招待状の書き方｜会社が出す式典・内覧会の招待状に入れる7項目と出欠の受け方、催し別の型3種とAI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月28日 2026年9月28日

Trash-B合同会社

周年の式典や新しいお店の内覧会に、取引先やお客様をお招きしたい。けれど、招待状に何をどの順で書けばよいのか、出欠の返事をどう受けるのかで手が止まってしまう。その一通を、催しのたびにいちから考えて書いている経営者に向けてこの記事を書きました。

結論からお伝えします。招待状で大事なのは、飾った言葉ではありません。「なぜあなたをお招きするのか」と「いつまでに、どうやって返事をすればよいか」が、読んですぐ分かることです。ここが分かりにくいと、出欠の返事が集まらず、当日の人数が読めなくなります。この記事では、招待状と案内状・お知らせの使い分けを整理します。入れる7項目、来てもらえる書き方、催し別の型3種もまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

招待状でつまずく3つのパターン

招待状は、年に何度も書く文書ではありません。そのぶん前回の書き方が残っておらず、毎回同じところで崩れます。よくある3つを並べます。

つまずき	会社で起きること	直し方
返事の締め切りが無い	出欠が当日直前まで分からず、席や料理の数を決められなかった	返事の締め切り日と、返事の方法（はがき・メール・フォーム）を必ず書く
当日のことが書いていない	駐車場の有無や服装の問い合わせが、何件も電話で来た	会場への行き方、駐車場、服装、受付の場所を、分かる範囲で先に書く
誰にでも出せる文面になる	「ご多用中とは存じますが」で始まり、なぜ招かれたのかが伝わらなかった	その相手を招く理由を1文入れる（お世話になっていること、見てほしいもの）

3つに共通するのは、招待状を「挨拶の手紙」としてだけ書いている点です。実際には、招待状は相手が予定を空けて、返事をして、当日たどり着くまでの案内でもあります。どこまで書くかが経営者の頭のなかにしかないと、担当が作った下書きを経営者が毎回直すことになり、そのぶん出すのが遅れます。

招待状・案内状・お知らせの使い分け

人を呼ぶ文書にはいくつか呼び方があります。どの場面で、どれを使うかを並べます。

文書	向いている場面	気をつけること
招待状	こちらが相手を選んでお招きする催し（周年の式典、新社屋や新店舗の内覧会、懇親会）	招く理由と、出欠の返事の受け方を書く。費用をいただく場合は、はっきり書く
案内状	広く来ていただきたい催し（展示会への出展、セミナー、店舗の催し）	誰でも来られることが分かるように書く。申し込みの方法を分かりやすくする
お知らせ	来ていただく必要のない連絡（移転、休業日、営業時間の変更）	出欠の返事は求めない。変わる日と、相手に関係することを先に書く

迷ったら、「こちらが相手を選んでいるか」で分けてください。選んでいるなら招待状、広く呼ぶなら案内状です。同じ内覧会でも、取引先だけを先にお招きする日と、どなたでも入れる日を分けるなら、文書も2つに分けます。この記事では、相手を選んでお招きする招待状を中心にまとめます。広く呼ぶ案内状や、休業・移転のお知らせの書き方はお知らせ文・案内文をAIに任せる方法でご紹介しています。

招待状に入れる7項目

招待状には決まった様式がありません。その代わり、入れる項目と順番を決めておくと、誰が書いても同じ形になります。式典にも内覧会にも共通して要る7項目を、書く順に並べます。

項目	書くこと	抜けるとどうなるか
① 頭語と前文	手紙なら「拝啓」と季節や相手を気づかう一文。メールなら「いつもお世話になっております」	いきなり用件に入り、ぶっきらぼうに見える
② 何の催しか	催しの名前と、なぜ開くのか（創業から何年、新しい店が開くなど）	何に呼ばれているのか分からない
③ お招きする理由	その相手にお世話になっていること、見てほしいもの	誰にでも出した文面に見え、行く理由が弱くなる
④ 日時と会場	日付・曜日・開始と終了の時刻、会場の名前と住所	問い合わせが増える。曜日の書き間違いは特に多い
⑤ 当日のこと	内容（式、見学、懇親）、服装、駐車場、受付の場所、費用の有無	当日に迷う人、服装で困る人が出る
⑥ 出欠の返事	締め切り日と、返事の方法（同封のはがき、メール、フォーム）	人数が読めず、席や料理、記念品の数を決められない
⑦ 結語・日付・差出人	手紙なら「敬具」。出した日、会社名、名前、問い合わせ先	誰から届いたのか、どこに聞けばよいのか分からない

いちばん抜けやすいのは⑤と⑥です。①と⑦は毎回同じ言葉で構いません。②③⑤⑥は、催しごとに書き直します。型を決めておく目的は、決まり文句を考える時間を減らして、相手が当日たどり着くための情報に時間を使うことにあります。

来てもらえる招待状にする書き方

同じ催しでも、書き方で「行ってみよう」と思ってもらえるかが変わります。よくある書き方と、直した書き方を並べます。

伝わりにくい書き方	直した書き方
ご多用中とは存じますが、万障お繰り合わせのうえご出席賜りますようお願い申し上げます	創業のころから支えていただいた皆さまに、これまでのお礼を直接お伝えしたく、ささやかな席を設けました。ご都合がよろしければ、ぜひお越しください
詳細は追ってご連絡いたします	当日は午後2時から式、3時から見学、4時から懇親の席です。お車の方は、裏手の駐車場（10台）をお使いください
お手数ですが、ご出欠をお知らせください	お手数ですが、10月15日（水）までに、同封のはがきかメールでご出欠をお知らせください。お料理の数の準備のためです

直した書き方に共通するのは3つです。なぜ招くのかを自分の言葉で書く、当日の流れを時刻で書く、返事の締め切りに理由を添える。締め切りの理由がひとこと書いてあると、「早めに返事をしよう」と思ってもらいやすくなります。

もうひとつ、出す時期は、相手の予定が埋まる前に届くように先に決めてください。返事の締め切りは、席や料理、記念品の数を決める日から逆にたどって置きます。決める日がはっきりしていれば、締め切りも迷わず書けます。

そのまま使える型3種（催し別）

自社の言葉に直して使ってください。お招きする理由を最初のほうに置く順番と、当日のことと返事の締め切りを必ず書く形だけは残してください。

型1｜周年記念の式典（手紙）

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。

さて、弊社はおかげさまで、本年〇月に創業〇周年を迎えます。
これもひとえに、皆さまのお力添えのおかげと感謝しております。

つきましては、日ごろお世話になっている皆さまに
直接お礼をお伝えしたく、ささやかな席を設けました。
ご多用のところ恐縮ですが、ご都合がよろしければ
ぜひお越しくださいますよう、ご案内申し上げます。

敬具

令和〇年〇月〇日
株式会社□□
代表 ◇◇

記
日時：令和〇年〇月〇日（〇）午後〇時〜〇時（受付 午後〇時から）
会場：〇〇ホール（住所：〇〇〇）
内容：式典、懇親の席
服装：平服でお越しください
駐車場：会場の駐車場をお使いいただけます（〇台）
ご出欠：〇月〇日（〇）までに、同封のはがきでお知らせください
お問い合わせ：株式会社□□ 総務 ◇◇（電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇）
以上

型2｜新社屋・新店舗の内覧会（取引先向け・メール）

件名：【ご招待】新店舗の内覧会のご案内（〇月〇日・株式会社□□）

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

このたび、〇〇に新しい店舗を開くことになりました。
開店に先立ち、日ごろお世話になっている取引先の皆さまに、
お店をご覧いただく内覧会を開きます。
△△様に納めていただいた〇〇も、店内でご覧いただけます。

【日時】〇月〇日（〇）午前10時〜午後4時（ご都合のよい時間にお越しください）
【会場】新店舗（住所：〇〇〇）
【駐車場】店舗前に〇台
【ご出欠】〇月〇日（〇）までに、このメールへの返信でお知らせください
　　　　　（お越しになる時間の目安と人数も添えていただけると助かります）

ご多用のところ恐縮ですが、ご都合がよろしければ
ぜひお立ち寄りください。

株式会社□□ ◇◇
電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

型3｜取引先を招く勉強会・懇親会（メール）

件名：〇月〇日 勉強会と懇親会へのご招待（株式会社□□）

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

日ごろお取引いただいている皆さまと、〇〇について
情報を交換する勉強会を開きます。
先日△△様からうかがった〇〇のお話も、題材にする予定です。
あわせて、終了後に懇親の席を用意しました。

【日時】〇月〇日（〇）午後〇時〜〇時（懇親の席は〇時から）
【会場】〇〇（住所：〇〇〇）
【費用】勉強会は無料／懇親の席は会費〇〇円（当日受付でお預かりします）
【ご出欠】〇月〇日（〇）までに、勉強会・懇親の席それぞれの出欠を
　　　　　このメールへの返信でお知らせください

ご都合がよろしければ、ぜひご参加ください。

株式会社□□ ◇◇
電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

型1の「記」から「以上」までの書き方は、日時や会場を本文から切り出して、見落とされないようにするためのものです。型2と型3のように、メールでも【】で項目を立てると、読み手が必要なところだけを拾えます。催しが終わったら、来ていただいた方にはお礼を出します。書き方はお礼状の書き方にまとめています。

AIに下書きさせるプロンプト3種

招待状は、出す相手が多いうえに、相手によってひとことを変えたい文書です。催しの決まったことをメモにして、型に流し込むところだけをAIに任せると、③のお招きする理由を考える時間が取れます。以下はそのままコピーして使えます。

プロンプト1｜催しのメモから招待状の下書きをつくる

あなたは中小企業で取引先への文書を手伝う担当者です。
以下のメモから、招待状の下書きを作ってください。

条件：
・順番は「前文 → 何の催しか → お招きする理由 → 日時と会場 → 当日のこと → 出欠の返事 → 結び」
・形式は（メール／手紙）。手紙なら頭語「拝啓」と結語「敬具」、日時などは「記」と「以上」の間に書く
・メモに無い日時・場所・内容・費用・記念品を作らない。分からない箇所は【要確認】と書く
・日付を書いたら曜日も書く。メモに曜日が無ければ【要確認】と書く
・「お招きする理由」は、メモにある相手との関わりを使って1文にする
・出欠の返事の締め切りと方法を必ず入れる

相手：（取引先／お客様）
＜メモ＞
（ここに貼る）

プロンプト2｜書いた招待状に抜けがないか点検する

以下は、出す前の招待状です。
初めて受け取る人の立場で点検し、気になる箇所を表にしてください。

見る点：
・何の催しか、なぜ自分が招かれたのかが、最初のほうで分かるか
・日付・曜日・時刻・会場の住所がそろっているか
・当日のこと（内容、服装、駐車場、受付、費用の有無）で、聞きたくなることが残っていないか
・出欠の返事の締め切りと方法が書いてあるか
・差出人と問い合わせ先があるか

条件：本文は書き換えない。箇所の抜き出しと理由だけを出す。
日付と曜日が合っているかは、判断できないときは「要確認」とだけ書く

＜招待状＞
（ここに貼る）

プロンプト3｜出欠の返事に合わせて、次の連絡を書き分ける

以下の招待状を出した相手から、出欠の返事が届きました。
返事の内容に合わせて、2通りの短いメールを作ってください。

1. 出席の方へ：お礼と、当日の受付の場所・持ち物の確認
2. 欠席の方へ：お返事へのお礼と、また別の機会にという一文

条件：
・招待状に無い予定や約束を足さない
・欠席の理由を尋ねない

＜招待状＞
（ここに貼る）

プロンプト1で大事なのは、「メモに無い日時・場所・内容・費用・記念品を作らない」の1行と、曜日の扱いです。これを外すと、それらしい式次第や記念品が入った下書きが出てきます。日付と曜日の食い違いは、招待状でいちばん多い間違いのひとつです。最後はカレンダーを見て、人が確かめてください。

出欠の返事をメールで受けるなら、日程調整の連絡とあわせてビジネスメールの下書きをAIに任せる方法にプロンプトをまとめています。条件の足し方で迷ったらAIへの指示（プロンプト）の書き方もあわせてどうぞ。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
メモを7項目の順に並べる	誰をお招きするか、誰の名前で出すか
手紙とメールの形に書き分ける	費用をいただくか、記念品を用意するか
日時や会場の抜けを探す	日付・曜日・時刻・住所が正しいか（カレンダーと地図で確かめる）
相手ごとに、ひとことを変えた下書きを並べる	③のお招きする理由に、何を書くか
出欠の返事に合わせた連絡を書き分ける	返事の締め切りと、席や料理の数を決める日