マニュアル・手順書づくりをAI（Claude）に任せる方法｜口頭説明から作るプロンプト例つき【2026年版】

2026年8月1日 2026年8月9日

Trash-B合同会社

「マニュアルを作らないといけない」と何年も言い続けて、まだできていない。多くの会社で見かける光景です。作る時間がないからではありません。頭と体で覚えていることを、文字に起こすのが面倒だからです。

この記事は、AIに任せられる仕事10選を1つずつ深掘りする実践編の7本目です（議事録編／メール編／お知らせ文編／クレーム返信編／日報編／見積書・請求書編）。

マニュアルが必要になるのは、たいてい手遅れになってから

ベテランが辞めると決まってから、慌てて引き継ぎ資料を作り始める。人手不足の現場では、これが繰り返されています。そして残された人が「聞いておけばよかった」と困ることになります。

本当は、その人がいるうちに作っておきたい。でも本人に「マニュアルを書いてください」と頼むと、ほぼ確実に止まります。できる人ほど、自分の作業を言葉にするのが苦手だからです。手は動くのに、書けない。

ここを飛び越えるのがAIです。書いてもらうのではなく、話してもらう。それを手順書に変えるところをAIに任せます。

やり方は3ステップ

その人に、作業しながら説明してもらう：スマホの音声入力か録音で十分です。「まずこれを開いて、次にここを見て…」という話し言葉のままで構いません
その文字列をAIに渡して、手順書の形にしてもらう：番号つきの手順に整え、抜けている前提を質問させます
本人に読んでもらって、抜けを埋める：ここが肝心です。AIが作った手順書を見ると、本人が「あ、ここが抜けてる」と気づきます。ゼロから書くより、直すほうがはるかに速い

音声入力のやり方は日報編で詳しく書いています。同じ方法が使えます。

そのまま使えるプロンプト例3つ

例1：口頭の説明を手順書にする

次の説明を、初めてこの作業をする人向けの手順書にしてください。番号つきの手順に整理し、各手順は1文で簡潔に。説明に含まれていない工程は絶対に補わないでください。代わりに、手順として不完全だと思う箇所があれば、最後に「確認したいこと」として質問の形で列挙してください。
--- 説明 ---
（音声入力した文字列を貼る）

この「含まれていない工程は補わないでください」が最重要です。これを書かないと、AIは一般論で穴を埋めてしまいます。自社のやり方と違う手順が、もっともらしく紛れ込みます。

例2：バラバラのメモを1本にまとめる

複数の人が書いた作業メモを1つの手順書に統合してください。同じことを言っている箇所はまとめ、食い違っている箇所は勝手に決めず、「AとBで記述が異なります」と並べて示してください。最後に、決めるべき事項を箇条書きにしてください。
--- メモ ---
（複数のメモを貼る）

食い違いを勝手に解決させないのがコツです。「人によってやり方が違う」ことが可視化されるのが、統合作業のいちばんの収穫になります。

例3：新人がつまずかない言葉に直す

この手順書を、入社1週間の人が読んで迷わない文章に書き直してください。社内でしか通じない略語には初出時に補足をつけ、「適宜」「必要に応じて」といった曖昧な表現は、具体的な判断基準に置き換えられるか検討してください。置き換えられない箇所は、そのまま残して印をつけてください。
--- 手順書 ---
（既存の手順書を貼る）

マニュアルが使われない原因の多くは「適宜判断」という一言です。ここを洗い出すだけで、質問される回数が減ります。

気をつける3つのこと

知らない作業を創作させない：AIは知らないことも、それらしく書いてしまいます。手順書は間違っていると事故につながるため、渡した情報の範囲だけで書かせると必ず指定します
最後は必ず現場の人が確認する：作った手順書どおりに、実際に一度やってみるのがいちばん確実です。机上で完成にしない
顧客名・取引条件・パスワードは入れない：手順書は共有されるものなので、そこに機密が混ざると広がります。何を入れてよくて何がだめかは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています