不採用通知の書き方｜出す時期と手段、入れる6項目とそのまま使える例文4種、書かないほうがよいことと理由を聞かれたときの備え、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年10月9日 2026年10月9日

Trash-B合同会社

応募してくれた方へ不採用の連絡を書こうとして、手が止まる。失礼のない言い方が分からず後回しになり、気づけば何日も過ぎていて、返事が遅れてしまう。理由をどこまで書くかも毎回迷う。そんな会社の経営者と、採用の連絡を任された方に向けて書きました。

結論からお伝えします。不採用通知で大事なのは、凝った言い回しではありません。「早く届くこと」「結果がひと目で分かること」「応募への感謝が伝わること」の3つです。応募した方は、結果が出るまで次の予定を決められずに待っています。この記事では、通知を出す時期と手段を整理しました。入れる6項目、場面別の例文4種、書かないほうがよいこともまとめています。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

不採用通知でつまずく3つのパターン

不採用の連絡は、書く側も気が重い仕事です。採用する人への連絡が先になり、お断りする人への連絡は後回しになりがちです。よくあるつまずきを3つ並べます。

つまずき	会社で起きること	直し方
連絡が遅れる、または出さないまま終わる	応募した方から「結果はまだですか」と電話が来る。口コミに書かれる	面接の場で「いつまでに連絡するか」を伝え、その日を守る
結果がどこに書いてあるか分かりにくい	前置きが長く、最後まで読まないと採否が分からない	挨拶のすぐあとに結果を書く
書く人によって文面と理由の書き方が違う	同じ時期に応募した2人に、違う説明が届く	型を1つ決め、理由の扱いを会社でそろえる

3つに共通するのは、不採用の連絡が「その場で考えて書く仕事」になっていることです。応募した方は、お客様や取引先になるかもしれない方です。地域で商売をしている会社ほど、最後の連絡の印象があとに残ります。型を決めておけば、気の重さも迷う時間も減ります。

いつ出すか、何で出すか

通知は、結果が決まったら早く出します。目安は、書類選考なら受け取ってから1週間ほど、面接なら面接の日から1週間ほどです。そのあいだに届けば、待つ側の負担が小さくなります。募集の案内や面接の場で「〇日までにご連絡します」と伝えている会社は、その日が期限です。選考の段階ごとに目安を並べます。

段階	連絡の目安	気をつけること
書類選考	応募書類を受け取ってから1週間ほど	応募が多いときは、受け取りの連絡だけ先に出す
面接のあと	面接の日から1週間ほど	面接の最後に、連絡する日と手段を伝えておく
最終面接のあと	結果が決まりしだい	採用する方の返事を待つ間、ほかの方を待たせすぎない
返事を待ってもらっている方	約束した日までに	遅れるなら、遅れることだけでも先に知らせる

手段は、応募を受け付けたときの手段に合わせるのが基本です。メールで応募を受けた方にはメール、求人サイト経由ならそのサイトの連絡機能、書類を郵送で受けた方には書面という考え方です。手段ごとの向き不向きを並べます。

手段	向いている場面	気をつけること
メール	応募や日程調整をメールでしてきた方	件名で選考結果の連絡と分かるようにする。宛先の間違いに注意
求人サイトの連絡機能	サイト経由で応募した方	サイトの決まり（返事の期限など）を確かめる
書面（郵送）	郵送で応募した方、応募書類を返す場合	封筒の外から結果が分からないようにする
電話	採用の連絡が中心。不採用では補助	言った言わないになりやすい。伝えたあとにメールか書面も送る

採用する方への連絡は内定通知書の書き方にまとめています。採用の連絡と不採用の連絡は、同じ日に出せるよう両方の型をそろえておくと、片方だけ遅れることがなくなります。

不採用通知に入れる6項目

通知に入れるのは、次の6項目です。この順に並べれば、短くても失礼になりません。

項目	書くこと	抜けるとどうなるか
① 宛名と差出人	応募した方の氏名、会社名と採用担当の名前	誰からの何の連絡か分からない
② 応募へのお礼	応募や面接に時間を使ってもらったことへの感謝	事務的で冷たい印象だけが残る
③ 選考の結果	「今回は採用を見送らせていただくことになりました」など	結果が読み取れず、問い合わせが来る
④ 応募書類の扱い	返すのか、会社で責任をもって処分するのか	履歴書がどうなったか不安を残す
⑤ 問い合わせ先	担当の部署か名前、連絡先	聞きたいことがあっても聞けない
⑥ 結びの言葉	今後の活躍を祈る一文	文面が突然終わる

③は、②のすぐあとに書きます。遠回しな表現を重ねると、読む人は結果を探すことになります。「慎重に検討しました結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました」と1文で言い切ってください。「残念ながら」「誠に恐縮ですが」などの言葉は1つ添えれば足ります。

④は、募集のときに案内した内容とそろえます。「応募書類は返却しません」と案内していたなら処分、案内していないなら返すか処分するかを通知に書きます。履歴書には住所や経歴などの個人情報が詰まっています。保管の期間や処分の方法を会社で決めていない場合は、社会保険労務士などの専門家に確かめて決めておくと安心です。

⑥の結びは、「末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます」が定番です。決まり文句ですが、あるとないとで読後の印象が変わります。

そのまま使える例文4種（書類選考・面接後・書面・保留からの連絡）

場面ごとの例文を4つ並べます。〇〇の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。送る前に、宛名と応募した職種が合っているかを必ず見直します。

例文1｜書類選考のあと（メール）

件名：選考結果のご連絡｜〇〇株式会社

〇〇 〇〇様

〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
このたびは、当社の〇〇職にご応募いただき、ありがとうございました。

お送りいただいた書類をもとに慎重に検討しました結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご希望に沿えず申し訳ございません。

お預かりした応募書類は、当社で責任をもって処分いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇株式会社 採用担当 〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

例文2｜面接のあと（メール）

件名：選考結果のご連絡｜〇〇株式会社

〇〇 〇〇様

〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
先日はお忙しいなか、面接にお越しいただきありがとうございました。

社内で慎重に検討しました結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
お時間をいただいたにもかかわらず、ご希望に沿えず申し訳ございません。

お預かりした応募書類は、〇月〇日までに返送いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇株式会社 採用担当 〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

例文3｜書面で送る場合

〇年〇月〇日

〇〇 〇〇様

〇〇株式会社
採用担当 〇〇

選考結果のご通知

拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
このたびは当社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。

慎重に選考を重ねました結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご期待に沿えない結果となりましたこと、何とぞご了承くださいますようお願い申し上げます。

お預かりした応募書類を同封いたしますので、ご査収ください。

末筆ながら、〇〇様の今後のご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。

敬具

例文4｜返事を待ってもらっていた方への連絡

件名：選考結果のご連絡｜〇〇株式会社

〇〇 〇〇様

〇〇株式会社 採用担当の〇〇です。
選考結果のご連絡までお時間をいただき、申し訳ございませんでした。

社内で検討を重ねました結果、今回は採用を見送らせていただくことになりました。
長くお待ちいただいたにもかかわらず、ご希望に沿えず申し訳ございません。

お預かりした応募書類は、当社で責任をもって処分いたします。

末筆ながら、〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇株式会社 採用担当 〇〇
電話：〇〇　メール：〇〇

例文1と例文2の違いは、お礼の中身です。面接まで来てもらった方には、足を運んでもらったことへのお礼を必ず入れます。例文4は、採用する方の返事を待つ間にお待たせした場合の型です。待たせた理由は書かず、待たせたことへのお詫びだけを書きます。

書かないほうがよいことと、理由を聞かれたときの備え

不採用通知は、足すより引くほうが大事です。気をつかって書き足した一言が、かえって行き違いの元になります。書かないほうがよいことを並べます。

書かないほうがよいこと	なぜか	代わりにどうするか
不採用の細かい理由	受け取り方しだいで反論や行き違いにつながる	「慎重に検討しました結果」にとどめる
ほかの応募者との比較	ほかの方の情報を伝えることになる	書かない
仕事と関係のない事柄（家族・出身など）	選考の判断に使ってはいけない事柄と受け取られる	触れない
守れない約束（「また機会があれば必ず」など）	期待を持たせ、次に応えられないと不信になる	次の募集で声をかけたい方にだけ、別の文で具体的に書く
面接での印象の評価	人柄の評価と受け取られやすい	書かない

理由を通知に書かないと決めても、電話やメールで「理由を教えてください」と聞かれることはあります。そのとき担当者がその場で考えて答えると、人によって説明が変わります。答え方を先に1つ決めておいてください。たとえば「選考の内容についてはお答えしておりません。総合的に検討した結果です」のように、会社としての答えをそろえます。

採用の選考で何を聞いてよいか、何を判断に使ってよいかには、国が示している考え方があります。判断に迷う点は、ハローワークなどの公的な窓口や、社会保険労務士などの専門家に確かめてください。この記事では、文面の整え方だけを扱います。

もう1つの備えは記録です。誰に、いつ、どの手段で、どの文面を送ったかを一覧に残します。記録があれば、「連絡が来ていない」と言われたときにすぐ確かめられます。次に同じ方が応募してきたときにも、前回のやり取りを踏まえて対応できます。

AIに下書きさせるプロンプト3種と、任せないこと

不採用通知は、AI（Claude）に下書きを任せやすい仕事です。型と段階を渡せば、失礼のない文面を数十秒で出してくれます。気の重さで後回しになる時間を減らせます。ただし、応募した方の氏名や履歴書の中身はAIに入れず、〇〇のまま下書きさせてください。

プロンプト1｜段階に合わせた不採用通知を作る

あなたは中小企業の採用担当です。
以下の条件で、不採用の連絡メールを作ってください。

条件：
・「宛名と差出人・応募へのお礼・選考の結果・応募書類の扱い・問い合わせ先・結びの言葉」の6項目を、この順に入れる
・結果は、お礼のすぐあとに1文で書く
・不採用の理由、ほかの応募者との比較、面接での印象は書かない
・氏名・会社名・日付は〇〇のままにする
・全体で250字ほど

＜状況＞
・選考の段階：（書類選考のあと／面接のあと）
・応募書類の扱い：（返送する／当社で処分する）

プロンプト2｜書いた文面を点検する

以下は、応募した方へ送る不採用の連絡です。
次の点を点検し、気になる箇所を表にしてください。

・結果がお礼のすぐあとに書かれているか
・不採用の理由、ほかの応募者との比較、仕事と関係のない事柄に触れていないか
・守れない約束（「また機会があれば必ず」など）がないか
・応募書類の扱いと問い合わせ先が入っているか
・敬語が重なりすぎていないか

直した文面は作らず、指摘だけ出してください。

＜文面＞
（氏名を〇〇に置き換えてから貼る）

プロンプト3｜理由を聞かれたときの答え方を用意する

応募した方から「不採用の理由を教えてほしい」と電話やメールで聞かれたときの、当社の答え方を作ってください。

条件：
・当社の方針：（選考の内容にはお答えしない／差し支えない範囲で一言お伝えする）
・電話用（30秒ほどで言える長さ）とメール用（4行以内）の2つ
・応募へのお礼を最初に入れる
・個別の評価、ほかの応募者との比較には触れない
・法律の説明はしない

AIに任せてよいこと	人が決めること
型に沿った文面の下書き	採用するか、見送るか
書いた文面の点検（書きすぎ・抜け）	理由を伝えるか、伝えないかの方針
理由を聞かれたときの答え方の下書き	応募書類を返すか、処分するか
送った相手と日付の一覧の形を整える	宛名と応募職種が合っているかの最終確認

お断りの文面をAIに任せる流れはビジネスメールの下書きをAIに任せる方法で詳しくご紹介しています。条件を並べて渡す指示の書き方はAIへの指示文の書き方にまとめました。応募した方の情報をどこまでAIに入れてよいかは、AIに入れていい情報・いけない情報の線引きを先に確かめてください。