会議のアジェンダの作り方｜そのまま使える型3つと、AI（Claude）に組ませるプロンプト例つき【2026年版】

2026年8月19日 2026年8月19日

Trash-B合同会社

会議は終わったのに、何が決まったのか誰も言えない。次の会議でまた同じ話をしている。少人数の会社で、自分が会議を仕切っている方に向けて書いています。

結論からお伝えします。会議が長引くのは、アジェンダが無いからではありません。1行ごとに「何をして終わりか」が書かれていないからです。ここさえ決めておけば、あとの組み立てはAIに任せられます。この記事では、そのまま使える型3つと、コピーして使えるプロンプト、任せてはいけない範囲をご紹介します。

なぜ会議は長引くのか

アジェンダを用意している会社でも、会議は長引きます。書いてあるのが「話す題目」だけで、「どうなったら終わりか」が無いためです。終わりの形が決まっていない議題は、参加者それぞれが違うゴールを想像したまま話し始めます。

アジェンダの1行	会議で起きること
来期の体制について	決める会なのか、聞かせる会なのか分からない。全員が様子見で黙る
業務効率化の件	各自が自分の困りごとを話し、時間だけ過ぎる
情報共有	報告が終わらない。質問が出ると別の議題に飛ぶ
その他	ここに本題が出てきて、時間切れになる

どれも書き方の問題で、参加者のせいではありません。「来期の体制について（誰が何を担当するかを決める・15分）」と書けば、同じ議題でも会議の進み方が変わります。

会議のあと側、つまり決まったことの残し方は議事録づくりをAIに任せる方法でご説明しています。アジェンダが整うと議事録も短くなります。書く欄が最初から決まっているためです。

アジェンダの1行に必要なのは4つだけ

項目を増やすほど作るのが面倒になり、結局書かなくなります。最初はこの4つで十分です。

項目	中身	書き方の例
議題	何の話か	来期の担当割り
終わりの形	決める／意見をもらう／知らせるの3つから1つ選ぶ	決める
持ち時間	分で書く。合計が会議時間を超えたら削る	15分
進行役	その議題を進める人。司会と分けてよい	山田

要は「終わりの形」の欄です。決めるのか、意見が欲しいのか、伝えるだけなのか。この3つは参加者に求める動きが違うので、混ぜると会議が止まります。

終わりの形	参加者に求めること	終わった合図
決める	その場で賛成か反対かを言う	誰がいつまでに何をするかが書ける
意見をもらう	思いつきでよいので出す	案が3つ以上出た
知らせる	聞いて、分からない所だけ質問する	質問が出なくなった

「知らせる」だけの議題が半分以上あるなら、その会議は集まらずに文書で足ります。毎日の報告を文書に寄せる考え方は業務日報のテンプレートにまとめています。

そのまま使える型3つ

会議の種類ごとに、そのままコピーして使える形にしました。時間の数字は目安なので、自社の会議に合わせて増減してください。

① 定例会議（30分）

【日時】9/1（月）10:00-10:30　【進行】山田
1. 前回の宿題の確認（知らせる・5分・各自）
2. 今週の予定でぶつかっている所（決める・10分・山田）
3. 困っていること（意見をもらう・10分・全員）
4. 次回までの宿題の確認（知らせる・5分・山田）
※ 4以外で新しい話題が出たら、その場では扱わず次回の議題に回す

最後の1行が効きます。脱線を止める根拠を、会議の前に紙に書いておくという考え方です。その場で「話を戻しましょう」と言うのは角が立ちますが、アジェンダに書いてあれば進行役の判断ではなくなります。

② 社外との打ち合わせ（60分）

【日時】9/3（水）14:00-15:00　【場所】先方会議室
【この打ち合わせの目的】次の作業に進んでよいかを決める
1. 前回からの変更点（知らせる・10分・こちら）
2. 見ていただきたい部分（意見をもらう・20分・こちら）
3. 予算と時期のすり合わせ（決める・20分・双方）
4. 次回までにどちらが何をするか（決める・10分・双方）
※ 決まらなかった項目は、いつまでに誰が決めるかだけ決めて終える

2行目の目的を先に書いておくと、その日に決まらなくても「何が足りなかったか」が分かります。目的が無いまま終わると、次回また最初から説明することになります。

③ トラブルが起きたとき（20分）

1. 何が起きているか（知らせる・5分・見つけた人）
2. 今この瞬間、止める必要があるか（決める・5分・責任者）
3. 誰が何を今日やるか（決める・5分・責任者）
4. 原因を調べる担当と期限（決める・5分・責任者）
※ 原因の話と、今日やることの話を混ぜない

原因究明を後ろに回すのが要点です。困った場面ほど原因の話から始まりますが、その間もお客様は待っています。止血と原因調査を同じ会議で混ぜないでください。

AIに組ませるプロンプト3種

型が決まっていれば、あとは埋める作業です。そのままコピーして、（　）の中だけ書き換えてお使いください。

① 箇条書きをアジェンダにする

以下のメモを、会議のアジェンダに整えてください。
・各行に「議題／終わりの形（決める・意見をもらう・知らせるのどれか）／持ち時間／進行役」を付ける
・合計時間が（30）分を超えたら、削る候補に印を付けて理由を1行で書く
・メモに書かれていない議題を足さない
（ここに会議前のメモを貼る）

3つ目の縛りを外さないでください。これが無いと、AIは一般的な会議にありそうな議題を親切心で足します。自社で話す必要のない議題が混ざると、そこから会議が伸びます。

② 時間が足りないときに削る順を出させる

このアジェンダは合計（45）分ですが、会議は（30）分しかありません。
・削る順に3つ並べ、それぞれ「なぜ後回しにできるか」を1行で書く
・削らずに短縮できるものがあれば、短縮案も書く
・決めることを削る提案はしない
（ここにアジェンダを貼る）

削る判断そのものは人がやります。AIに出させるのは「削れる理由の候補」です。理由が並んでいると、参加者に説明するときに迷いません。

③ 会議の直前に読み上げる5行を作らせる

このアジェンダを、会議の冒頭で読み上げる5行にしてください。
・1行目は「この会議で決めること」だけを書く
・専門用語を使わず、初めて参加する人にも分かる言い方にする
・5行を超えない
（ここにアジェンダを貼る）

会議の最初の30秒で全員のゴールが揃います。口頭で説明すると毎回言い方が変わりますが、5行を読むだけなら誰が進行しても同じになります。

事前に配ると、会議そのものが短くなる

アジェンダは前日までに配ってください。当日に配ると、参加者はその場で読みながら考えることになり、会議の前半が「読む時間」に使われます。

配るタイミング	会議で起きること
前日まで	質問を用意して来る人が出る。決める議題が1回で終わる
当日の朝	目を通した人と通していない人が混ざる
会議の場で配る	前半が読む時間になる。持ち帰りが増える

配るときに1行添えてください。「この議題について、いま言えることがあれば前日までに返信を」。これだけで、会議に出す前に片づく話が出てきます。反応をあとで集計したいときの手順はアンケートの集計と自由記述の要約をAIに任せる方法でご説明しています。

同じ会議を毎週やっているなら、型をファイルに1つ置いて使い回してください。毎回ゼロから書くと続きません。手順を文書として残す作り方はマニュアル・手順書づくりをAIに任せる方法にまとめています。

AIに任せてはいけないこと

区分	内容
任せていい	アジェンダのたたき台／持ち時間の割り振り案／削る順の候補／冒頭で読む5行
任せない	何を議題にするかの決定／人事や評価に関する議題の扱い／決まったことの最終確認／社外に出す文面の最終判断

議題を選ぶところは人の仕事です。何を会議にかけて何をかけないかは、社内の力関係や進み具合を知っていないと決められません。AIはそこを知らないまま、それらしい議題を作ります。

人事や処遇の議題を扱うときは、その1本だけアジェンダを分けてください。個人の名前や評価の記録をそのままAIに貼らないでください。入れていい情報の線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

取引先との契約や法令に関わる議題も同じです。アジェンダに載せる文言までは整えられますが、中身の判断は弁護士や社会保険労務士にご確認ください。