お悔やみメールの書き方｜メールで伝えてよい場面と送る時期、入れる5項目とそのまま使える例文5種、使わないほうがよい言葉と社内の決まり、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年10月11日 2026年10月11日

Trash-B合同会社

取引先やお客様、従業員から訃報が届いた。すぐに言葉を伝えたいのに、何を書けば失礼にならないかが分からず、手が止まってしまう。メールで伝えてよいのかどうかも迷う。そんな場面に備えておきたい経営者と、連絡の窓口を任された方に向けて書いています。

結論からお伝えします。お悔やみメールは、短く、早く、相手に返信を求めない形で送ります。入れるのは5項目だけで、時候の挨拶や近況は書きません。ただし、メールは略式の伝え方です。相手との関係によっては、弔電や手紙、弔問を選ぶほうがよい場面もあります。この記事では、メールで伝えてよい場面の見分け方と例文5種を並べました。使わないほうがよい言葉と、AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

お悔やみをメールで伝えてよい場面、避けたほうがよい場面

お悔やみは、本来は弔問や手紙、弔電で伝えるものとされています。メールは略式ですが、すぐに気持ちを届けられる手段でもあります。迷ったときは、訃報がどの手段で届いたかを目安にしてください。

場面	メールでよいか	考え方
相手からメールやチャットで訃報が届いた	よい	同じ手段で返すのが相手の負担になりにくい
ふだんからメールでやり取りしている担当者	よい	短い文面で、仕事の心配はいらないことも伝える
自社の従業員から連絡が来た	よい	休みと仕事の引き受けを先に伝えると安心される
取引先の代表や役員が亡くなった	メールだけにしない	弔電や供花、参列を社内の決まりに沿って判断する
長くお世話になった方、年配の方	メールだけにしない	手紙や弔問のほうが気持ちが伝わる
人づてに聞いただけで、公表されていない	送らない	相手が知らせたい範囲を超えてしまう

送る時期は、訃報を知ったらなるべく早くが基本です。葬儀の後に知った場合も、知った時点で送ってかまいません。その場合は「存じ上げず、お悔やみが遅れました」と一言添えます。

メールを送った後に、弔電や香典、供花を別に手配することもあります。メールは「まず気持ちを伝える」ためのものと考えると、どちらを選ぶかで迷いにくくなります。

入れる5項目と書く順番

お悔やみメールは、ふだんのビジネスメールと形が違います。「拝啓」などの頭語、時候の挨拶、近況は書きません。入れるのは次の5項目です。

順番	項目	書き方	例
①	件名	一目でお悔やみと分かり、差出人も分かる	「お悔やみ申し上げます（〇〇株式会社　〇〇）」
②	お悔やみの言葉	前置きなしで、最初の1文に書く	「ご尊父様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます」
③	相手を気づかう言葉	体調や気持ちを気づかう。励ましすぎない	「ご家族の皆様もどうかご自愛ください」
④	仕事の心配はいらないこと	急ぎの用件はこちらで進めると伝える	「お打ち合わせの件は、落ち着かれてからで差し支えありません」
⑤	略式のおわびと、返信は不要のこと	メールで伝える失礼をわび、返信を求めない	「略儀ながらメールにて失礼いたします。ご返信には及びません」

5項目の中で、相手がいちばん助かるのは④と⑤です。ご遺族は、葬儀の準備と各所への連絡で手いっぱいになります。「仕事は止めてよい」「返事はいらない」と書いてあるだけで、気がかりが1つ減ります。

長さは、スマートフォンの1画面に収まるくらいが目安です。思い出話や故人への言葉を長く書きたいときは、メールではなく手紙にします。亡くなった理由や経緯は、こちらから尋ねません。

亡くなった方	敬った呼び方
相手の父	ご尊父様（ごそんぷさま）、お父様
相手の母	ご母堂様（ごぼどうさま）、お母様
相手の夫	ご主人様
相手の妻	ご令室様（ごれいしつさま）、奥様
相手の祖父・祖母	ご祖父様、ご祖母様
相手の会社の方	役職とお名前に「様」（例：〇〇会長様）

呼び方に迷ったら、親しい相手には「お父様」「お母様」で十分です。むずかしい言葉を無理に使うより、読み間違いのない言葉を選ぶほうが失礼になりません。

そのまま使える例文5種

場面ごとの例文を5つ並べます。〇〇の部分を置き換えて使ってください。どれも頭語と時候の挨拶を省き、最初の1文でお悔やみを伝える形です。

例文1｜取引先の担当者へ（ご家族が亡くなったとき）

件名：お悔やみ申し上げます（〇〇株式会社　〇〇）

〇〇株式会社
〇〇様

ご尊父様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
突然のことで、さぞお力落としのことと存じます。

お打ち合わせの件は、落ち着かれてからで差し支えありません。
急ぎの確認は、当面〇〇様あてにご連絡いたします。

略儀ながら、メールにてお悔やみ申し上げます。
ご返信には及びません。

〇〇株式会社　〇〇

例文2｜取引先の会社へ（代表や役員の方が亡くなったとき）

件名：〇〇会長様ご逝去のお悔やみ（〇〇株式会社　〇〇）

〇〇株式会社
〇〇様

貴社〇〇会長様ご逝去の報に接し、謹んでお悔やみ申し上げます。
ご生前のご厚情に、あらためて深く感謝申し上げます。

ご遺族の皆様、社員の皆様のお悲しみはいかばかりかと存じます。
本来であれば直接うかがうべきところ、まずはメールにて失礼いたします。

ご多用のことと存じますので、ご返信には及びません。

〇〇株式会社　〇〇

例文3｜お客様へ

件名：お悔やみ申し上げます（〇〇店　〇〇）

〇〇様

このたびはお母様のご逝去の報に接し、心よりお悔やみ申し上げます。
ご家族の皆様もお疲れが出るころかと存じます。どうかご自愛ください。

ご予約の件は、こちらで取り消しの手続きをいたしました。
あらためてのご予約は、落ち着かれてからいつでもお申し付けください。

メールでのお悔やみとなりましたこと、お許しください。
ご返信には及びません。

〇〇店　〇〇

例文4｜自社の従業員へ

件名：お悔やみ申し上げます（〇〇）

〇〇さん

ご連絡をありがとうございます。
お父様のご逝去を知り、心よりお悔やみ申し上げます。

仕事のことは心配いりません。
担当の件は〇〇さんが引き受けます。休みの手続きは、戻ってからで大丈夫です。

困ったことがあれば、いつでも連絡してください。
このメールへの返信はいりません。

〇〇

例文5｜自社がお悔やみをいただいたときのお礼

件名：お礼申し上げます（〇〇株式会社　〇〇）

〇〇株式会社
〇〇様

このたびは、亡き父〇〇の逝去に際し、ご丁寧なお悔やみをいただき、ありがとうございました。
おかげさまで、葬儀を滞りなく終えました。

休みのあいだは、お仕事でご迷惑をおかけしました。
〇月〇日より通常どおり業務に戻っております。

本来であれば直接お礼を申し上げるべきところ、メールにて失礼いたします。

〇〇株式会社　〇〇

例文4のように、従業員へのメールは「仕事は誰が引き受けるか」を名前で書くと、相手が安心して休めます。例文5のお礼は、急がなくてかまいません。葬儀の後、落ち着いてから送ります。お礼を伝える文面の型はお礼状の書き方にもまとめています。

使わないほうがよい言葉と、迷いやすい言い回し

お悔やみの文面には、昔から避けるとされてきた言葉があります。すべてを覚える必要はありません。次の3つの種類だけ、送る前に見直してください。

種類	避けたい言葉の例	言い換え
同じ言葉を重ねる言い方	重ね重ね、たびたび、ますます、いよいよ	「深く」「あらためて」に置き換える、または削る
不幸が続くことを思わせる言い方	引き続き、追って、再び、次に	「後日」「別のメールで」に置き換える
生死をそのまま表す言い方	死亡、急死、生きていたころ	「ご逝去」「突然のこと」「ご生前」

宗教や宗派によって、合わない言葉もあります。たとえば「ご冥福をお祈りします」は仏教に由来する言い方とされています。神道やキリスト教では使わないとされ、仏教でも宗派によっては使わないと言われます。相手の宗教が分からないときは、「心よりお悔やみ申し上げます」を選べば、どの場合にも使えます。

迷いやすい点	考え方
「ご愁傷様です」はメールで使えるか	口頭で使うことが多い言葉。文面では「お悔やみ申し上げます」が無難
件名を「Re:」のまま返してよいか	相手の訃報メールへの返信なら、そのままでも分かりやすい。新しく送るときは件名を付ける
絵文字や「！」を使ってよいか	親しい相手でも使わない
励ましの言葉を入れるか	「頑張って」「元気を出して」は負担になることがある。体を気づかう言葉にとどめる
署名に宣伝や案内が入っている	お悔やみのメールでは外す
仕事の用件を一緒に書いてよいか	書かない。用件は別のメールにし、急ぐものは他の方に尋ねる

最後の2つは、気づかずに送ってしまいやすい点です。署名の下にキャンペーンの案内が自動で付く設定になっていないか、送る前に確かめてください。

訃報を受けたときの流れを社内で決めておく

訃報は、いつ届くか分かりません。届いてから「誰が、何を、どこまでやるか」を考えると、経営者の手が丸一日止まります。次の5つを、落ち着いているときに決めておきます。

決めること	決め方の例
訃報を受けた人が、誰に伝えるか	受けた人が、その日のうちに経営者と総務の担当へ伝える
お悔やみを誰の名前で出すか	取引先の担当者あては担当から。代表や役員の方の場合は経営者の名前で
弔電・香典・供花を出す範囲	相手との関係ごとに、出すか出さないかを表にしておく
従業員の休みと仕事の引き受け	休みの日数は就業規則で確かめる。引き受ける人をその場で決める
相手が辞退しているときの扱い	「香典・供花は辞退」とあれば、それに従う

弔電や香典の金額、従業員の忌引きの休みの日数は、会社ごとの決まりで変わります。決まりがまだない会社は、就業規則や慶弔の決まりを作るところから社会保険労務士などの専門家に相談してください。この記事では、金額や日数の目安は示していません。

訃報は電話で届くこともあります。お名前、亡くなった方との続柄、葬儀の日時と場所、香典や供花を辞退されているか。この4つを聞き取れるメモの型があると、受けた人が迷いません。電話のメモの作り方は電話対応マニュアルの作り方にまとめています。

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

お悔やみメールは、AI（Claude）に形を整えてもらいやすい文面です。ただし、亡くなった方やご遺族のお名前、病名、亡くなった事情はAIに入れません。〇〇のまま下書きさせ、お名前は自分の手で入れてください。

プロンプト1｜場面を伝えて下書きを作る

あなたは中小企業の経営者の文書づくりを手伝っています。
以下の場面に合うお悔やみメールの下書きを作ってください。

条件：
・件名、お悔やみの言葉、相手を気づかう言葉、仕事の心配はいらないこと、
　略式のおわびと返信不要、の5項目を入れる
・頭語、時候の挨拶、近況は書かない
・スマートフォンの1画面に収まる長さ
・人の名前、会社名は〇〇のままにする
・宗教が分からないので「ご冥福」は使わず「お悔やみ申し上げます」を使う
・励ましの言葉、絵文字、「！」は使わない

＜場面＞
・相手：（例：10年ほど取引のある会社の担当者）
・亡くなった方：（例：相手のお父様）
・訃報が届いた手段：（例：相手からのメール）
・止めてよい仕事：（例：来週の打ち合わせ）

プロンプト2｜書いた文面を点検する

以下は、これから送るお悔やみメールです。
次の点を点検し、気になる箇所を表にしてください。

・同じ言葉を重ねる言い方（重ね重ね、たびたび など）がないか
・不幸が続くことを思わせる言い方（引き続き、追って など）がないか
・生死をそのまま表す言い方がないか
・仕事の用件や宣伝が混ざっていないか
・相手に返信を求める書き方になっていないか

直した文面は作らず、指摘だけ出してください。

＜文面＞
（人の名前を〇〇に置き換えてから貼る）

プロンプト3｜訃報を受けたときの社内の流れを表にする

当社で、取引先・お客様・従業員から訃報を受けたときの流れを表にしてください。

条件：
・「受けた人がやること・伝える相手・お悔やみを出す人・確かめること」の4列
・相手を「取引先の担当者」「取引先の代表や役員」「お客様」「従業員」に分ける
・弔電や香典の金額、休みの日数は空欄にし、「社内の決まりで確認」と書く
・A4一枚に収まる量にする

＜当社のこと＞
・人数：（例：8人）
・総務の担当：（例：経営者が兼ねている）

AIに任せてよいこと	人が決めること
5項目をそろえた下書きを作る	メールで伝えるか、弔電や弔問にするか
避けたい言葉が入っていないかの点検	相手との関係に合った言葉の温度
社内の流れを表の形にする	弔電・香典・供花を出すかどうか
いただいたお悔やみへのお礼の下書き	お名前を入れ、自分の言葉を1文足すこと

AIが作る文面は、整っているぶん、誰にでも送れる文になります。相手との間に実際にあったことを、1文だけ自分の言葉で足してください。「先月の打ち合わせで、お父様のお話をうかがったばかりでした」のような1文です。それだけで、形だけの文面ではなくなります。

メールの下書きをAIに任せる基本はビジネスメールの下書きをAIに任せる方法にまとめています。条件を並べて渡す指示の書き方はAIプロンプトの書き方をご覧ください。人のお名前や事情をどこまでAIに入れてよいかは、会社でAIに入れていい情報・ダメな情報の線引きを先に確かめてください。

型を1つのフォルダに残しておく

お悔やみメールは、年に何度も書くものではありません。だからこそ、書くたびに一から調べ直すことになります。今日のうちに、次の3つを1つのフォルダに残してください。例文5種、避けたい言葉の表、訃報を受けたときの流れの表です。

次に訃報が届いたとき、そのフォルダを開けば10分で送れます。経営者が不在の日でも、窓口の方が同じ形で動けます。口で伝えてきた決まりを文書にする流れは社内ルールの文書化でご紹介しています。届いたメールへの返信をAIに下書きさせる流れは返信の下書きにまとめました。

お悔やみやお礼の言葉は、経営者ひとりの経験に頼りがちな仕事です。型と決まりをAIに渡せる形にしておくと、急な知らせにも会社として落ち着いて向き合えます。私たちが会社ごとに何をつくるかはAI導入支援とは｜何をつくるのかにまとめています。

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