業務フロー図の作り方｜手書きで描ける4つの記号と、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年8月31日 2026年8月29日

Trash-B合同会社

手順を説明するたびに言うことが変わる。人によってやり方が違うのに、どこが違うのかを説明できない。従業員10〜50名ほどの会社で、業務フロー図を作ろうと決めたものの、記号と線の決まりが分からないまま止まっている。その状況に向けて書いています。

結論からお伝えします。業務フロー図が完成しないのは、きれいに描こうとするからです。記号を全部覚える必要はありません。中小企業の現場で使うのは4つだけです。先に決めるのはどこからどこまでを1枚にするかで、線を引く作業ではありません。範囲さえ決まれば、手順を並べて図の下書きにするところはAIに任せられます。この記事では、覚える記号4つと1枚描くまでの4ステップ、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

業務フロー図が途中で止まる3つの理由

フロー図が完成しないのは、描く人の技量の問題ではありません。始める前に決めていないことが3つあって、そこで手が止まります。

止まる理由	現場で起きること	先に決めておくこと
範囲を切っていない	受注から入金までを1枚に入れようとして、紙に収まらなくなる	始まりの合図と終わりの合図を1つずつ決める
記号を調べはじめる	作図ソフトの記号一覧を眺めているうちに、その日が終わる	使う記号を4つに固定する
分岐を全部描こうとする	例外処理が枝分かれして、本筋の線が見えなくなる	例外は図に描かず、別の行に文章で書く

いちばん多いのは範囲です。「請求業務のフロー」と決めただけでは、どこから始まってどこで終わるのかが人によって違います。見積を出した時点から数える人と、納品が終わってから数える人が、同じ会議に座っています。

始まりと終わりは、出来事で決めてください。「注文書を受け取ったとき」から「入金を消し込んだとき」まで。合図が2つ決まれば、その間にあるものだけが図に入ります。

何を1枚にするかを選ぶ材料は、業務の一覧表です。作り方は業務の棚卸しのやり方にまとめています。一覧の中で、担当者が1人しかいない行から図にすると効きます。

覚える記号は4つだけ

作図の記号は日本産業規格（JIS X 0121）で決まっていますが、全部を使う場面は中小企業の現場にはほとんどありません。次の4つで、事務の流れはだいたい描けます。

記号	形	意味	書く言葉の型
端子	角の丸い長方形	始まりと終わり	「注文書を受け取る」「入金を消し込む」
処理	長方形	誰かが手を動かす作業	「見積書を作る」（動詞で終える）
判断	ひし形	はい・いいえで道が分かれる場所	「与信の範囲内か？」（疑問形で書く）
書類	下辺が波形の長方形	紙やデータが生まれる場所	「請求書」（名詞で書く）

この4つに絞る理由は、手書きできるからです。ホワイトボードに描けない図は、打ち合わせの場で直せません。直せない図は、そのまま古くなります。

縦に流すか横に流すかは、どちらでも構いません。ただし1枚の中では向きをそろえてください。線が上下左右に散った図は、清書しても読めません。

担当者が変わる場所は、線の脇に名前ではなく役割を書きます。「山田さん」ではなく「経理担当」。人の名前で描いた図は、その人が辞めた日に読めなくなります。

1枚描くまでの4ステップ

順番があります。いきなり図を描かず、話す・並べる・分ける・線でつなぐの4段階に分けてください。

#	やること	材料	目安
1	話す	担当者に、先週その業務をやった順に話してもらう	15分
2	並べる	話した内容を、時間順の箇条書きに直す	AIに下書きさせて5分
3	分ける	各行を「作業」「判断」「書類」に仕分ける	10分
4	線でつなぐ	仕分けた行を記号にして、上から順につなぐ	15分

ステップ1で、いきなり図を見せないでください。記号の説明から入ると、担当者は自分の仕事ではなく作図の話を始めます。聞くのは「先週、この仕事をやった順番」だけで足ります。

ステップ2とステップ3が、AIの出番です。話し言葉を時間順に直して、作業と判断に仕分けるところは機械的な作業になります。この2つを人がやると、1業務あたり1時間近くかかります。（所要時間は当社が導入支援の場で実際に立ち会ったときの目安で、業務の複雑さによって変わります）

ステップ4は人の手で引いてください。線をどこに戻すかには判断が入るためです。手戻りの線を引く瞬間が、この作業でいちばん発見のあるところです。

AIに下書きさせるプロンプト3種

そのままコピーして使えます。3本を順番に使う前提で作っています。

1本目：話し言葉を時間順に直す

以下は、ある業務の進め方を担当者が話した内容の書き起こしです。
・時間順の箇条書きに直してください
・1行につき1つの動作にしてください
・話に出てこなかった手順を補わないでください
・順番が分からない箇所は「順序不明」と書いてください
（ここに書き起こしを貼る）

補わせないことが要点です。抜けている手順を勝手に埋められると、図が現場と合わなくなります。空欄のまま出てきた行が、あとで担当者に聞き直す場所になります。

2本目：作業・判断・書類に仕分ける

以下の箇条書きを、次の3つに仕分けて表にしてください。
・作業（人が手を動かすもの）
・判断（はい／いいえで道が分かれるもの）
・書類（紙やデータが生まれるもの）
判断に当たる行は、疑問形の1文に書き直してください。
どれにも当てはまらない行は「保留」に置いて、理由を1行添えてください。
（ここに1本目の出力を貼る）

3本目：図の下書きにする

以下の表を、フロー図の下書きとしてMermaid記法（flowchart TD）で書き出してください。
・作業は長方形、判断はひし形、始まりと終わりは角丸で表現してください
・判断からの線には「はい」「いいえ」のラベルを付けてください
・表にない分岐を作らないでください
・担当者が変わる箇所は、ノードの先頭に［経理担当］のように役割を書いてください
（ここに2本目の表を貼る）

Mermaid記法は、そのまま図として表示できる書き方です。作図ソフトを新しく買う必要はありません。出てきた文字列を清書用に使うか、ホワイトボードに書き写すかは、あとで決めれば足ります。

この3本を1回通すと、書き起こしから図の下書きまでが30分ほどで進みます。話を聞くところから記録に落とす流れはマニュアル・手順書づくりをAIに任せる方法と同じ組み立てです。

描いたあとに見る3か所

図は、描いて終わりではありません。できあがった1枚を、次の3か所だけ見てください。ここに、直せる場所が集まります。

見る場所	見つかること	打ち手の例
1人しか通らない線	その人が休むと止まる場所	手順書にする・2人目に通す
同じ書類が2回出てくる箇所	同じ内容を2度入力している	転記をやめて1か所にまとめる
前に戻る線（手戻り）	確認漏れが後工程で見つかっている	戻りの原因になっている判断を前に出す

手戻りの線は、図にすると一目で分かります。言葉で「たまに差し戻しがあります」と聞いても深刻さは伝わりませんが、線が3本戻っていれば会議の空気が変わります。

同じ書類が2回出てくる箇所は、そのままAIに渡せる仕事になりやすいところです。転記と集計は、判断を挟まない作業だからです。Excelでの集計を任せる手順はExcel・CSVの集計をAIに任せる方法にまとめています。

完成した図は、引き継ぎのときにそのまま使えます。1業務1枚に落とす形は引き継ぎ書の作り方と相性がよく、図を貼るだけで説明の量が減ります。

AIに任せてはいけないこと

AIが得意なのは形をそろえることで、その手順が実際にそう回っているかを知ることではありません。現場を見ていない答えは、もっともらしい形で出てきます。

任せてよい	人が決める
話し言葉を時間順に直す	その手順を本当にその順でやっているか
作業と判断に仕分ける	省いてよい工程かどうか
図の下書きを書き出す	手戻りの線をどこに引くか
書き方のばらつきを指摘させる	図に載せない例外の線引き

いちばん危ないのは、AIに「一般的な業務フロー」を書かせて、それを自社の図として使うことです。形は整っていても、その会社が長年その順番でやっている理由が抜け落ちます。理由のある遠回りを、無駄として消してしまいます。

取引先名や担当者の氏名をそのまま貼るかどうかは、社内で先に決めておく話です。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。「A社」「経理担当」に置き換えれば、図を作る用途には足ります。

許認可や法定の手続きが含まれる業務（建設業の許可、産業廃棄物の処理、医療・介護の記録など）は、
法令で順序や保存の方法が決まっている部分があります。この記事では触れていません。
自社の業務がこれに当たる場合は、所管する官庁や、行政書士・社会保険労務士にご確認ください。