面接の日程調整メールの書き方｜送る前に決める3つと送るメールの流れ、入れる7項目と件名、そのまま使える例文6種（候補日・希望を聞く・確定・オンライン・変更・返信）、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年10月22日 2026年10月22日

Trash-B合同会社

求人に応募が来たものの、面接の日程をどう伝えればよいかと迷う経営者や採用担当の方に向けて、面接の日程調整メールの書き方をまとめました。送る前に決める3つ、入れる7項目と件名、場面別にそのまま使える例文6種と、送るときの注意点をご紹介します。

結論からお伝えします。面接の日程調整メールは、「候補日を3つ以上」「面接の形式と場所」「返事の期限」の3つがそろっていれば、往復1回で決まります。応募の連絡を受けたら、その日のうちか翌営業日までに返すのが目安です。この記事では、候補日を出すとき・希望を聞くとき・確定・オンライン面接の案内・会社都合の変更・応募者からの変更依頼への返信まで6場面の例文と、AI（Claude）に下書きさせるプロンプトもご紹介します。

日程調整メールを送る前に決める3つ

日程調整のやり取りが何往復も続くのは、メールを書く前に決めておくことが決まっていないからです。次の3つを先に決めてから書くと、1通目で必要なことを伝えきれます。

先に決めること	中身	決まっていないと起きること
候補日の出し方	会社から候補日を3つ以上出すか、応募者の希望を聞くか	「いつがよいですか」「いつでも大丈夫です」の往復で数日たつ
面接の形式と場所	会社に来てもらうか、オンラインか。住所や接続先、所要時間	当日に「どこに行けばよいか」「どのアプリか」と電話が来る
返事の期限と連絡先	いつまでに返事がほしいか、誰あてに返すか	返事が来ないまま候補日が過ぎ、もう一度出し直す

候補日は、メールを送った日から1〜2週間以内で、平日の昼と夕方を混ぜて3つ以上出すと、在職中の応募者も選びやすくなります。面接官が経営者1人の会社では、先に自分の予定表で空いている枠を押さえてから候補日を書きます。

応募から面接当日までに送るメールの流れ

応募を受けてから面接当日までに送るメールは、次の4通が基本です。毎回ゼロから書かずに、4通分の型を用意しておくと、返事の早さで他社に負けません。

時期	送るメール	主な中身	送る目安
応募を受けた日	応募のお礼と日程の候補	お礼、面接の形式、候補日、返事の期限	当日か翌営業日
返事が来たとき	日程の確定	日時、場所か接続先、持ち物、当日の連絡先	返事を受けた当日
面接の前日	前日の確認	日時と場所の再確認、遅れるときの連絡先	前日の昼まで
日程が変わるとき	変更のお願いか、変更依頼への返信	おわび、新しい候補日、返事の期限	分かった時点ですぐ

人を募集する前の求人原稿の書き方は求人原稿をAIに任せる方法にまとめています。原稿で「面接は1回」「オンライン可」などと書いた内容と、日程調整メールの中身がずれないようにしておきます。

日程調整メールに入れる7項目と件名

場面が違っても、日程調整メールの骨組みは同じです。次の7項目を上から順に並べれば、読み落としの少ないメールになります。

項目	書くこと	書き方の例
① 応募のお礼	応募してくれたことへのお礼	このたびは〇〇の求人にご応募いただき、ありがとうございます
② 面接の案内	書類を見たうえで面接をお願いしたいこと	ぜひ一度お会いしてお話をうかがいたく、ご連絡しました
③ 面接の形式と所要時間	来社かオンラインか、何分くらいか	面接は当社にて、40分ほどを予定しています
④ 候補日	日付・曜日・時刻を3つ以上	〇月〇日（〇）10:00〜／14:00〜
⑤ 返事の期限	いつまでに、どう返事がほしいか	〇月〇日（〇）までに、このメールへご返信ください
⑥ 都合が合わないとき	候補日が合わないときの返し方	ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせください
⑦ 連絡先	担当者の名前と電話番号	採用担当〇〇／電話〇〇〇

件名は、開かなくても用件が分かるように「何の件か」と「会社名」を入れます。例として「【面接日程のご案内】〇〇職へのご応募について（株式会社〇〇）」の形にすると、応募者の受信箱でほかのメールに埋もれにくくなります。返信をもらったら、件名の「Re:」はそのまま残してやり取りを続けます。

日付には必ず曜日を添えます。日付と曜日が食い違っていると、どちらが正しいかを確かめる往復が1回増えます。送る前に、カレンダーと照らし合わせてください。

そのまま使える例文6種

〇〇の部分を、自社の名前と日時に入れ替えて使ってください。

例文1｜会社から候補日を出す（応募を受けた日）

件名：【面接日程のご案内】〇〇職へのご応募について（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

このたびは、当社の〇〇職の求人にご応募いただき、ありがとうございます。
株式会社〇〇の採用担当、〇〇です。

お送りいただいた書類を拝見し、ぜひ一度お会いしてお話をうかがいたく、ご連絡しました。
面接は当社にて、40分ほどを予定しています。

下記の候補日のうち、ご都合のよい日時をお知らせください。
・〇月〇日（〇）10:00〜
・〇月〇日（〇）14:00〜
・〇月〇日（〇）17:30〜

〇月〇日（〇）までに、このメールへご返信いただけますと幸いです。
いずれもご都合が合わない場合は、ご希望の日時をいくつかお知らせください。

株式会社〇〇　採用担当 〇〇
電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

例文2｜応募者の希望を聞く

件名：【面接日程のご相談】〇〇職へのご応募について（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

このたびは、当社の求人にご応募いただき、ありがとうございます。
株式会社〇〇の〇〇です。

ぜひ面接にお越しいただきたく、日程のご相談でご連絡しました。
〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）までの平日で、10:00〜18:00の間に40分ほどお時間をいただけますでしょうか。
ご都合のよい日時を、3つほどお知らせください。

〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。

例文3｜日程の確定（返事を受けた当日）

件名：Re:【面接日程のご案内】〇〇職へのご応募について（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

ご返信ありがとうございます。
下記の日時で面接をお願いいたします。

日時：〇月〇日（〇）14:00〜14:40
場所：株式会社〇〇（〇〇市〇〇町〇-〇）
　　　受付で「〇時から面接の〇〇です」とお伝えください
持ち物：筆記用具
当日の連絡先：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇（採用担当 〇〇）

当日お会いできるのを楽しみにしております。

例文4｜オンライン面接の案内

件名：【オンライン面接のご案内】〇月〇日（〇）14:00〜（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

面接の日時が決まりましたので、ご案内いたします。

日時：〇月〇日（〇）14:00〜14:40
方法：〇〇（ビデオ会議）
接続先：＜ここにURLを貼る＞
　　　開始5分前から入れるようにしておきます

カメラとマイクが使える場所でご参加ください。
つながらないときは、〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇（採用担当 〇〇）へお電話ください。

例文5｜会社の都合で日程の変更をお願いする

件名：【おわび】面接日程の変更のお願い（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇の〇〇です。
〇月〇日（〇）14:00からの面接につきまして、こちらの都合で大変申し訳ないのですが、日程の変更をお願いしたくご連絡しました。

あらためて、下記の候補日からご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇）10:00〜
・〇月〇日（〇）15:00〜
・〇月〇日（〇）17:30〜

ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。どうぞよろしくお願いいたします。

例文6｜応募者から変更の依頼が来たときの返信

件名：Re:面接日程の変更について

〇〇 〇〇様

ご連絡ありがとうございます。
日程の変更、承知しました。

あらためて、下記の候補日からご都合のよい日時をお知らせください。
・〇月〇日（〇）10:00〜
・〇月〇日（〇）14:00〜
・〇月〇日（〇）17:30〜

ご都合が合わない場合は、ご希望の日時をお知らせいただければ調整します。

例文6では、変更の理由を聞き返さないのがポイントです。理由を書いてくれた場合も、くわしく尋ねずに次の候補日を出すほうが、応募者は返事をしやすくなります。

送るときに気をつけることと、返事が来ないとき

日程調整メールは、応募者にとって会社と最初にやり取りする文面です。中身が正しくても、送り方ひとつで印象が下がることがあります。

気をつけること	理由	こうする
複数の応募者に同じメールを一度に送らない	宛先欄にほかの応募者のアドレスが見えると、個人情報の漏えいになる	1人ずつ、宛名を入れて送る
深夜や早朝に送らない	応募者の多くは在職中で、通知が鳴ると迷惑になる	平日の9時〜19時に送る。夜に書いたら予約送信を使う
候補日を1つだけにしない	合わなかったときに往復が1回増える	3つ以上、時間帯を変えて出す
返事の期限を書く	期限がないと返事が後回しになる	送った日から2〜3日後を期限にする
住所や接続先を本文に書く	別のメールを探してもらう手間がかかる	確定のメールに、日時と場所をまとめて書く

期限を過ぎても返事が来ないときは、迷惑メールに振り分けられている場合もあるので、1回だけ「念のためのご連絡です」と送り直します。それでも返事がなければ、電話を1回かけて終わりにします。何度も送ると、応募者の負担になります。

面接のあとに結果を伝える文面は、不採用通知の書き方と内定通知書の書き方にまとめています。日程調整と同じく、型を用意しておくと結果の連絡も早くなります。

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

日程調整メールは、決まった項目を並べるだけの文面なので、AIが得意な仕事です。候補日と面接の形式を箇条書きで渡すと、件名つきのメールに整えてくれます。

プロンプト1｜候補日を出すメールをつくる

面接の日程調整メールをつくってください。
条件：
・送る相手：求人に応募してくれた方（宛名は「〇〇様」のまま）
・会社名：＜株式会社〇〇＞
・募集している仕事：＜〇〇職＞
・面接の形式：＜来社／オンライン＞、所要時間＜40分＞
・候補日：＜〇月〇日（〇）10:00、〇月〇日（〇）14:00、〇月〇日（〇）17:30＞
・返事の期限：＜〇月〇日（〇）＞
・担当者：＜採用担当 〇〇＞

件名は「【面接日程のご案内】」で始めてください。
入れる順番：応募のお礼→面接の案内→形式と所要時間→候補日→返事の期限→合わないときの返し方→連絡先
日付と曜日が合っているかも確認してください。

プロンプト2｜確定のメールと前日の確認メールをつくる

次の内容で、面接日程の確定メールと、前日に送る確認メールの2通をつくってください。
・日時：＜〇月〇日（〇）14:00〜14:40＞
・場所：＜来社の場合は住所と受付での伝え方／オンラインの場合は「接続先のURLをここに貼る」と書く＞
・持ち物：＜筆記用具など＞
・当日の連絡先：＜採用担当 〇〇と電話番号＞

前日の確認メールは5行以内にしてください。

プロンプト3｜日程変更のメールをつくる

面接の日程変更のメールをつくってください。
・変更の理由：＜会社の都合／応募者からの依頼＞
・もとの日時：＜〇月〇日（〇）14:00＞
・新しい候補日：＜3つ＞
・会社の都合の場合は、おわびを1文入れる
・応募者からの依頼の場合は、理由を聞き返さない

件名と本文をつくってください。

AIに任せてよいこと	人が決めること
決めた条件から、件名つきのメールをつくる	誰を面接に呼ぶか
日付と曜日の食い違いを見つける	候補日と面接官の予定
確定・前日・変更の文面をそろえる	面接の形式（来社かオンラインか）
長いメールを短く整える	面接で何を聞き、どう判断するか

AIに渡すのは、日時・形式・会社名だけにします。応募者の氏名やメールアドレス、履歴書の中身は入れません。宛名は「〇〇様」のままつくらせて、送る直前に人が書き入れます。線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報で先に確かめてください。条件を並べて渡す書き方はAIプロンプトの書き方に、取引先との日程調整やお礼・お断りのメールはビジネスメールの下書きをAIに任せる方法にまとめています。