顧客管理台帳の作り方｜そのまま使える12項目と業種別の型3種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月3日 2026年8月31日

Trash-B合同会社

お客様の連絡先が担当者の携帯にしか入っていない。前に何を頼まれたかは、その人に聞かないと分からない。従業員が10〜50名ほどの会社で、顧客管理台帳を作ろうと決めたものの、並べる項目が決まらないまま止まっている。その状況に向けて書いています。

結論からお伝えします。顧客管理台帳が続かないのは、最初に項目を作りすぎるからです。入力する欄が30個ある表は、忙しい月に必ず止まります。先に決めるのは項目の数で、道具の種類ではありません。12個に絞れば1件3分で書き終わり、担当者以外でも埋められます。バラバラのメモを台帳の行に直すところは、AIに任せられます。この記事では、12項目の一覧と業種別の型3種、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

顧客の情報が担当者の中に閉じる3つの理由

お客様の情報が1か所に集まらないのは、担当者の意識の問題ではありません。決めていないことが3つあって、そこで記録が止まります。

止まる理由	現場で起きること	先に決めておくこと
置き場所が人ごとに違う	連絡先は携帯の電話帳、要望は個人の手帳、見積の控えはメールの中に散らばる	台帳は1枚と決めて、置き場所を全員に伝える
何を書くかが決まっていない	書く人によって量が違い、あとから探しても見つからない	項目を12個に固定して、増やさない
書く手間が本業を押しのける	忙しい月から更新が止まり、半年で使えない表になる	1件3分で終わる分量にそろえる

いちばん多いのは置き場所です。台帳がどこにあるかを聞かれて、3人が別々の答えを出す会社は珍しくありません。ファイルサーバー、共有ドライブ、営業担当それぞれのパソコン。どれも間違いではない状態が、いちばん困ります。

置き場所は1つに決めてください。表計算ソフト1枚で足ります。専用のシステムを選ぶ話は、台帳が半年続いてから考えれば間に合います。

どの業務から手を付けるかを選ぶ材料は、業務の一覧表です。作り方は業務の棚卸しのやり方にまとめています。一覧の中で担当者が1人しかいない行に、顧客の情報が集まっていることが多くあります。

台帳に入れる項目は12個から始める

項目は少ないほど埋まります。次の12個で、折り返しの電話と引き継ぎに必要な情報はそろいます。

項目	書く例	決めごと
顧客番号	2026-041	採番の規則を1つ決める。会社名の変更に強くなる
会社名・氏名	株式会社◯◯	正式名称で書く。略称は備考へ
ふりがな	かぶしきがいしゃ◯◯	並べ替えと重複の発見に使う
区分	法人／個人	2つだけ。細かい分類は後から足す
担当部署・先方担当者	工務部・△△様	こちらの担当ではなく先方を書く
電話番号	022-000-0000	代表と携帯を分けず、つながる番号を1つ
メールアドレス	info@example.jp	個人宛と代表宛のどちらかに統一
住所	宮城県仙台市◯◯	請求先と現場が違う場合は備考に併記
初回の接点	2024-05／紹介（△△様）	いつ・何で知ったかを1行で
直近の取引	2026-07／定期点検	日付と内容だけ。金額は入れない運用も可
次にすること	2026-09-10／見積の再提示	期日とセットで書く
備考	電話は午前のみ・値引きの前例あり	口頭で引き継がれている注意点を書く

要になるのは「次にすること」です。この欄が無い表は、名簿にはなっても台帳にはなりません。担当者が代わったときに最初に見るのは、次に何をする約束になっているかだからです。

金額や単価をどこまで書くかは、社内で先に決めてください。見られて困る数字を入れた瞬間、共有できる範囲が狭まり、結局その人しか開かない表に戻ります。

そのまま使える型3種（業種別）

12項目は共通の土台です。そこに業種ごとの3項目を足すと、現場で使う形になります。自社に近いものを1つ選んでください。

型	向く業種	12項目に足す3項目
訪問営業型	建設・製造・卸売	決裁する人／次回訪問の予定日／競合先の有無
来店・会員型	小売・スクール・クリニック	来店の頻度／好みと要望／ご家族・同伴者の情報
工事・修理型	設備・住宅・自動車	設置機器と型番／保証の期限／前回の施工日

訪問営業型で効くのは決裁する人の欄です。担当者と決裁者が違う会社では、この1行があるかどうかで話の進み方が変わります。担当者の頭の中にはある情報で、台帳に書かれていないことの筆頭です。

来店・会員型は、好みと要望の欄が資産になります。前回どこまで話したかが分かると、担当が代わった日でも会話が続きます。工事・修理型は、保証の期限を入れておくと、次の連絡のきっかけがひとりでに立ちます。

足す項目は3つまでにしてください。ここで欲張ると、12項目に絞った意味が消えます。

1枚に集めるまでの4ステップ

全件をそろえてから使いはじめようとすると、たいてい着手が止まります。使いながら埋めていく順番で進めてください。

ステップ	やること	かかる時間の目安
1. 置き場所を決める	共有ドライブに表計算ソフトのファイルを1つ作り、12項目の見出しを並べる	15分
2. 直近1年だけ書き出す	取引のあった先に絞る。休眠先は今回は入れない	1件3分
3. 担当者に15分ずつ聞く	「この会社で、あなたしか知らないことは何ですか」の1問から始める	1人15分
4. 更新のきっかけを決める	訪問した日・電話を切った直後など、行動とセットにする	10分

ステップ3が、この作業でいちばん値打ちのあるところです。台帳に書いていない注意点を、担当者は必ず持っています。「あそこは午前中しか電話に出ない」「請求書は原本を郵送しないと通らない」。こうした話が、休んだ日に会社を止めます。

聞き取った内容を1枚に落とす形は引き継ぎ書の作り方と同じ組み立てです。台帳の備考欄と引き継ぎ書は、書く中身がかなり重なります。

ステップ4を飛ばすと、3か月で止まります。「毎週金曜に更新する」ではなく「訪問から戻ったら書く」のほうが続きます。思い出す必要のない決め方にしてください。

AIに下書きさせるプロンプト3種

そのままコピーして使えます。3本を順番に使う前提で作っています。

1本目：自社に合う項目を決める

当社は宮城県で（業種）を営む、従業員（人数）名の会社です。
顧客管理台帳を新しく作ります。
・下の12項目を土台として、当社の業種で足すべき項目を3つだけ提案してください
・提案する項目ごとに、それが必要になる場面を1行で説明してください
・4つ以上は提案しないでください
・入力に3分以上かかる項目は提案しないでください
（ここに12項目を貼る）

3つまでと数を切ることが要点です。上限を書かないと、20個の項目案が返ってきて、また埋まらない表に戻ります。

2本目：バラバラのメモを台帳の行に直す

以下は、営業担当が個人のメモに書いていた顧客の情報です。
・下の項目の並びに合わせて、1社1行の表に直してください
・メモに書かれていない欄は空欄のままにして、推測で埋めないでください
・どの欄に入れるか迷った内容は、備考に入れて末尾に「要確認」と付けてください
・会社名の表記ゆれ（株式会社の有無など）は、正式名称に寄せた候補を併記してください
（ここに項目の並びとメモを貼る）

推測で埋めさせないことが要点です。空欄のまま出てきた場所が、そのまま担当者に聞き直す一覧になります。

3本目：抜けている情報を質問リストにする

以下は、作りかけの顧客管理台帳です。
・空欄が多い順に、上位10社を挙げてください
・その10社について、担当者に聞くべきことを1社3問までにまとめてください
・質問は口頭で聞ける短さにしてください
・台帳から読み取れない事情の推測は書かないでください
（ここに台帳を貼る）

この3本を通すと、散らばったメモから台帳の初版までが1時間ほどで形になります。表計算ソフトの中身をAIに読ませて整える手順はExcelやCSVをAIに読ませて集計する方法にまとめています。

プロンプトが思ったとおりに動かないときは、指示の書き方を先に見直すと早く進みます。書き方の型はAIへの指示（プロンプト）の書き方でご説明しています。

AIに任せてはいけないこと

AIが得意なのは形をそろえることで、そのお客様との間に何があったかを知ることではありません。現場を見ていない答えは、もっともらしい形で出てきます。

任せてよい	人が決める
メモを項目ごとに仕分ける	その情報が今も正しいか
会社名の表記ゆれをそろえる	同じ会社として統合してよいか
空欄の多い先を洗い出す	どの先に連絡を取り直すか
聞き取り用の質問をつくる	備考に書いてよい内容の線引き

いちばん危ないのは、AIに顧客の情報を推測で補わせることです。担当者名や役職はもっともらしく埋まりますが、根拠がありません。その1行を信じて電話をかけた先で、名前を間違えます。

お客様の氏名・住所・電話番号をそのまま貼るかどうかは、社内で先に決めておく話です。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。「A社」「工務部の担当者」に置き換えれば、項目を設計する用途には足ります。

顧客の情報は個人情報保護法の対象になる場合があり、取得の目的の伝え方、社外への提供、保管と廃棄の方法に決まりがあります。
この記事では触れていません。名簿の扱いや第三者への提供を検討する場合は、
個人情報保護委員会の資料をご確認のうえ、弁護士・行政書士などの専門家にご相談ください。