業務日報のテンプレート｜コピーして使える3種と、読んで意味のある日報にする決め方

2026年8月14日 2026年8月13日

Trash-B合同会社

日報を書かせているけれど、届いたものを読んでも状況がよく分からない。書く側からは「面倒だ」と言われる。そんな状態で様式を探している方に向けて書いています。

結論からお伝えします。日報が形だけになるのは様式のせいではなく、「何のために出させているか」が決まっていないからです。この記事では、ダウンロードなしでそのままコピーして使えるテンプレートを3種類と、読んで意味のある日報にするための決め方をご紹介します。

まず「何のための日報か」を1つに決める

日報には複数の目的が混ざりがちです。混ざったまま様式だけ配ると、書く側は何を書けばいいのか分からず、読む側は何を見ればいいのか分からなくなります。

目的	読む側が知りたいこと	向いている型
進捗の把握	どこまで進んだか、遅れていないか	A型（案件ベース）
困りごとの吸い上げ	止まっていること、判断が要ること	B型（相談ベース）
現場の記録	いつ誰がどこで何をしたか	C型（現場ベース）

3つ全部を1枚でやろうとすると、書く負担が跳ね上がって続きません。いま自社でいちばん困っていることを1つ選んで、それに合う型だけを使ってください。

コピーして使えるテンプレート3種

下のテキストを選択してコピーし、Google ドキュメントやチャットの定型文、スプレッドシートの1行に貼り付けてお使いください。会員登録もダウンロードも不要です。

A型：進捗を把握したいとき

日付：　　／　　　氏名：

■ 今日いちばん進んだこと（1つだけ）
　［　］

■ 案件の状況
・［案件名］／［どこまで］／［次の一手と期日］
・［案件名］／［どこまで］／［次の一手と期日］

■ 明日やること（3つまで）
1. ［　］
2. ［　］
3. ［　］

■ 止まっていること（あれば）
　［　］

B型：困りごとを拾いたいとき

日付：　　／　　　氏名：

■ 今日やったこと（箇条書き3行まで）
・［　］

■ 判断してほしいこと
　［内容］／［いつまでに］／［自分の案］

■ 困っていること・気になったこと
　［　］

■ お客様から言われたこと（あれば原文で）
　「　」

C型：現場の記録を残したいとき

日付：　　／　　　氏名：　　　天候：

■ 現場・作業内容
　［場所］／［作業］／［開始〜終了］

■ 人員・使用したもの
　［人数・協力業者］／［機材・資材］

■ 予定との差（あれば）
　［遅れ・前倒しと、その理由］

■ 安全・ヒヤリハット
　［なければ「なし」と記入］

■ 次回の申し送り
　［　］

3種類に共通しているのは、項目が5つ前後で、書く量に上限を設けていることです。「3つまで」「3行まで」と書いておくと、書く側は迷いません。上限がないと、まじめな人ほど長く書いて疲れます。

書かせてはいけない項目

よくある様式に入っていて、外したほうがよいものがあります。

感想・反省：毎日書くことがなくなり、「頑張ります」で埋まります。事実だけにします
時間単位の行動記録：作るのに時間がかかるわりに、読む側が使いません
目標に対する自己評価：日単位で評価しても動きません。評価は別の場でやります
すでにシステムに入っている数字：売上や訪問件数を転記させない。二重入力は続かない原因の代表です

外す判断の基準はひとつです。「その項目を読んで、こちらが何か動くか」。動かない項目は、書かせても捨てているのと同じです。

読む側がやること（ここが抜けると必ず形骸化する）

日報が続くかどうかは、書く側の意欲ではなく読む側が反応するかどうかで決まります。出しても何も返ってこない状態が2週間続けば、中身は薄くなります。

その日のうちに1行だけ返す：長い返信は要りません。「了解」「そこは私が確認します」で十分です
「判断してほしいこと」には必ず答える：ここを放置すると、次から書かれなくなります
週に一度、まとめて見る時間を決める：毎日全部を精読するのは続きません。反応は即日、通読は週1で分けます

返す時間が取れないなら、項目を減らすか、頻度を週2回に落とすほうが健全です。読めない量を出させ続けるのがいちばんよくない状態です。

書く時間を5分に収める

様式を絞っても、文章にするのが苦手な方はいます。現場仕事のあとにキーボードを打つのが負担、という声もよく聞きます。

その場合は、書かせるのをやめて、話した内容を文字にするやり方があります。移動中にスマホへ話しかけて、その音声をもとに日報の形へ整える。実際の手順とプロンプト例は日報・現場報告をAI（Claude）に任せる方法にまとめています。上のテンプレートと組み合わせると、項目の順番どおりに整えてもらえます。

日報に書く内容には、お客様の名前や現場の情報が入ります。AIに何を入れてよいかは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報をご確認ください。