作業手順書の書き方｜そのまま使える7項目と業種別の型3種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月6日 2026年9月6日

Trash-B合同会社

作業手順書を作ったのに、新しく入った人は結局ベテランのところへ聞きに行ってしまう。書いた本人にしか読み方が分からず、やり方が変わっても紙だけが古いまま棚に残っている。従業員が10〜50名ほどの製造業・建設業・店舗の会社に向けて書いています。

結論からお伝えします。手順書が使われないのは、書き方が下手だからではありません。誰が・どの状態から始めて・どうなったら終わりかが書いていないからです。項目は7個で足ります。ベテランが口で説明したやり方を手順の行に直すところは、AIに任せられます。この記事では、7項目の一覧と業種別の型3種、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

手順書が使われなくなる3つの原因

棚に手順書があるのに誰も開かない会社で、中身が間違っていることはめったにありません。読む人の側に立っていない箇所が3つあって、そこで開くのをやめられます。

使われなくなる原因	現場で起きること	先に決めておくこと
誰向けかが書いていない	入って3日目の人と3年目の人が同じ紙を読む。3年目には冗長で、3日目には言葉が難しい	1行目に「初めてこの作業をする人向け」と対象を書く
開始と終了の状態がない	どこから手をつけるのか分からず、結局その場にいる人に聞く。終わったかどうかも自己判断になる	始める前の状態と、終わったときの状態を1文ずつ書く
直す人が決まっていない	やり方が変わっても紙が変わらない。半年で「あの手順書は古い」と言われ、誰も見なくなる	手順書ごとに、直す担当と見直す時期を1行入れておく

3つとも、書く技術の話ではありません。作業を毎日やっている人には当たり前すぎて、書く必要を感じない箇所です。だから本人に任せると、いつまでも抜けたままになります。

そもそもどの作業から手順書にするかで迷っている場合は、先に仕事を並べたほうが早く進みます。並べ方は業務の棚卸しのやり方にまとめています。作業どうしのつながりを図にしたい場合は業務フロー図の作り方が近い話です。

作業手順書に入れる項目は7個でいい

市販の様式には20項目ほど並んでいるものもあります。中小の現場で回るのは7個です。埋まらない欄が多いほど、書く側も読む側も手が止まります。

#	項目	書く内容	抜けるとどうなるか
1	作業名と対象	何を、どの機械・どの商品に対してやるのか	似た作業と取り違える
2	読む人	初めてやる人か、経験者の確認用か	言葉の細かさが決まらず、誰にも合わない紙になる
3	始める前の状態	電源・在庫・道具・前の工程が終わっているか	途中まで進んでから条件が足りないと気づく
4	手順（番号つき）	1行1動作。押すボタン名や置き場所まで書く	人によって順番が変わり、結果も変わる
5	判断が要る箇所	どちらか選ぶ場面と、選ぶ基準	経験のない人がその場で止まる
6	終わったときの状態	何がどうなっていれば完了か	終わったつもりで次工程に渡ってしまう
7	直す担当と見直し時期	名前と、次に見る月	やり方が変わっても紙が残る

5番目の「判断が要る箇所」が、いちばん抜けます。手を動かす順番は書けても、ベテランが一瞬で選んでいる場面は、本人の中で判断として意識されていないためです。ここが書けた手順書は、聞きに行く回数が目に見えて減ります。

1行1動作の目安
△「材料をセットして加工を開始する」
○「材料を治具の奥まで押し当てる」→「クランプレバーを右へ倒す」→「緑の開始ボタンを押す」
2つ以上の動作が1行に入っていたら、行を分けてください。分けた瞬間に、抜けている動作が見えます。

そのまま使える型3種（業種別）

7項目の並べ方を、3つの業種で書き分けました。自社に近いものを写して、言葉だけ入れ替えてください。

型1：製造・組立（同じ作業を複数人が交代でやる）

欄	記入例
作業名と対象	2号ラインでの外装カバー取り付け
読む人	配属1週間以内の人
始める前の状態	前工程の検査印が押されている／六角レンチ4mmが工具棚にある／エアが規定圧に入っている
手順	1 カバーを溝に合わせて置く 2 上側のネジを2本、手で仮締めする 3 下側2本を仮締めする 4 対角の順で本締めする
判断が要る箇所	カバーが浮いて見えるとき。手で押して沈むなら締め直し、沈まないなら止めて班長を呼ぶ
終わったときの状態	4本とも本締めで、隙間に名刺が入らない
直す担当と見直し時期	製造2課班長／毎年4月と、治具を替えたとき

型2：設備工事・建設（毎回、現場が違う）

欄	記入例
作業名と対象	戸建て住宅での給湯器の交換（同型への入れ替え）
読む人	単独で現場に入る2年目以降の人
始める前の状態	旧機の型番を写真で控えてある／お客様に停水と停止の時間を伝えてある／養生を敷いてある
手順	1 ガスと水の元を閉じる 2 配管内の水を抜く 3 旧機を外す 4 架台の水平を見る 5 新機を仮置きして配管を合わせる
判断が要る箇所	架台や配管が傷んでいたとき。その場で交換せず、写真を撮って会社に連絡してから決める
終わったときの状態	漏れがないことを2回確認し、お客様の前で点火まで見てもらった
直す担当と見直し時期	工事部主任／年1回と、扱う機種が変わったとき

型3：店舗・サービス（人の入れ替わりが多い）

欄	記入例
作業名と対象	閉店後のレジ締めと売上の入力
読む人	入って3日目のアルバイトの方
始める前の状態	お客様が全員退店している／金庫の鍵を持っている／釣銭準備金の額を知っている
手順	1 レジで精算ボタンを押す 2 出てきた紙を金庫の上に置く 3 現金を数えて紙の金額と合わせる 4 差額があれば用紙に書く
判断が要る箇所	差額が出たとき。100円までは用紙に書いて翌日申し送り、それを超えたらその場で店長に電話する
終わったときの状態	金額が一致し、用紙に署名して所定のファイルに入れた
直す担当と見直し時期	店長／半年ごとと、レジを入れ替えたとき

3つとも「判断が要る箇所」に金額や状態の線が入っています。ここに「適宜」「状況により」と書いてしまうと、経験のない人には何も伝わらず、結局その場で誰かに聞くことになります。

手順書ができるまでの4ステップ

ベテランに「手順書を書いてください」と頼むと、ほとんど進みません。できる人ほど、自分の手の動きを文字にするのが苦手だからです。順番を変えると進みます。

	やること	時間の目安
1	作業しながら説明してもらい、音声で録る。話し言葉のままで構わない	作業1つにつき10〜20分
2	その文字起こしをAIに渡し、7項目の形に並べ替えてもらう	5分
3	本人に読んでもらい、抜けと違うところを直す	15分
4	初めての人に、その紙だけで実際にやってもらう	作業1回分

4番目を飛ばさないでください。手順書の抜けは、書いた人と読んだ人の頭の中では見つかりません。何も知らない人が紙のとおりに手を動かして、止まった場所が抜けです。止まった場所を1行足せば、その手順書は完成に近づきます。

1番目の録音は、スマホの音声入力で足ります。やり方は日報を音声入力で片づける方法で具体的にご紹介しています。口頭の説明を手順の形に変えるところだけを知りたい場合はマニュアル・手順書づくりをAIに任せる方法が短くまとまっています。

作った手順書が読まれずに終わる原因は、置き場所と分量にもあります。この記事の7項目とあわせて引き継ぎマニュアルが読まれない理由もご覧ください。

AIに下書きさせるプロンプト3種

そのままコピーして使えます。会社名や機械の型番は「A社」「2号機」に置き換えて構いません。手順書を設計する用途には、それで足ります。

1本目：話した内容を7項目に並べ替える

以下は、作業をしている本人に説明してもらった録音の文字起こしです。
・作業名と対象／読む人／始める前の状態／手順／判断が要る箇所／終わったときの状態／直す担当と見直し時期、の7項目に並べ替えてください
・手順は1行1動作で、番号を振ってください
・話に出ていない内容は補わず、空欄のまま「未記入」と書いてください
・本人が「たぶん」「だいたい」と言った箇所は、末尾に確認事項としてまとめてください
（ここに文字起こしを貼る）

2本目：抜けている前提を質問させる

以下の作業手順書を、その作業を一度もやったことがない人が読むとします。
・そのとおりに手を動かしたときに、途中で止まりそうな箇所を挙げてください
・止まる理由を、書いていない前提の形で示してください
・手順書を書き直さず、質問の一覧だけを出してください
（ここに手順書を貼る）

3本目：判断が要る箇所を洗い出す

以下の作業手順書から、人が選ぶ場面を抜き出してください。
・「適宜」「必要に応じて」「状況により」のように、基準が示されていない表現を全部挙げてください
・それぞれについて、どんな基準があれば選べるようになるかを、質問の形で示してください
・基準そのものは推測して書かないでください
（ここに手順書を貼る）

この3本を通すと、口頭でしか伝わっていなかったやり方が、1時間ほどで手順書の初版になります。思ったとおりに動かないときは、指示の書き方から見直すと早いです。書き方の型はAIへの指示（プロンプト）の書き方でご説明しています。

AIに任せてはいけないこと

AIが得意なのは形をそろえることで、その現場の正しいやり方を知ることではありません。現物を見ていない答えは、もっともらしい手順として出てきます。

任せてよい	人が決める
話した内容を7項目に仕分ける	その順番で本当に安全か
基準が曖昧な行を洗い出す	どこまでを許すか（差額・隙間・時間）
初めての人が止まりそうな箇所を挙げる	止まったときに誰を呼ぶか
複数の手順書で言葉の表記をそろえる	その作業を続けるかどうか

いちばん危ないのは、手順そのものをAIに書かせて、そのまま配ることです。一般論として正しい手順でも、その機械の癖や、その現場の段取りに合っているかは別の話です。合っていない手順書は、読んだ人がそのとおりに動いた瞬間に事故のもとになります。AIに書かせてよいのは、人が話した内容の並べ替えまでです。

録音や図面をそのまま貼ってよいかは、社内で先に決めておく話です。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

高所作業・有機溶剤の取り扱い・電気工事・食品の衛生管理などは、作業のやり方や記録の残し方が法令で決められている場合があります。
この記事の7項目は、そうした法定の基準や様式に置き換わるものではありません。
該当しそうな作業がある場合は、労働基準監督署や所管の窓口、設備の販売店など、専門の担当者にご確認ください。