引き継ぎ資料をAI（Claude）に作らせる方法｜「頭の中にしかない仕事」を書き出す手順とプロンプト例【2026年版】

2026年8月8日 2026年8月9日

Trash-B合同会社

担当者の退職が決まった。あるいは自分が別の仕事に移ることになった。引き継ぎ資料を作らないといけないのに、手が動かない。そんな状況で読んでいる方に向けて書いています。

結論から言うと、引き継ぎ資料はゼロから書くものではなく、話した内容をAIに整えてもらって、抜けを指摘させるものです。この順番にすると、これまで半日かかっていた作業が30分程度で形になります。

引き継ぎ資料が書けない本当の理由

「引き継ぎ書テンプレート」で検索すると、書式はいくらでも見つかります。それでも資料が完成しないのは、テンプレートがないからではありません。埋めるべき中身が、本人の頭の中にしかないからです。

しかも厄介なことに、本人は自分が何を知っているかを自覚していません。毎日やっていることは、意識せずにできてしまいます。「この取引先だけ請求書の締めが違う」「このファイルは月曜の朝に更新しないと間に合わない」。こうした前提は、聞かれなければ思い出しません。

だから引き継ぎ資料づくりで大事なのは、書式を用意することではなく、本人に質問して思い出させることです。そして、この「質問する役」はAIが得意とするところです。

やり方は3ステップ

作業しながら口で説明する：スマホの音声入力か録音で構いません。「まずこれを開いて、次にここを見て…」という話し言葉のままで大丈夫です
その文字列をAIに渡して、引き継ぎ資料の形に整えてもらう：項目立てして、抜けている前提を質問させます
AIの質問に答えて、埋めていく：ここが肝心です。質問されると思い出します。白紙に向かって思い出そうとするより、はるかに速く出てきます

音声入力のやり方は日報編で詳しく書いています。同じ方法が使えます。教育用のマニュアルを整えたい場合はマニュアル・手順書づくり編もあわせてどうぞ。

そのまま使えるプロンプト例3つ

例1：口頭の説明を引き継ぎ資料の形にする

次の説明を、後任者向けの引き継ぎ資料にしてください。「作業の目的／手順／使うファイルやシステム／関係する社内外の相手／注意点」の5項目に整理してください。説明に含まれていない内容は絶対に補わないでください。不明な箇所は「要確認」と明記し、最後に質問としてまとめてください。
--- 説明 ---
（音声入力した文字列を貼る）

「含まれていない内容は補わないでください」を必ず入れてください。これがないと、AIは一般論で穴を埋めます。自社のやり方と違う手順が、もっともらしく紛れ込みます。引き継ぎ資料でこれが起きると、後任者が間違ったやり方を正解だと思って覚えてしまいます。

例2：AIに質問させて「暗黙のルール」を引き出す

あなたは、この業務を引き継ぐ後任者です。下記の引き継ぎ資料を読んで、実際に自分がこの仕事をやると想定したときに困りそうなこと・判断に迷いそうなことを、質問の形で10個挙げてください。「例外的な処理」「相手によって対応を変えている点」「時期によって変わる作業」に特に注意してください。答えは不要です。質問だけ出してください。
--- 引き継ぎ資料 ---
（例1で作った資料を貼る）

これがこの記事でいちばんお伝えしたい使い方です。出てきた質問に答えていくと、自分でも忘れていた例外処理が次々に出てきます。「そういえばA社だけ月末締めじゃない」「繁忙期は手順が変わる」。白紙に向かって思い出すのは難しくても、質問されれば答えられます。

10個の質問のうち、半分も答えられれば十分です。答えられなかった質問は、そのまま「後任者が確認すべきこと」として資料に残しておけば、引き継ぎ後の事故を防げます。

例3：後任者がつまずく箇所を先回りする

次の引き継ぎ資料を、この業務をまったく知らない人が読んで、そのとおりに作業できるかという観点で確認してください。社内でしか通じない略語、説明なしに出てくる固有名詞、前提知識が必要な箇所を指摘してください。文章を書き換えるのではなく、指摘だけしてください。
--- 引き継ぎ資料 ---
（資料を貼る）

社内の略語や「例のファイル」といった書き方は、本人には自然でも後任者には通じません。「書き換えるのではなく指摘だけ」と縛るのがコツです。そうしないと、AIが勝手に文章を作り直してしまい、事実と違う内容が混ざることがあります。