異動の挨拶メールの書き方｜送る時期と相手の順番、入れる6項目、そのまま使える例文6種（社外・社内・着任・返信）、件名と書かないこと、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年10月18日 2026年10月19日

Trash-B合同会社

異動が決まると、社内と取引先へ挨拶メールを送ります。誰に、いつ、何を書けばよいかで手が止まる方も多いはずです。少人数の会社で異動や担当替えを決める経営者と、挨拶メールを書く本人に向けて、社内向け・社外向け・着任の挨拶の書き方をまとめました。

結論からお伝えします。異動の挨拶メールは、「いつから・どこへ変わるか」「これまでのお礼」「後任と連絡先」の3つが伝われば足ります。社外の相手にとって大事なのは、明日から誰に連絡すればよいかです。この記事では、送る時期と順番、入れる6項目、そのまま使える例文6種をまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

異動の挨拶メールで、先に決める3つ

挨拶メールは本人が書きますが、書く前に会社として決めておくことがあります。ここが決まっていないまま送ると、取引先から「結局どなたに連絡すれば」と問い合わせが来ます。

先に決めること	中身	決まっていないと起きること
社外に知らせてよい日	社内で正式に発表した日より後か。取引先へはいつから伝えてよいか	決まる前の話が外に出る。あとで取り消せない
後任と連絡先	誰が引き継ぐか。決まっていなければ、当面の窓口	相手が前の担当に連絡を続ける
送る相手の範囲	社内は誰まで。社外はどの取引先まで、誰が送るか	送り漏れと、二重に届く相手が出る

異動を本人に伝える社内の文書は、辞令の書き方にまとめています。この記事は、異動する本人が周りへ送る挨拶に絞って書きます。

送る時期と相手の順番

社内と社外では、送る時期が違います。社外へは、社内で正式に発表されてから送ります。下の時期は目安で、会社の決まりがあればそちらに合わせてください。

相手	送る時期の目安	手段	ひとこと
① よく連絡する取引先	異動の1〜2週間前	電話か訪問のあとにメール	大事な相手は、メールだけで済ませない
② そのほかの取引先	異動の1週間前まで	メール（1通ずつか、BCCで一斉）	後任の名前と連絡先を必ず入れる
③ 社内の関係者	最後の出社日か、その前日	社内メール・チャット	お礼を中心に短く
④ 異動先の部署	着任した日	社内メール・朝礼	着任の挨拶。抱負は一言で

取引先への挨拶を最後の出社日まで延ばすと、引き継ぎの連絡が間に合いません。社外は早めに、社内は最後に。この順番だけ覚えておけば迷いません。急に決まった異動で日がない場合は、後任と連名で1通送る形でもかまいません。

挨拶メールに入れる6項目

社内向けでも社外向けでも、入れる項目はほぼ同じです。社外向けは③と④を、社内向けは②を厚くします。

項目	書くこと	書き方の例
① 異動の事実	日付、今の部署、異動先	10月31日付で、営業部から総務部へ異動します
② これまでのお礼	一緒にした仕事を1つ添える	〇〇の立ち上げでは大変お世話になりました
③ 後任の紹介	後任の名前、部署、連絡先	後任は〇〇です。電話〇〇、メール〇〇
④ 引き継ぎの状況	進めている件をどうするか	進行中の〇〇の件は、〇〇が引き継ぎます
⑤ 異動先での連絡	連絡してよいか、新しい連絡先	異動先でも社内にいますので、何かあればご連絡ください
⑥ 結びと名前	今後のお願い、署名	今後とも変わらぬお引き立てをお願いします

いちばん大事なのは③です。後任の名前だけでなく、電話とメールまで書きます。相手は、このメールを保存して後で連絡先を探します。後任が決まっていないときは「決まり次第あらためてご連絡します」と書き、当面の窓口を入れてください。

件名と、送るときの決まり

挨拶メールは、件名で中身が分かるようにします。件名に「異動」と自分の名前を入れると、あとで探しやすくなります。

場面	件名の例
社外へ（後任あり）	異動のご挨拶と後任のご紹介（株式会社〇〇　〇〇）
社外へ（退任・担当替え）	担当変更のご挨拶（株式会社〇〇　〇〇）
社内へ	異動のご挨拶（営業部　〇〇）
異動先で	着任のご挨拶（総務部　〇〇）

送るときの決まりは3つです。

決まり	理由
社外に一斉に送るときは、宛先を全員BCCにする	取引先どうしにメールアドレスが見えてしまう
後任をCCに入れる（1通ずつ送る相手のとき）	返信が後任にも届き、そのまま引き継げる
送る前に、宛先の一覧を後任と見比べる	送り漏れの取引先を、後任が拾える

BCCで送る相手が多いときは、名前を書かずに「各位」で始めます。大事な相手には、一斉のメールとは別に1通ずつ送るほうが丁寧です。

そのまま使える例文6種

〇〇と日付を置き換えて使ってください。例文の日付や部署名は見本です。

例文1｜社外へ（後任を紹介する）

件名：異動のご挨拶と後任のご紹介（株式会社〇〇　〇〇）

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

私事で恐縮ですが、10月31日付で営業部から総務部へ異動することになりました。
在任中は〇〇の件をはじめ、大変お世話になりました。心よりお礼申し上げます。

後任は、営業部の〇〇が担当します。
電話：〇〇　メール：〇〇
進めている〇〇の件も、〇〇が引き継いでおります。
近いうちに、〇〇と一緒にご挨拶にうかがいます。

今後とも変わらぬお引き立てをお願いいたします。

例文2｜社外へ一斉に送る（BCC）

件名：担当変更のご挨拶（株式会社〇〇　〇〇）

お取引先各位

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
このメールは、関係の皆様にBCCでお送りしています。

10月31日をもちまして、私は担当を離れることになりました。
これまでのご厚情に、心よりお礼申し上げます。

11月1日からは、下記の者が担当します。
営業部　〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

ご不便をおかけしないよう引き継ぎを進めております。
今後とも変わらぬご愛顧をお願いいたします。

例文3｜社内へ（最後の出社日）

件名：異動のご挨拶（営業部　〇〇）

皆様

お疲れさまです。営業部の〇〇です。
10月31日付で総務部へ異動します。

営業部では〇年間、本当にお世話になりました。
〇〇の立ち上げで、遅くまで一緒に資料をつくったことは忘れません。

担当していたお客様は〇〇さんへ引き継ぎました。
引き継ぎ書は共有フォルダの〇〇に置いています。
異動後も同じ建物にいますので、分からないことがあれば声をかけてください。

ありがとうございました。

例文4｜着任の挨拶（異動先の部署へ）

件名：着任のご挨拶（総務部　〇〇）

総務部の皆様

本日付で営業部から総務部へまいりました、〇〇です。

営業部ではお客様の窓口を担当していました。
総務の仕事ははじめてのことが多く、ご迷惑をおかけするかもしれません。
早く一人前になれるよう努めますので、よろしくお願いします。

席は〇〇、内線は〇〇です。

例文5｜着任の挨拶（新しく担当する取引先へ）

件名：担当着任のご挨拶（株式会社〇〇　〇〇）

株式会社〇〇
〇〇様

はじめてご連絡いたします。株式会社〇〇の〇〇です。
11月1日より、前任の〇〇に代わり、御社を担当することになりました。

〇〇から、これまでの経緯を引き継いでおります。
まずは一度ご挨拶にうかがいたく、ご都合のよい日を
いくつかお知らせいただけますと助かります。

電話：〇〇　メール：〇〇
どうぞよろしくお願いいたします。

例文6｜異動の挨拶への返信

件名：Re：異動のご挨拶と後任のご紹介

〇〇様

ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
〇〇の件では、いつも早く動いていただき助かりました。

新しい部署でのご活躍をお祈りしています。
後任の〇〇様にも、どうぞよろしくお伝えください。

担当を引き継ぐときは、挨拶と一緒に引き継ぎ書を用意します。何を書くかは引き継ぎ書のテンプレートと書き方にまとめています。年末に送る挨拶メールと重なる時期は、年末の挨拶メールの書き方も参考にしてください。

部署が変わるのではなく会社を辞めるときは、送る相手の順番や書かないほうがよいことが少し変わります。退職の挨拶メールの書き方に、社外・社内・個別に送る例文をまとめています。

書かないほうがよいこと

挨拶メールは、相手が保存して読み返すものです。あとで困る書き方は、最初から入れません。

書かないほうがよいこと	理由	代わりの書き方
異動の理由や、人事の事情	社外の相手には関係がない。誤解を生む	「〇月〇日付で〇〇へ異動します」の事実だけ
「栄転」「左遷」など、自分で評価する言葉	受け取る人によって読み方が変わる	異動先の部署名だけを書く
後任への不安や、引き継ぎの愚痴	相手が後任を信用しにくくなる	「〇〇が引き継いでおります」と言い切る
個人の携帯番号や私用のメール	会社の窓口が分かれてしまう	後任と会社の連絡先にまとめる
ほかの取引先の名前や、進めている件の金額	一斉に送ると、ほかの相手にも見える	1通ずつ送るメールの中だけにする
「しばらく」「近日中」	いつか分からない	日付を書く。決まっていなければ、いつ知らせるかを書く

退職と同じ時期に送る場合や、会社を離れる挨拶は、就業規則や取引先との約束によって書けることが変わります。迷うときは、送る前に上の人と文面を確かめてください。

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

挨拶メールは、決まった事実さえあれば、AIに下書きさせやすい文書です。相手ごとに書き分ける手間を、AIに渡せます。そのままコピーして使える3つを載せます。

プロンプト1｜社外・社内・着任の3通をまとめてつくる

異動の挨拶メールを3通つくってください。
1. 社外の取引先向け（後任の紹介つき）
2. 社内の関係者向け（最後の出社日に送る）
3. 異動先の部署向けの着任の挨拶

条件：
・件名もつける。件名に「異動」か「着任」と、私の部署と名前を入れる
・後任の名前と連絡先は、社外向けの本文に必ず入れる
・異動の理由、自分を評価する言葉は書かない
・下にない事実は足さない。分からない所は〇〇のままにする

＜決まっていること＞
・異動の日と、今の部署と異動先：
・後任の名前と部署：（連絡先は〇〇のままでよい）
・お世話になった仕事を1つ：
・引き継いだ件：

プロンプト2｜書いたメールを、受け取る取引先の目で点検する

下の異動の挨拶メールを、受け取った取引先の立場で点検してください。

見てほしいこと：
・明日から誰に連絡すればよいか、すぐ分かるか
・日付と曜日、部署名に食い違いがないか
・異動の理由や評価など、書かなくてよいことが入っていないか
・一斉に送ると、ほかの相手に見えて困る内容がないか
・「しばらく」「近日中」など、いつか分からない言葉

直した文は書かず、気になる所と理由だけを表にしてください。

＜メール＞
（ここに貼る）

プロンプト3｜送る相手の一覧と、引き継ぎの確認表をつくる

下の取引先の一覧をもとに、異動の挨拶の段取り表をつくってください。

表の列：
取引先（社名だけ）・送り方（訪問、電話のあとメール、一斉BCC）・送る日・後任が同席するか・済んだら印

分け方の目安：
・この半年で連絡の多い相手は、訪問か電話のあとにメール
・それ以外は、一斉BCC

＜取引先の一覧＞
（社名と、この半年の連絡の多さだけを書く）

AIに任せてよいこと	人が決めること
決めた事実から、相手ごとの文面をつくる	社外に知らせてよい日
件名と結びの言葉を整える	後任を誰にするか
書かないほうがよい言葉を見つける	どの取引先に、誰が、どう挨拶するか
送る相手の段取り表をつくる	進めている件の扱い

AIに渡すのは、日付や部署名などの決まった事実だけにします。取引先の担当者の名前、メールアドレス、取引の金額は入れません。宛名は「〇〇様」のままつくらせ、送るときに人が入れます。線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報で先に確かめてください。条件を並べて渡す指示の書き方はAIプロンプトの書き方にまとめています。