退職の挨拶メールの書き方｜送る時期と相手の順番、入れる6項目、そのまま使える例文6種（社外・社内・個別・返信）、件名と書かないこと、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年10月19日 2026年10月19日

Trash-B合同会社

会社を辞めるときは、社内と取引先へ挨拶メールを送ります。いつ、誰に、何をどこまで書いてよいかで手が止まる方も多いはずです。社員の退職を見送る経営者と、退職の挨拶メールを書く本人に向けて、社内向け・社外向けの書き方と、例文6種をまとめました。

結論からお伝えします。退職の挨拶メールは、「いつまで在籍するか」「これまでのお礼」「後任と連絡先」の3つが伝われば足ります。辞める理由や次の勤め先は書きません。取引先にとって大事なのは、明日から誰に連絡すればよいかです。この記事では、送る時期と順番、入れる6項目、そのまま使える例文6種をまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

退職の挨拶メールで、先に決める3つ

挨拶メールは本人が書きますが、書く前に会社と本人で決めておくことがあります。ここがあいまいなまま送ると、取引先から「この件は誰に聞けば」と問い合わせが来ます。

先に決めること	中身	決まっていないと起きること
社外に知らせてよい日と範囲	取引先へいつから伝えてよいか。どの取引先まで本人が送るか	社内で発表する前に、話が外に出る
後任と連絡先	誰が引き継ぐか。決まっていなければ、当面の窓口	相手が辞めた人のアドレスに送り続ける
最後の出社日と、メールが使える最後の日	有給休暇の消化があると、二つの日がずれる	返信が届かない期間ができる

少人数の会社では、ここを決めるのは経営者です。本人まかせにせず、退職が決まった時点で3つを一緒に確かめてください。担当が変わるだけの場合は異動の挨拶メールの書き方にまとめています。この記事は、会社を辞める本人が送る挨拶に絞って書きます。

送る時期と相手の順番

社外と社内では、送る時期が違います。社外は早めに、社内は最後の出社日に。下の時期は目安で、会社の決まりがあればそちらに合わせてください。

相手	送る時期の目安	手段	ひとこと
① よく連絡する取引先	最後の出社日の2週間前まで	後任と訪問か電話のあとにメール	大事な相手は、メールだけで済ませない
② そのほかの取引先	最後の出社日の1週間前まで	メール（1通ずつか、BCCで一斉）	後任の名前と連絡先を必ず入れる
③ 社内の関係者	最後の出社日（夕方）	社内メール・チャット	お礼を中心に短く
④ 社内で特にお世話になった人	最後の出社日の前後	直接か、個別のメール	一斉のメールとは別に送る

社内向けを早く送りすぎると、残りの日に「もう辞めた人」として扱われ、引き継ぎの相談がしにくくなります。反対に社外向けを最後の日まで延ばすと、後任の紹介が間に合いません。この逆の順番だけ覚えておけば迷いません。

挨拶メールに入れる6項目

社内向けでも社外向けでも、入れる項目はほぼ同じです。社外向けは③と④を、社内向けは②を厚くします。

項目	書くこと	書き方の例
① 退職の事実	最後の在籍日	10月31日をもちまして、退職することになりました
② これまでのお礼	一緒にした仕事を1つ添える	〇〇の立ち上げでは大変お世話になりました
③ 後任の紹介	後任の名前、部署、連絡先	後任は〇〇です。電話〇〇、メール〇〇
④ 引き継ぎの状況	進めている件をどうするか	進行中の〇〇の件は、〇〇が引き継いでおります
⑤ 連絡が届く最後の日	このアドレスがいつまで使えるか	このメールアドレスは10月31日まで使えます
⑥ 結びと名前	相手の今後を願う言葉、署名	皆様のご健康とご発展をお祈りしております

いちばん大事なのは③と⑤です。後任の連絡先と、自分のアドレスがいつまで使えるかを書きます。相手はこのメールを保存して、あとで連絡先を探します。後任が決まっていないときは「決まり次第、〇〇からあらためてご連絡します」と書き、会社の代表の窓口を入れてください。

件名と、送るときの決まり

挨拶メールは、件名で中身が分かるようにします。件名に「退職」と自分の名前を入れると、受け取った人があとで探しやすくなります。

場面	件名の例
社外へ（後任あり）	退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社〇〇　〇〇）
社外へ（一斉）	退職のご挨拶（株式会社〇〇　〇〇）
社内へ	退職のご挨拶（営業部　〇〇）
返信	Re：退職のご挨拶（件名はそのまま）

送るときの決まりは3つです。

決まり	理由
社外に一斉に送るときは、宛先を全員BCCにする	取引先どうしにメールアドレスが見えてしまう
後任をCCに入れる（1通ずつ送る相手のとき）	返信が後任にも届き、そのまま引き継げる
送る前に、宛先の一覧を後任と見比べる	送り漏れの取引先を、後任が拾える

辞めたあとに届くメールをどうするか（自動の返信を置くか、後任へ転送するか）は、会社の決まりで決めます。本人が勝手に転送の設定をしないよう、経営者から先に伝えておくと安心です。

そのまま使える例文6種

〇〇と日付を置き換えて使ってください。例文の日付や部署名は見本です。

例文1｜社外へ（後任を紹介する）

件名：退職のご挨拶と後任のご紹介（株式会社〇〇　〇〇）

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

私事で恐縮ですが、10月31日をもちまして退職することになりました。
在職中は〇〇の件をはじめ、大変お世話になりました。心よりお礼申し上げます。

後任は、営業部の〇〇が担当します。
電話：〇〇　メール：〇〇
進めている〇〇の件も、〇〇が引き継いでおります。
近いうちに、〇〇と一緒にご挨拶にうかがいます。

このメールアドレスは10月31日まで使えます。
貴社のますますのご発展をお祈りしております。

例文2｜社外へ一斉に送る（BCC）

件名：退職のご挨拶（株式会社〇〇　〇〇）

お取引先各位

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
このメールは、関係の皆様にBCCでお送りしています。

10月31日をもちまして、退職することになりました。
これまでのご厚情に、心よりお礼申し上げます。

11月1日からは、下記の者が担当します。
営業部　〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

ご不便をおかけしないよう引き継ぎを進めております。
皆様のご健康とご発展をお祈りしております。

例文3｜社内へ（最後の出社日）

件名：退職のご挨拶（営業部　〇〇）

皆様

お疲れさまです。営業部の〇〇です。
本日が最後の出社日となりました。10月31日付で退職します。

〇年間、本当にお世話になりました。
〇〇の立ち上げで、遅くまで一緒に資料をつくったことは忘れません。

担当していたお客様は〇〇さんへ引き継ぎました。
引き継ぎ書は共有フォルダの〇〇に置いています。

皆様のご活躍を、心からお祈りしています。
ありがとうございました。

例文4｜社内でお世話になった人へ（個別）

件名：お礼とご挨拶（営業部　〇〇）

〇〇さん

お疲れさまです。〇〇です。
本日で最後の出社となりましたので、個別にお礼をお伝えしたくご連絡しました。

入社したばかりのころ、〇〇の進め方を一から教えていただいたことを、今でもよく覚えています。
〇〇さんがいなければ、ここまで続けられませんでした。

直接ご挨拶できればと思いますが、まずはメールでお礼を申し上げます。
本当にありがとうございました。

例文5｜後任がまだ決まっていないとき（社外）

件名：退職のご挨拶（株式会社〇〇　〇〇）

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

10月31日をもちまして、退職することになりました。
在職中のご厚情に、心よりお礼申し上げます。

後任は現在調整中で、決まり次第、弊社の〇〇からあらためてご連絡します。
それまでのお問い合わせは、下記の窓口までお願いいたします。
代表電話：〇〇　メール：〇〇

ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

例文6｜退職の挨拶への返信

件名：Re：退職のご挨拶と後任のご紹介

〇〇様

ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
〇〇の件では、いつも早く動いていただき助かりました。

新しい道でのご活躍をお祈りしています。
後任の〇〇様にも、どうぞよろしくお伝えください。

担当を引き継ぐときは、挨拶と一緒に引き継ぎ書を用意します。何を書くかは引き継ぎ書のテンプレートと書き方にまとめています。

書かないほうがよいこと

挨拶メールは、相手が保存して読み返すものです。あとで困る書き方は、最初から入れません。

書かないほうがよいこと	理由	代わりの書き方
退職の理由や、会社への不満	社外の相手には関係がない。会社の印象を下げる	「一身上の都合により」も書かず、事実だけ
次の勤め先や、独立の予定	取引先との約束や会社の決まりに触れることがある	書くかどうかは、送る前に会社と相談する
個人の携帯番号や私用のメール	会社の窓口が分かれてしまう	後任と会社の連絡先にまとめる
後任への不安や、引き継ぎの愚痴	相手が後任を信用しにくくなる	「〇〇が引き継いでおります」と言い切る
ほかの取引先の名前や、進めている件の金額	一斉に送ると、ほかの相手にも見える	1通ずつ送るメールの中だけにする
「しばらく」「近日中」	いつか分からない	日付を書く。決まっていなければ、いつ知らせるかを書く

次の勤め先を取引先に伝えてよいかや、辞めたあとに取引先と連絡を取ってよいかは、就業規則や会社との約束によって変わります。この記事では結論を書きません。迷うときは、送る前に会社と文面を確かめてください。経営者の側は、退職が決まった時点で「何を書いてよいか」を本人に伝えておくと、行き違いが起きません。

退職のあとに在職証明書を頼まれることもあります。書き方は退職証明書と在職証明書の作り方にまとめています。

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

挨拶メールは、決まった事実さえあれば、AIに下書きさせやすい文書です。相手ごとに書き分ける手間を、AIに渡せます。そのままコピーして使える3つを載せます。

プロンプト1｜社外・社内・個別の3通をまとめてつくる

退職の挨拶メールを3通つくってください。
1. 社外の取引先向け（後任の紹介つき）
2. 社内の関係者向け（最後の出社日に送る）
3. 社内で特にお世話になった人へ、個別のお礼

条件：
・件名もつける。件名に「退職」と、私の部署と名前を入れる
・後任の名前と連絡先、このアドレスが使える最後の日は、社外向けの本文に必ず入れる
・退職の理由、次の勤め先、会社への不満は書かない
・下にない事実は足さない。分からない所は〇〇のままにする

＜決まっていること＞
・最後の在籍日と、最後の出社日：
・後任の名前と部署：（連絡先は〇〇のままでよい）
・お世話になった仕事を1つ：
・引き継いだ件：

プロンプト2｜書いたメールを、受け取る取引先の目で点検する

下の退職の挨拶メールを、受け取った取引先の立場で点検してください。

見てほしいこと：
・明日から誰に連絡すればよいか、すぐ分かるか
・このアドレスがいつまで使えるか、書いてあるか
・日付と曜日、部署名に食い違いがないか
・退職の理由や次の勤め先など、書かなくてよいことが入っていないか
・一斉に送ると、ほかの相手に見えて困る内容がないか

直した文は書かず、気になる所と理由だけを表にしてください。

＜メール＞
（ここに貼る）

プロンプト3｜送る相手の一覧と、引き継ぎの段取り表をつくる

下の取引先の一覧をもとに、退職の挨拶の段取り表をつくってください。

表の列：
取引先（社名だけ）・送り方（後任と訪問、電話のあとメール、一斉BCC）・送る日・後任が同席するか・済んだら印

分け方の目安：
・この半年で連絡の多い相手は、後任と訪問か電話のあとにメール
・それ以外は、一斉BCC
・送る日は、最後の出社日の2週間前から1週間前までに収める

＜最後の出社日＞
＜取引先の一覧＞
（社名と、この半年の連絡の多さだけを書く）

AIに任せてよいこと	人が決めること
決めた事実から、相手ごとの文面をつくる	社外に知らせてよい日
件名と結びの言葉を整える	後任を誰にするか
書かないほうがよい言葉を見つける	次の勤め先を書いてよいか
送る相手の段取り表をつくる	辞めたあとに届くメールの扱い

AIに渡すのは、日付や部署名などの決まった事実だけにします。取引先の担当者の名前、メールアドレス、取引の金額は入れません。宛名は「〇〇様」のままつくらせ、送るときに人が入れます。線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報で先に確かめてください。条件を並べて渡す指示の書き方はAIプロンプトの書き方にまとめています。