも、たいてい何か見つかります。直行直帰の日だけ記録が残っていなかった。有給を取った日が「欠勤」で入っていた。同じ早番なのに人によって始業の時刻が15分ずれていた。食い違いは、頭で数えているときには見えず、表にした瞬間に見えます。

1か月ぶんができたら、同じ列のまま前月へさかのぼって足してください。列が決まっていると、2か月めからは書き出して貼るだけで済みます。最初から完全な様式を作ろうとすると、完成しないまま終わります。

店舗や現場が分かれていると、勤務の記録は現場ごとに持たれたままになりがちです。東北エリアで複数店舗を展開する小売業様の事例があります。本部で決めた形を各店舗へ配って終わりにせず、店舗の担当者が自分で直せる形にしたことで、記録が本部へ戻ってくるようになりました。進め方は小売業様の事例（CASE 01）をご覧ください。

出勤簿づくり以外にどの仕事から手をつけるか迷う場合は、AIに任せられる仕事の一覧を室ごとに並べています。総務まわりだけでも、下書きまでを任せられるものがいくつも見つかります。

こうして担当者の頭のなかや机の上にあった情報を、会社の側に残る形にしていく流れはAI導入で何をつくるのかでご説明しています。

「あの日、誰が出ていたか」が
すぐ出てこない場所を30分で一緒に探します。