秘書室｜AIに任せられる仕事 01
返信の下書き
メールを返す時間
朝、返信の下書きが揃っている
デモ動画：朝の受信箱を片づける
※画面は再現イメージです。会社名・メールの内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
朝いちばんの仕事は、たまった受信箱でした。1通ずつ文面を考えて、気づけば1時間。
任せたあと
夜のうちにAIが下書きを用意します。経営者がやるのは、読んで、直して、送るだけ。
毎朝の流れ
夜のうちに、AIが下書きを用意する
届いたメールを読み、会社の言い回しで返信の下書きを作っておきます。
朝、経営者が読む
受信箱を開くと、下書きが揃っています。1通ずつ文面を考える時間はいりません。
直したいところは、ひとこと伝える
「納期は来週水曜と入れて」のように話しかければ、その部分だけ書き直します。
送るのは、人
AIは勝手に送りません。目を通して、よければ送信する。最後の判断は経営者に残ります。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、御社のやり方をルールとして書き起こします。たとえば次のようなことです。
下書きしてよいもの
- お礼・日程の調整・受け取りの連絡
- よくある質問への回答
- 会社の署名・呼び方・言い回し
AIが止めて、人に回すもの
- 値引き・金額のご相談
- クレームやお詫びが必要な内容
- 社内で決まっていない約束
何を任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
実際の下書き
弊社でAIが用意した下書きです。固有の情報を伏せて掲載しています。
◯◯様
合同会社Trash-Bの濱木です。
ご丁寧にご返信をいただき、ありがとうございます。
これを機に移行を進めていただけるとのこと、承知いたしました。
差し出がましいことを申し上げてしまいましたが、そう言っていただけて安心いたしました。
ホームページの件で何かございましたら、いつでもご連絡ください。
喜んでお手伝いさせていただきます。
※会社の言い回しと判断ルールを覚えさせた状態で出てきます。送信前に必ず人が確認します。
戻ってくる時間
月14.7時間
1通22分の短縮 × 月40通。22分は弊社の実測値です。
任せている業種
- 眼鏡店
- 歯科
- テニススクール
- リフォーム
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのは下書きです。送る前に目を通して直す時間は残ります。
- 短縮できる時間は、メールの数や内容によって変わります。
- メールの取り込み方は、お使いのメールサービスに合わせてご相談のうえ決めます。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。