業務の棚卸しのやり方｜業務一覧表に落とす4ステップと、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年8月30日 2026年8月29日

Trash-B合同会社

担当者が休むと止まる仕事がある。誰が何をどこまで抱えているのか、社長も把握しきれていない。従業員10〜50名ほどの会社で、業務の棚卸しをやると決めたものの、何から手をつければいいのか分からないまま止まっている。その状況に向けて書いています。

結論からお伝えします。業務の棚卸しが終わらないのは、全部を一度に洗い出そうとするからです。会社の仕事は数えれば数百件あり、粒度もそろいません。先に決めるのは範囲と粒度で、書き出す作業そのものではありません。範囲と粒度さえ決まれば、集める・そろえる・表に落とすところはAIに任せられます。この記事では、業務一覧表に落とす4ステップと、表に入れる6項目、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

業務の棚卸しが途中で止まる3つの理由

棚卸しが途中で止まるのは、担当者のやる気の問題ではありません。始める前に決めていないことが3つあって、そこで必ず手が止まります。

止まる理由	現場で起きること	先に決めておくこと
範囲が広すぎる	全社でやると宣言して、着手が半年先送りになる	1人ぶん・1週間ぶんに区切る
粒度がそろわない	「経理」と「請求書に印を押す」が同じ行に並ぶ	30分から半日で終わる単位に固定する
使い道が決まっていない	表は完成したが、誰も開かないまま古くなる	何のために作るかを1行で書く

いちばん多いのは粒度です。「経理」と書いた行と「振込データを作る」と書いた行が同じ表に並ぶと、件数を数える意味がなくなります。数えられない表は、引き継ぎにも人員配置にも使えません。

もう1つは使い道です。棚卸しは目的ではなく材料集めです。引き継ぎのためなのか、手順書を作るためなのか、外注の判断のためなのか。ここが決まっていないと、どこまで細かく書くかも決まりません。

引き継ぎのために作るなら、1業務1枚に落とすところまでが一続きです。書き方は引き継ぎ書の作り方にまとめています。

業務一覧表に落とす4ステップ

順番があります。いきなり表を埋めにいかず、集める・そろえる・並べる・印をつけるの4段階に分けてください。

#	やること	材料	目安
1	集める	1週間の予定表・メール送信箱・共有フォルダの更新履歴	1人あたり30分
2	そろえる	書き出した行を同じ粒度に直す	AIに下書きさせて15分
3	並べる	頻度の高い順に並べ替える	10分
4	印をつける	その人しかできない行に印をつける	本人と15分

ステップ1で白紙から書かせないでください。「あなたの仕事を全部書き出して」と頼むと、たいてい10行くらいで止まります。毎日やっている作業ほど、本人の意識に上がってきません。

予定表とメールの送信箱を材料にすると、書き出す作業が思い出す作業ではなくなります。先週1週間ぶんの送信メールを眺めるだけで、40件から60件は出てきます。

ステップ4の印が、この表のいちばん大事な列です。その人しかできない行が、会社の止まる場所です。件数を数えるためではなく、ここを見つけるために作ります。

業務一覧表に入れる6項目

列は増やさないほうが埋まります。次の6つで足ります。足りないと感じたら、使いはじめてから足してください。

#	項目	書き方	よくある抜け
1	業務名	動詞で終える（例：請求書を発行する）	「経理」など部署名で書いている
2	頻度	毎日・週次・月次・年次・不定期の5つから選ぶ	年次の仕事が丸ごと抜ける
3	1回あたりの時間	5分・30分・半日・1日の4段階でよい	正確に測ろうとして進まなくなる
4	担当	実際にやっている人の名前	建前の担当者を書いてしまう
5	代わりにできる人	いなければ空欄のままにする	空欄が気まずくて名前を埋めてしまう
6	手順の有無	あり・口伝え・なしの3つ	古い手順書を「あり」にしている

5列目を空欄のまま残せるかどうかで、この表の値打ちが決まります。代わりにできる人がいない行こそ、いちばん先に手を打つ場所です。埋めてしまうと、その情報が消えます。

3列目を正確に測ろうとする会社が多いのですが、分単位の精度は要りません。4段階で十分に順番はつきます。測定に時間をかけると、それ自体が新しい属人業務になります。

6列目が「口伝え」または「なし」で、5列目が空欄。この2つが重なった行から手順書を作ってください。作り方はマニュアル・手順書づくりをAIに任せる方法にまとめています。

AIに下書きさせるプロンプト3種

そのままコピーして使えます。材料を貼るだけで、そろえる作業と並べる作業が終わります。

プロンプト1｜1週間の予定表から業務を洗い出す

以下は、ある担当者の先週1週間の予定表と送信メールの件名です。ここから、その人がやっている業務を箇条書きで抜き出してください。
・1行につき1つ。動詞で終える形にそろえる（例：請求書を発行する）
・30分から半日で終わる単位にそろえる。部署名や役割名では書かない
・材料に出てこない業務は足さない
・同じ業務が複数回出てきたら1行にまとめ、回数を横に書く
（ここに予定表とメール件名を貼る）

「材料に出てこない業務は足さない」の一行を必ず入れてください。これがないと、AIは一般的な事務職の業務を補って、その会社に無い仕事まで並べます。あとで1件ずつ確かめる手間のほうが大きくなります。

プロンプト2｜粒度をそろえる

以下の業務リストを読み、粒度がそろっていない行を指摘してください。
・大きすぎる行は、分けるとしたらどう分かれるかを示す
・細かすぎる行は、どの行にまとめられるかを示す
・書き直しはせず、指摘だけを返してください
（ここに業務リストを貼る）

「書き直しはせず、指摘だけ」と縛ってください。縛らないと、正しい指摘に混ぜてリスト全体を書き換えて返してきます。自社の言葉で書いた業務名が、一般的な言い回しに置き換わったことに気づけなくなります。

プロンプト3｜その人しかできない行を洗い出す

以下の業務一覧表から、担当者が急に1週間休んだときに止まる行を抜き出してください。
・「代わりにできる人」が空欄で、かつ「手順の有無」が口伝えまたはなしの行を対象にする
・止まったときに何が起きるかを、表に書かれている情報の範囲で1行添える
・表から読み取れない行は作らない。判断できない行は「情報不足」と書く
（ここに業務一覧表を貼る）

この3本目が本題です。ここで出てきた行が、その会社でいちばん先に手を打つ場所です。件数が多くても慌てる必要はありません。頻度の高い順に3件だけ選んで、そこから手順書にしてください。

頭の中にしかない仕事を引き出す聞き方

予定表とメールから拾えるのは、記録が残る仕事だけです。電話1本で終わる調整や、判断だけして人に渡している仕事は、どの記録にも出てきません。

本人に「他にありますか」と聞いても出てきません。質問を具体的にしてください。次の3つが効きます。

聞き方	出てくるもの
先月、あなたに直接かかってきた電話は何の用件でしたか	記録に残らない調整・問い合わせ対応
あなたが休んだ日、誰かから連絡が来ましたか	その人しか答えられない仕事
去年のこの時期だけやった仕事はありますか	年1回の仕事（棚卸しから最も抜けやすい）

3つ目が抜けると、表は1年後に作り直しになります。年末調整、決算、免許や保険の更新。年に1回しか回らない仕事は、担当者本人でさえ普段は忘れています。

聞き取りの中身をその場で文章に落とす手順は引き継ぎ資料をAIに作らせる方法が近い作りです。話しながら書き出す形にすると、聞き取り1回で表と手順書の両方の材料が取れます。

一度作った表を古びさせない方法も決めておいてください。棚卸しは年1回の行事にすると必ず形だけになります。日々の報告から更新していく形は業務日報のテンプレートにまとめています。

AIに任せてはいけないこと

AIが得意なのは形をそろえることで、その仕事が本当に必要かを決めることではありません。要不要の判断を投げると、現場を見ていない答えが返ってきます。

任せてよい	人が決める
材料から業務を抜き出す	その仕事をやめてよいかどうか
粒度のばらつきを指摘させる	誰に引き継ぐか
頻度や担当で並べ替える	所要時間が実感と合っているか
止まる行を条件で抜き出す	空欄を空欄のまま残す判断

いちばん危ないのは、AIに「無駄な業務を指摘して」と頼むことです。表に書かれた1行の裏に、過去の失敗や取引先との約束が隠れていることがあります。表の情報だけでは、そこは読めません。

従業員の名前や取引先名をそのままAIに貼るかどうかは、社内で先に決めておく話です。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。「担当A」「◯◯社」に置き換えれば、表をそろえる用途には足ります。

業務一覧表の結果を人事評価や人員配置の判断に使う場合は、労務の話になります。
会社ごとに就業規則や評価制度の前提が違うため、この記事では触れていません。
社会保険労務士に、自社の制度と合わせて確認してください。