引き継ぎ書の作り方｜コピーして使えるテンプレートと1業務1枚の書き方【2026年版】
Trash-B合同会社担当者の異動や退職が決まって、引き継ぎ書を用意することになった。ネットで探すとテンプレートは山ほど出てくるのに、いざ開くと何をどこまで書けばいいのか分からず手が止まる。引き継ぐ側の方と、受け取る人の負担を減らしたい社長に向けて書いています。
結論から言うと、引き継ぎ書でつまずくのは様式のせいではありません。「どこまでを1枚に書くか」が決まっていないからです。この記事では、ダウンロードなしでそのままコピーして使えるテンプレートと、1枚に収める粒度の決め方をご紹介します。
テンプレートを手で埋める代わりに、下書きをAIへ渡す選択肢を記事の最後にまとめています →
引き継ぎ書と業務マニュアルは別物
手が止まる原因の多くは、この2つを1枚に詰め込もうとしていることです。役割が違うので、分けて考えると一気に書きやすくなります。
| 引き継ぎ書 | 業務マニュアル | |
|---|---|---|
| 目的 | 担当が替わる期間を乗り切る | 誰がやっても同じ品質にする |
| 読む人 | 後任者ひとり | その業務に関わる全員 |
| 寿命 | 数週間から数か月で役目を終える | 更新しながら使い続ける |
| 中身 | 今かかえている案件・締切・連絡先・引き渡すもの | 手順・判断基準・例外処理 |
| 分量の目安 | 1業務あたり1枚 | 必要なだけ |
引き継ぎ書は「いま止まっている案件を落とさないためのメモ」です。手順の完全な解説を入れようとすると終わりません。手順のほうは業務マニュアルに寄せて、引き継ぎ書からはリンクや置き場所を示すだけにします。
コピーして使える引き継ぎ書テンプレート
下のテキストをそのまま選択してコピーし、Google ドキュメントやWord、社内の共有メモに貼り付けてお使いください。会員登録もダウンロードも不要です。角カッコの中を書き換えるだけで形になります。
■ 業務名：［例：請求書の発行と入金確認］ ■ 前任者：［氏名］ ■ 後任者：［氏名］ ■ 作成日：［YYYY/MM/DD］ 【1】この業務は何のためにあるか ［例：毎月の売上を確定させ、入金の遅れを早く見つけるため］ 【2】いつやるか ［例：毎月1日〜5日に発行、25日に入金確認。締切は月末］ 【3】使うもの・置き場所 ・システム／ツール：［名称と、ログイン情報の保管場所］ ・ファイル：［共有フォルダのパス。ファイル名まで書く］ 【4】手順（番号つき・詳しくはマニュアルへ） 1. ［ ］ 2. ［ ］ 3. ［ ］ ※詳細手順：［マニュアルのURLまたは置き場所］ 【5】判断が要る場面と、その基準 ・［例：値引きの依頼が来たら → 5%までは担当判断、超えたら社長へ］ 【6】例外・イレギュラー ・［例：A社だけ請求書の様式が違う。B社は月2回締め］ 【7】関係する人と連絡手段 ・社内：［部署・氏名・連絡方法］ ・社外：［会社名・部署・連絡方法］ 【8】いま動いている案件（★ここが引き継ぎ書の本体） ・案件名：［ ］／状況：［どこまで進んだか］／次の一手：［誰が何をいつまでに］ ・案件名：［ ］／状況：［ ］／次の一手：［ ］ 【9】引き渡すもの ・［鍵・カード・端末・アカウント・書類など］ 【10】前任者に聞ける期間 ・［例：9月30日まで。以降は◯◯部の△△へ］
【8】が引き継ぎ書の中心です。他の項目はマニュアルや台帳と重なりますが、「いま止まっている案件の状況」だけは、その人の頭の中にしかありません。ここが抜けたまま担当が替わると、取引先からの連絡で初めて気づくことになります。
1業務1枚にする（粒度の決め方）
「経理業務」で1枚にすると、中身が多すぎて誰も読み切れません。かといって作業ひとつずつに分けると枚数が増えすぎます。目安はこれです。
- 止まると誰かが困る単位で切る：請求書の発行が止まると入金が遅れる。だから「請求書の発行と入金確認」で1枚
- 締切が同じものはまとめる：月末締めの作業は1枚に入れてよい。年1回の作業は別の紙にする
- 相手が違うものは分ける：社内向けと取引先向けは、連絡先も判断基準も変わるので混ぜない
この切り方で数えると、ひとりが持っている業務はだいたい5枚から15枚に収まります。全部を同じ熱量で書く必要はありません。止まったときの影響が大きい順に書いて、時間が足りなければ下のほうは箇条書きだけで構いません。
会社側が用意する引き継ぎ計画表
引き継ぎ書は前任者が書くものですが、「何を、いつまでに、どの順で引き継ぐか」を決めるのは会社側の仕事です。ここが白紙のまま「引き継ぎよろしく」と言われると、前任者は何から手をつけていいか分かりません。
| 業務 | 止まったときの影響 | 引き継ぎ方法 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 請求書の発行 | 大（入金が遅れる） | 書面＋同席1回 | 8/20 |
| 取引先A社の窓口 | 大（関係が切れる） | 書面＋同行あいさつ | 8/25 |
| 備品の発注 | 小 | 書面のみ | 8/31 |
※日付と業務名は記入例です。
「引き継ぎ方法」の欄が効きます。書面だけで済むもの、1回同席が要るもの、取引先へのあいさつが要るものは、必要な日数がまったく違います。ここを先に決めておくと、退職日の直前に慌てずに済みます。
引き継ぎ書に書いてはいけないもの
引き継ぎ書はコピーされて出回ります。共有フォルダに置いたまま何年も残り、退職者の私物PCに残っていることもあります。次のものは書かないでください。
- パスワード・暗証番号・APIキー：どこに保管してあるかだけを書きます
- 口座番号・カード番号：同じく保管場所のみ
- 取引先の担当者の個人的な情報：好みや家族の話は、業務に必要な範囲を超えます
- 人物評：「あの人は面倒」といった記述は、本人の目に触れた時点で問題になります
AIを使って引き継ぎ書を整える場合も同じです。何を入れてよくて何がだめかは、会社でAIに入れていい情報・ダメな情報で整理しています。
白紙が埋まらないときの進め方
テンプレートを配っても手が止まる場合、原因は書く気がないことではありません。毎日やっていることほど、言葉にする経験がないためです。
そういうときは、書かせるのをやめて話してもらうところから始めます。誰かに口頭で説明してもらい、その内容をあとから文章の形に整える。この順番なら、書くのが苦手な方でも中身が出てきます。
話した内容をAIに整えてもらい、抜けている点をAIから質問させる具体的な手順は、引き継ぎ資料をAI（Claude）に作らせる方法にプロンプト例つきでまとめています。上のテンプレートと組み合わせると、【1】から【7】までは説明を聞きながら埋まっていきます。
まずは1業務、1枚から
全業務を一度に書き出そうとすると、たいてい途中で止まります。「この人が抜けたら真っ先に困る」と思い浮かんだ業務、ひとつだけをテンプレートに落としてみてください。1枚できれば、残りは同じ形をなぞるだけになります。
書き出した内容は、担当が替わる期間だけのものではありません。業務の進め方を文書にしておくと、そのままAIに読ませる材料になります。何をどこまで任せられるかはAI導入で何をつくるのかでご説明しています。
引き継ぎ書づくりの先で、店舗ごとにばらばらだった事務作業を1か所に集めた実例は、創業約50年の小売業様の事例（CASE 02）でご紹介しています。人に張りついていた仕事が、どう会社の仕組みに変わったかをご覧いただけます。
「うちの業務、どの単位で1枚にすればいいのか」
そんな段階のご相談から、30分で一緒に整理できます。
この記事に出てきた仕事、AIに任せると
テンプレートに書き込む中身を思い出す作業が、いちばん時間を取られます。日々の仕事を口で説明して文字に起こすところから、AIに手伝わせることができます。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
営業のお電話もしません。
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