課題管理表の作り方｜止まらない表にする8項目と場面別の型3種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月8日 2026年9月8日

Trash-B合同会社

「あれ、どうなりましたか」と聞かれて、そこで思い出す。会議で出た困りごとが、議事録の中に埋もれたまま誰の宿題にもなっていない。気づくと、同じ話を3回している。従業員が10〜50名ほどで、担当がはっきり分かれていない会社に向けて書いています。

結論からお伝えします。課題が止まるのは、忘れっぽいからではありません。「誰が」「次に何を」「いつまでに」の3つが決まらないまま、一覧に載っているからです。状況を細かく書き足しても表は動きません。項目は8個で足ります。頭の中にある心配ごとを、8つの欄に当てはめるところは、AI（Claude）に任せられます。この記事では、8項目の一覧と場面別の型3種、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

課題管理表が止まる3つの原因

一覧を作ったのに更新が止まる会社で、やる気のない人はほとんどいません。決めていないことが3つあって、そこで手が止まります。

止まる原因	会社で起きること	先に決めておくこと
担当が「みんな」になっている	会議では全員がうなずくが、次の会議まで誰も動かない。持ち帰ったつもりの人が3人いて、実際に手をつけた人は0人	1件につき担当は1人だけ書く。手を動かす人と、決める人を分ける
書いてあるのが状態で、行動ではない	「問い合わせが多くて回らない」と書いてあるが、次に何をするかが書いていない。読んだ人は困りごとを再確認して終わる	次にやること1つを、動詞で書く（例：受付方法を1本に決める）
期限が課題そのものに付いている	「在庫のずれをなくす」に今月末と書く。終わるはずがないので、翌月も同じ行が残り、やがて誰も見なくなる	期限は課題ではなく「次の一手」に付ける

3つに共通しているのは、一覧が「困っていることの記録」で止まっていて、「次の動き」の予定表になっていない点です。課題管理表は困りごとを集める箱ではなく、次の1手を並べる場所として作ると動きます。

困りごとを出すところ自体でつまずいている場合は、先に手持ちの仕事を並べたほうが早いです。やり方は業務棚卸しのやり方にまとめています。

課題管理表に入れる項目は8個でいい

市販の様式には20個ほどの欄が並んでいることがありますが、全部を埋めようとすると起票そのものが面倒になります。8個で足ります。

項目	書き方	抜けるとどうなるか
① 番号	01から通し番号。枝番は使わない	会議で「上から3番目の」と指すことになり、行が動くたびに話が食い違う
② 起票日	出た日をそのまま。会議の日でよい	いつからある課題か分からず、3か月放置されていることに気づけない
③ 課題	事実だけを1文で。「〜が足りない」ではなく「〜が月に3回起きている」	人の批判に読める書き方になり、出すこと自体が気まずくなる
④ 影響	放っておくと何が起きるか。金額・時間・回数のどれかを入れる	全部が同じ重さに見えて、どれから手をつけるか決められない
⑤ 担当	1人の名前。部署名や「全員」は書かない	会議のたびに「誰がやる話だっけ」から始まる
⑥ 次の一手	次にやること1つ。1〜2時間で終わる大きさに割る	大きすぎて着手できず、報告のたびに「まだです」が並ぶ
⑦ 期限	⑥に付ける日付。課題の完了日ではない	終わらない目標に期限が付き、守れないことが普通になる
⑧ 状態	未着手／対応中／完了／見送りの4つだけ	「保留」が増え続け、生きている課題が見えなくなる

⑧に「見送り」を入れておくのが効きます。やらないと決めた課題を消すと、半年後にまた同じ話が出て、また同じ検討を繰り返します。見送りとして残っていれば、そのとき何を理由に見送ったかが分かります。

会議で出た話をその場で8項目に落とすところまでやると、宿題の取りこぼしが減ります。会議側の準備は会議アジェンダの作り方に書いています。

そのまま使える型3種（場面別）

8項目は共通です。変わるのは③課題と④影響の書き方で、場面ごとに何を書けば動くかが違います。

型1｜現場のトラブル・不具合（製造・建設・店舗）

項目	記入例
③ 課題	2号機の停止が8月に4回。うち3回は同じベルト部
④ 影響	1回あたり約40分の停止。8月で約2.7時間分の生産が止まった
⑤ 担当	製造佐藤
⑥ 次の一手	直近3回の停止時の記録を並べて、共通点を1つ挙げる
⑦ 期限	9月12日
⑧ 状態	対応中

現場の不具合は、ヒヤリハットの記録から拾えることが多いです。書式はヒヤリハット報告書の書き方にあります。

型2｜社内の仕組み・事務（総務・経理・バックオフィス）

項目	記入例
③ 課題	経費の申請が紙とチャットの2経路で来ていて、月末に照合し直している
④ 影響	締め作業が月に約3時間増えている
⑤ 担当	総務鈴木
⑥ 次の一手	8月分の申請がどちらの経路で来たか件数を数える
⑦ 期限	9月10日
⑧ 状態	未着手

型3｜お客様・取引先まわり（営業・サポート）

項目	記入例
③ 課題	A社からの仕様変更が、営業から製造へ口頭で伝わっている
④ 影響	8月に2件、古い仕様のまま着手して作り直しになった
⑤ 担当	営業高橋
⑥ 次の一手	変更を受けたときに残す1行の形式を決める
⑦ 期限	9月9日
⑧ 状態	対応中

3つとも、④に数字が入っています。「困っている」だけの行は後回しにされます。回数でも時間でも構わないので、数えられるものを1つ入れてください。数えるのが面倒なら、それは④が大きすぎるという合図です。

回り続ける表にするまでの4ステップ

ステップ	やること	かかる時間
1. 出す	頭の中にある気がかりを、体裁を気にせず箇条書きで全部出す。会議なら全員に3分書いてもらう	15分
2. 整える	箇条書きをAIに渡し、8項目の表に組み替えさせる。⑤担当と⑦期限は空のままでよい	10分
3. 決める	⑤担当と⑦期限だけを、その場で口頭で埋める。ここは人が決める	20分
4. 見る	週1回15分、⑧状態と⑦期限だけを更新する。課題の中身は触らない	週15分

4の「⑧と⑦だけ更新する」を守るかどうかで、続くかが決まります。毎週すべての行を読み直そうとすると1時間かかり、2週で止まります。状態が変わっていない行は、そのまま次週に送って構いません。3週続けて動いていない行が見つかったら、⑥の一手が大きすぎるので割り直します。

会議で決めたことを表に反映する手間が惜しい場合は、話した内容から起こす方法もあります。手順は話した内容をAIに文章化させる方法にまとめています。

AIに下書きさせるプロンプト3種

そのままコピーして使えます。会社名・個人名は「A社」「担当A」に置き換えてから貼ってください。

プロンプト1｜箇条書きのメモを8項目の表に組み替える

あなたは中小企業の業務改善を手伝う担当者です。
以下は会議で出た困りごとのメモです。これを課題管理表に組み替えてください。

【列】番号／起票日／課題／影響／担当／次の一手／期限／状態
【条件】
・「課題」は事実だけを1文で書く。人の批判に読める書き方にしない
・「影響」には回数・時間・金額のいずれかを入れる。メモに数字がなければ「要確認」と書く
・「次の一手」は1〜2時間で終わる大きさにする。動詞で終える
・「担当」と「期限」は空欄のままにする（会議で決めるため）
・「状態」はすべて「未着手」にする
・表はそのままスプレッドシートに貼れる形で出す

【メモ】
（ここに箇条書きを貼る）

プロンプト2｜大きすぎる「次の一手」を割る

以下の課題について、「次の一手」が大きすぎて着手できずにいます。
1〜2時間で終わる作業に3つまで割ってください。

【条件】
・調べる・数える・聞く・決める のどれかで始まる作業にする
・1つめは、今日中に始められるものにする
・新しいツールの導入や、外部への発注を前提にしない

【課題】
（③課題と⑥次の一手をそのまま貼る）

プロンプト3｜1か月分の表から止まっている課題を拾う

以下は1か月分の課題管理表です。次の3点だけを短くまとめてください。

1. 3週間以上「状態」が変わっていない行と、その番号
2. 別々の行として立っているが、原因が同じ可能性のある組み合わせ
3. 「影響」に数字が入っていない行の番号

【条件】
・担当者名は出さない。番号だけで指す
・原因の推測は「〜の可能性がある」と書き、断定しない

【表】
（ここに貼る）

プロンプト3で担当者名を出さないように書いているのには理由があります。止まっている行の一覧は、書き方ひとつで「遅れている人の一覧」に化けます。番号で指すようにしておくと、話が人ではなく仕事に向きます。

うまく出てこないときは、条件を足すより先に、渡した情報が足りているかを見てください。書き方の勘どころはAIへの指示（プロンプト）の書き方にまとめています。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
箇条書きを8項目の表に組み替える	⑤担当を誰にするか
大きい一手を小さく割る案を出す	どれを先にやるか（④の重みづけ）
1か月分から止まりと重複を拾う	見送りにするかどうか
表の体裁と言い回しをそろえる	その課題を会社としてどう扱うか

いちばん危ないのは、優先順位をAIに付けさせて、そのまま通すことです。AIが見ているのは表に書いてある文字だけです。取引先との関係、来月の人の出入り、社長が去年から気にしていること。表に出ていない事情のほうが、順番を決める材料としては重いことがあります。順番は人が決めて、理由を1行だけ表の外に残してください。

もう1つ、課題管理表を人事評価の材料に使わないでください。使った瞬間に、誰も課題を起票しなくなります。表に載っている件数が多い人は、困りごとを言葉にできている人です。

取引先の名前や金額をそのまま貼ってよいかは、社内で先に決めておく話です。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。「A社」「担当A」に置き換えれば、表を整える用途には足ります。