退職証明書と在職証明書の作り方｜違いと入れる項目、使い道別の型3種とAI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月20日 2026年9月20日

Trash-B合同会社

先月辞めた元従業員から「退職証明書を出してほしい」と電話が来た。社内に使える雛形がなく、何をどこまで書けばいいのか分からない。従業員を雇っている会社の経営者に向けて書いています。人の出入りが少ない会社ほど、急に頼まれて慌ててしまう書類です。

結論からお伝えします。退職証明書で困るのは、本人が求めていない項目まで書いてしまうことです。退職証明書は労働基準法に定めがあり、書いてよい項目と書いてはいけない項目が決まっています。在職証明書には労働基準法の定めがなく、提出先が求める項目に合わせて作ります。同じ「証明書」でも、作り方の起点が違います。請求の受付から下書きまでは、AI（Claude）に任せられます。この記事では、2つの違い、入れる項目、請求を受けたときの流れ、使い道別の型3種をまとめました。コピーして使えるプロンプトもご紹介します。

証明書づくりでつまずく3つのパターン

証明書を出すこと自体は、多くの会社で年に数回あります。困りごとは、頼まれたときの受け方で3つに分かれて出てきます。

つまずき	会社で起きること	直し方
本人が求めていない項目まで書く	「在籍期間を証明してほしい」と頼まれたのに、前に使った雛形のまま退職理由の欄まで埋めて渡した	請求された項目をまず紙に残し、その項目だけを書く
退職証明書と離職票を取り違える	本人は失業給付の手続きのために離職票を待っていたのに、会社は退職証明書を送って済んだと思っていた	何に使う書類なのかを、受付のときに1行で聞いておく
在職証明書の項目を会社の都合で決める	賃貸の審査用に出した証明書に年収の欄がなく、本人が不動産会社から出し直しを求められた	提出先から指定の様式や項目が出ていないかを、先に本人に確かめてもらう

3つに共通しているのは、「何のために、どの項目を証明してほしいのか」を聞かずに書き始めている点です。雇い入れのときの書面がそろっていないと、証明書に書く入社日や業務の種類を探すところから始まります。労働条件通知書の作り方で、入口の書面から整えておくと、証明書は写すだけになります。

退職証明書と在職証明書の違い

どちらも会社が働いていた事実を証明する書類です。けれど、法律との関係と、項目を決める人が違います。

見るところ	退職証明書	在職証明書
誰が頼むか	辞めた人、または辞める人	今働いている人
法律の定め	労働基準法第22条に定めがある	労働基準法に交付の定めはない
項目を決める人	法律の範囲の中で、本人が請求した項目	提出先（不動産会社・金融機関・転職先・自治体など）
よくある使い道	転職先への提出、次の職場での手続き	賃貸の審査、ローンの申し込み、保育園の手続き

退職証明書について、労働基準法第22条第1項は次のように定めています。「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。）について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。」（出典＝e-Gov法令検索・労働基準法）。

在職証明書は、会社によって呼び方も書式もばらばらです。保育園の手続きでは、自治体が決めた「就労証明書」の様式を求められる場面があります。会社の雛形で作る前に、提出先の様式が無いかを確かめてください。様式があるなら、会社の雛形は使いません。

もう1つ、よく混ざるのが離職票です。離職票は雇用保険の手続きに使う書類で、退職証明書とは別物です。手続きの細かな流れは、会社を管轄するハローワークに確認してください。

入れる項目と、書いてはいけないこと

退職証明書に書ける項目は、法律で5つに決まっています。ただし、5つ全部を書くのではなく、本人が請求した項目だけを書きます。

項目	書くこと	会社で確かめる元の書類
1. 使用期間	入社日と退職日	労働条件通知書、従業員名簿
2. 業務の種類	担当していた仕事の内容	労働条件通知書、業務分担の一覧
3. その事業における地位	役職や立場	辞令、組織図
4. 賃金	退職時点の基本給や手当	賃金台帳
5. 退職の事由	自己都合、契約期間の満了など。解雇の場合はその理由を含む	退職届、解雇の通知、契約書

書いてはいけないことも、同じ第22条に書かれています。第3項は「前二項の証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならない。」、第4項は証明書に「秘密の記号を記入してはならない。」と定めています。そして労働基準法第120条では、第22条第1項から第3項までに違反した者は「三十万円以下の罰金に処する。」とされています（出典＝e-Gov法令検索・労働基準法）。

つまり、親切のつもりで欄を全部埋めるのが、いちばん危ない書き方です。本人が「期間と業務の種類だけ」と言ったなら、退職の事由の欄は作らないか、空けたまま渡します。

在職証明書は、提出先の指定が無ければ次の項目が土台になります。年収や勤務時間は求められたときだけ足してください。

項目	書くこと
氏名と生年月日	本人確認のため。住所は提出先から求められたときだけ
入社日	在籍期間を示す起点
雇用形態と職種	正社員、パートなど。担当している仕事
証明日と会社の記名押印	会社名、所在地、代表者名、担当者の連絡先
（求められたときだけ）年収・勤務時間	賃金台帳の数字から写す。見込みの金額は書かない

請求を受けてから渡すまでの流れ

証明書は、書く作業より受ける作業のほうが大事です。次の5つの手順を、毎回同じ順番で回してください。

手順	やること	残すもの
1. 受け付ける	誰から、いつ、どの証明書の請求があったかを記録する	受付の紙（型3）
2. 項目を確かめる	証明してほしい項目と使い道、提出先の様式の有無を本人に確かめる	受付の紙のチェック欄
3. 元の書類から写す	入社日、業務の種類、賃金を、記憶ではなく書類から写す	参照した書類の名前
4. 別の人が読み合わせる	書いた人とは別の人が、請求された項目と一致しているかを見る	確認者の名前と日付
5. 渡して控えを取る	渡した日と方法（手渡し・郵送）を記録し、控えを保管する	控えと送付の記録

2番の「項目を確かめる」を電話だけで済ませないでください。口頭だと、あとで「退職理由は書かないでと言った」「言っていない」の話になります。メールや受付の紙で、本人の言葉のまま残しておくと、4番の読み合わせもその紙を見るだけで済みます。

控えは、本人の従業員名簿と同じ場所に置きます。名簿の書き方がまだ決まっていない場合は、従業員名簿の作り方と合わせてください。入社から退職、証明書の発行までが1人1冊にまとまります。

そのまま使える型3種（使い道別）

中小企業でよく出てくるのは、次の3つの書類です。◯の部分を埋めれば、そのまま下書きになります。型1は、本人が請求した項目の行だけを残して使ってください。

型1｜退職証明書（請求された項目だけを残す）

退職証明書

◯◯◯◯ 殿

以下の事項について、あなたの請求に基づき証明します。

【使用期間】　◯年◯月◯日 から ◯年◯月◯日 まで
【業務の種類】◯◯◯◯
【地位】　　　◯◯◯◯
【賃金】　　　基本給 月額◯◯◯円（◯年◯月時点）
【退職の事由】◯◯◯◯

※ 請求のなかった項目の行は削除してから交付する

　◯年◯月◯日
　所在地
　会社名
　代表者名　　　　　　　　　印

型2｜在職証明書（提出先の指定が無いとき）

在職証明書

氏名　　　◯◯◯◯
生年月日　◯年◯月◯日

上記の者は、当社に次のとおり在職していることを証明します。

【入社日】　　◯年◯月◯日
【雇用形態】　◯◯（正社員・パートなど）
【職種】　　　◯◯◯◯
（求められた場合のみ）
【年収】　　　◯◯◯円（◯年分）
【勤務時間】　週◯時間

提出先　◯◯◯◯
用途　　◯◯◯◯

　◯年◯月◯日
　所在地
　会社名
　代表者名　　　　　　　　　印
　担当者・連絡先　◯◯◯◯

型3｜証明書の請求受付票（社内用）

証明書 請求受付票

受付日　　◯年◯月◯日　　受付者　◯◯◯◯
請求者　　◯◯◯◯（在職中・退職済み）
受け方　　電話・メール・来社

■ 請求された証明書
□ 退職証明書　□ 在職証明書　□ その他（◯◯◯◯）

■ 証明してほしい項目（本人の言葉のまま）
□ 使用期間　□ 業務の種類　□ 地位　□ 賃金　□ 退職の事由
□ その他（◯◯◯◯）

■ 使い道と提出先
使い道　◯◯◯◯　　提出先の様式　あり・なし

■ 作成と確認
作成者　◯◯◯◯　　確認者　◯◯◯◯　　確認日　◯月◯日

■ 交付
交付日　◯月◯日　　方法　手渡し・郵送　　控えの保管場所　◯◯◯◯

3つのうち、いちばん先に用意してほしいのは型3の受付票です。受付票があれば、請求された項目が紙に残り、型1で消す行も迷いません。入社のときに交わす書面をまだそろえていない場合は、入社誓約書と身元保証書の作り方も合わせてご覧ください。

AIに下書きさせるプロンプト3種

証明書づくりで時間を取られるのは、文面を考える部分ではありません。請求の中身を整理して、書いてよい項目を決める部分です。そこはAIに手伝わせられます。以下はコピーしてそのまま使えます。氏名や金額は「◯」のまま渡し、仕上げは社内で埋めてください。

プロンプト1｜請求のメールから、受付票を埋めさせる

あなたは中小企業の総務担当です。下の「届いたメール」を読んで、証明書の請求受付票を埋めてください。

【受付票の項目】
・請求された証明書の種類
・証明してほしい項目（本人の言葉をそのまま引用する）
・使い道と提出先
・提出先の様式があるかどうか
・本人に聞き返す必要があること

【条件】
・メールに書かれていない項目は「記載なし」と書き、推測で埋めない
・本人に聞き返す文は、1つの質問につき1文にする
・氏名、住所、金額は「◯」に置き換えて出す

【届いたメール】
（ここに貼る。氏名や連絡先は消してから貼る）

プロンプト2｜受付票から、証明書の下書きを作らせる

下の「受付票」をもとに、証明書の下書きを作ってください。

【出し方】
・受付票で請求された項目の行だけを出す
・請求されていない項目は、欄ごと出さない
・日付、氏名、金額はすべて「◯」の空欄にする
・末尾に、会社名・所在地・代表者名・押印の欄を置く

【条件】
・請求されていない項目を「参考までに」と足さない
・退職の理由について、受付票にない言い回しを足さない
・法的に問題がないかの判断は書かない

【受付票】
（ここに貼る）

プロンプト3｜できた証明書と受付票を読み合わせさせる

下の「受付票」と「証明書の案」を読み比べて、次の3つを一覧にしてください。

【1】受付票で請求されていないのに、証明書に書かれている項目
【2】受付票で請求されているのに、証明書に抜けている項目
【3】証明書の中で、空欄のまま残っている箇所

【出し方】
・「番号／受付票の記載／証明書の記載／気づいた点」の4列の表
・直し方の提案はしない。食い違いを並べるだけにする

【受付票】
（ここに貼る）

【証明書の案】
（ここに貼る）

プロンプト2で「請求されていない項目を足さない」と縛っているのには理由があります。AIに書類を任せると、親切のつもりで欄をそろえ、よく使われる項目を足してきます。退職証明書では、その親切が第22条第3項に触れる書き方になります。

狙ったものが出てこないときは、条件を足すより先に、受付票の中身が渡せているかを見てください。勘どころはAIへの指示（プロンプト）の書き方にまとめています。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
請求のメールを読んで、受付票の項目に振り分ける	本人に何を聞き返すか、どう伝えるか
受付票をもとに、証明書の下書きを作る	証明書に書く日付・金額・事由が事実と合っているか
受付票と証明書を読み合わせ、食い違いを並べる	食い違いをどう直すか、誰が最後に確認するか
提出先の様式に合わせて、項目の並びを整える	解雇の理由をどう書くか（社会保険労務士や弁護士に確認する）
発行した証明書の一覧を作る	離職票など雇用保険の手続き（ハローワークに確認する）

いちばん気をつけたいのは、賃金台帳や退職届をそのまま貼ることです。そこには本人の氏名、住所、給与の額、辞めた理由が並んでいます。本人は、その書類が会社のAIに渡ることを知りません。型を整えたいだけなら、名前と金額を伏せた受付票で足ります。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

もう1つ、解雇にかかわる証明書の文面をAIに決めさせないでください。解雇の理由の書き方は、その後の話し合いや争いに直結します。社会保険労務士や弁護士に確認する範囲です。書面を作る作業と、書いてよいかを決める判断は、別の人が担当する仕事だと考えてください。