委任状の書き方｜会社が出すときに入れる7項目、範囲の決め方と場面別の型3種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月21日 2026年9月21日

Trash-B合同会社

役所の窓口に書類を出しに行くだけで、経営者の半日がつぶれる。従業員に代わりに行ってもらいたいが、委任状の書き方が分からない。会社の名前で委任状を出す場面がある経営者に向けて書いています。年に数回しかないので、毎回調べ直すことになる書類です。

結論からお伝えします。委任状で本当に決めるのは「誰に頼むか」ではなく「どこまで頼むか」です。任せる範囲を広く書くほど作る側は楽になりますが、その範囲で起きたことは会社の側に返ってきます。逆に狭く書きすぎると、窓口で「この委任状では受け付けられない」と言われて出直しになります。この兼ね合いを毎回ゼロから考えるので、時間がかかります。この記事では、会社が出す委任状に入れる7項目、範囲の決め方、場面別の型3種をまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

委任状づくりでつまずく3つのパターン

委任状そのものは、多くの会社で年に数回しか出しません。数が少ないからこそ、毎回同じところで止まります。

つまずき	会社で起きること	直し方
範囲を広く書きすぎる	「一切の件」と書いた委任状を渡したあと、頼んでいない手続きまで代理人が進めてしまい、あとから経緯をたどることになった	任せる手続きの名前を書き、そこで終わることを1行足す
範囲を狭く書きすぎる	「◯◯証明書の受け取り」とだけ書いたら、窓口で申請書の記入も代理が要ると言われ、その日は受け取れなかった	窓口で何をするのかを先に確かめ、申請と受け取りのどちらも書く
日付と期限を入れ忘れる	半年前に渡した委任状が代理人の手元に残っていて、いつまで有効なのか誰も分からなくなった	作成日を入れ、使う手続きが終わったら回収する

3つに共通しているのは、窓口で実際に何をするのかを確かめる前に、書き始めている点です。この「先に確かめる」がいちばん時間を食うので、経営者が自分で抱えたまま先送りになります。

委任状は「どこまで任せるか」を書く紙

委任状は、会社（委任者）が代理人に手続きを任せたことを、相手方に示すための書面です。民法第99条第1項は、代理の効果について次のように定めています。「代理人がその権限内において本人のためにすることを示してした意思表示は、本人に対して直接にその効力を生ずる。」（出典＝e-Gov法令検索・民法）。

ここで大事なのは「その権限内において」の部分です。委任状に書いた範囲の中で代理人がしたことは、会社がしたことになります。範囲を広く書くというのは、会社が引き受ける幅を広げるということです。

範囲を書かない、いわゆる白紙の委任状については、民法第109条第1項に関係する定めがあります。「第三者に対して他人に代理権を与えた旨を表示した者は、その代理権の範囲内においてその他人が第三者との間でした行為について、その責任を負う。」（出典＝e-Gov法令検索・民法）。個別の事案でどこまでが「範囲内」と判断されるかは条文だけでは決まりません。判断が要る場面は弁護士に確認してください。

もう1つ知っておきたいのが、代理権がいつ終わるかです。民法第111条は代理権の消滅事由を定めており、委任による代理権は、同条第1項の事由のほか「委任の終了によって消滅する。」と規定しています（出典＝e-Gov法令検索・民法）。委任状に期限を書いていなくても、任せた手続きが終われば役目は終わります。会社の側でそれを分かる形にしておくために、作成日を入れて、終わったら回収します。

なお、手続きによっては、代理を頼める相手が資格で決まっています。登記の申請を仕事として代理するのは司法書士、税務の代理は税理士です。官公庁に出す書類の作成代理は行政書士というように、法律で線が引かれている領域があります。社内の従業員に使いを頼むのか、外部の専門家に業として頼むのかで話が変わります。外部に頼む場合は、その資格を持つ人かどうかを先に確かめてください。

会社が出す委任状に入れる7項目

提出先が様式を配っている場合は、その様式が最優先です。自社で1から作るのは、様式が配られていないときだけです。様式がないときに入れる項目は、次の7つで足ります。

項目	書くこと	迷いやすい点
① 表題	「委任状」の3文字	「委任契約書」にしない。相手方に示す1枚ものとして作る
② 代理人	代理人の氏名、住所、生年月日など提出先が求める範囲	窓口で本人確認があるなら、身分証の記載と一致させる
③ 委任する事項	任せる手続きの名前を、窓口で使われている呼び方で書く	「◯◯に関する一切の件」は、範囲を確かめないまま使わない
④ 範囲の区切り	申請までか、受け取りまでか、支払いまで含むのか	窓口で何をするのかを先に聞く。ここが型の分かれ目になる
⑤ 作成日	委任状を作った日	前もって作った場合は、渡す日ではなく作った日を書く
⑥ 委任者	会社の所在地、商号、代表者の役職と氏名	登記されている商号と表記をそろえる（株式会社の位置、旧字体など）
⑦ 押印	提出先が求める印（代表者印など）	押印が要るかどうかは提出先によって違う。要否を先に確かめる

会社が出す委任状で特に見落とされるのが⑥です。普段使っている略称で書いてしまい、登記の商号と合わずに出し直しになることがあります。登記事項証明書か、会社の基本情報をまとめた1枚を手元に置いて、そこから写してください。

雇用や取引でやりとりする書面は、こうした「会社の正しい表記」を毎回使います。1か所にまとめておくと、委任状に限らず作業が速くなります。取引先との約束ごとを1枚にする書面は覚書の書き方にまとめました。従業員から差し入れてもらう書面は入社誓約書と身元保証書の作り方でご説明しています。

範囲の書き方で迷ったときの決め方

委任状づくりの時間のほとんどは、③と④に使われます。広くしたいのは作る側の都合、狭くしたいのは会社を守る都合で、毎回ここでぶつかります。次の3つの順で決めると、迷う時間が減ります。

順番	決めること	決め方
1	窓口で実際にする動作を並べる	提出先に電話し「代理の者が行きます。何をしますか」と聞く。申請書の記入、書類の提出、受け取り、手数料の支払いのどれが要るかを控える
2	並べた動作だけを書く	1で出た動作を、そのまま③と④に書き写す。出てこなかった動作は書かない
3	終わりを1行足す	「上記の手続きが完了した時点で、この委任は終了します。」のように、どこで終わるかを書き添える

1の電話が、この作業でいちばん面倒で、いちばん効く部分です。ここを飛ばすと、範囲を推測で書くことになります。推測で広く書けば会社が引き受ける幅が広がり、狭く書けば出直しになります。どちらに転んでも、結局もう一度時間を使います。

聞いた内容は、口頭のまま終わらせずに1行ずつ残してください。同じ手続きは翌年も出てきます。1回目に聞いた内容を残しておけば、2回目からは電話そのものが要らなくなります。

そのまま使える型3種（場面別）

下の3つは、会社が委任状を出す場面をまとめたものです。◯の部分を埋めて使ってください。提出先から様式が配られている場合は、そちらを優先します。

型1｜役所・公的機関の窓口に代わりに行ってもらう

委任状

　代理人　住所　◯◯◯◯
　　　　　氏名　◯◯　◯◯
　　　　　生年月日　◯年◯月◯日

　私は、上記の者を代理人と定め、次の事項を委任します。

　1．◯◯◯◯（手続きの正式な名称）の申請書の提出に関すること
　2．上記1に伴う書類の受領に関すること
　3．上記1に伴う手数料の納付に関すること

　上記の手続きが完了した時点で、この委任は終了します。

　◯年◯月◯日

　　委任者　所在地　◯◯◯◯
　　　　　　商号　　◯◯◯◯
　　　　　　代表者　代表取締役　◯◯　◯◯　㊞

型2｜取引先との手続きを、担当者に任せる

委任状

　代理人　所属　◯◯部
　　　　　氏名　◯◯　◯◯

　当社は、上記の者を代理人と定め、次の事項を委任します。

　1．◯◯◯◯株式会社との間の「◯◯◯◯」に関する書類の授受
　2．上記1に伴う受領書への記名押印

　本委任は、◯年◯月◯日をもって終了します。
　上記に記載のない事項について、代理権は及びません。

　◯年◯月◯日

　　委任者　所在地　◯◯◯◯
　　　　　　商号　　◯◯◯◯
　　　　　　代表者　代表取締役　◯◯　◯◯　㊞

型3｜委任状をつくる前に埋める「確認メモ」

【確認メモ】◯年◯月◯日　記入者　◯◯

1．提出先（部署・窓口名）　　　　　：
2．手続きの正式な名称　　　　　　　：
3．代理人が窓口ですること（全部）　：
　　□ 申請書の記入　□ 書類の提出　□ 書類の受け取り　□ 手数料の支払い　□ その他（　　　）
4．委任状の様式は配られているか　　：　□ ある（様式名　　　）　□ ない
5．押印は要るか　　　　　　　　　　：　□ 要る（　　印）　□ 要らない　□ 窓口で確認できず
6．代理人の本人確認はあるか　　　　：　□ ある（必要なもの　　　）　□ ない
7．聞いた相手・日時　　　　　　　　：
8．来年も同じ手続きがあるか　　　　：　□ ある（時期　　　）　□ ない

型3が、この記事でいちばんお使いいただきたいものです。型1と型2は、型3が埋まっていれば埋められます。順番が逆になっているために、毎回時間がかかります。

AIに下書きさせるプロンプト3種

ここから先は、AI（Claude）に任せられる部分です。任せるのは「型に流し込む作業」と「読み合わせ」で、範囲を決めるのは人です。下の枠をコピーして、◯の部分を埋めてお使いください。

プロンプト1｜聞き取ったことを、確認メモの形に整えさせる

下の「窓口に聞いた内容」を、確認メモの形に整えてください。

【出し方】
・「項目／聞き取った内容／未確認」の3列の表にする
・項目は次の8つを必ず並べる
　提出先／手続きの正式な名称／窓口ですること／委任状の様式の有無／押印の要否／代理人の本人確認／聞いた相手と日時／来年の有無
・聞き取った内容に書かれていない項目は「未確認」の列に○を付ける

【条件】
・書かれていないことを補わない
・一般的にはこうだ、という説明を足さない

【窓口に聞いた内容】
（ここに貼る。担当者の氏名は消してから貼る）

プロンプト2｜確認メモから、委任状の下書きを作らせる

下の「確認メモ」をもとに、委任状の下書きを作ってください。

【出し方】
・表題、代理人、委任する事項、終わりの1行、作成日、委任者、押印欄の順に並べる
・委任する事項は、確認メモの「窓口ですること」に挙がった動作だけを、1動作1行で書く
・日付、氏名、住所、商号はすべて「◯」の空欄にする

【条件】
・「一切の件」「その他必要な事項」のような、範囲が広がる言い回しを使わない
・確認メモに挙がっていない動作を足さない
・未確認の項目があれば、下書きの後ろに「確認が必要な点」として箇条書きで並べる

【確認メモ】
（ここに貼る）

プロンプト3｜できた委任状と確認メモを読み合わせさせる

下の「確認メモ」と「委任状の案」を読み比べて、次の3つを一覧にしてください。

【1】確認メモに挙がっていないのに、委任状に書かれている動作
【2】確認メモに挙がっているのに、委任状に抜けている動作
【3】範囲が広がる言い回し（「一切」「その他」「必要な」など）が使われている箇所

【出し方】
・「番号／確認メモの記載／委任状の記載／気づいた点」の4列の表
・直し方の提案はしない。食い違いを並べるだけにする

【確認メモ】
（ここに貼る）

【委任状の案】
（ここに貼る）

プロンプト2で言い回しを縛っているのには理由があります。AIに書面を任せると、抜けをなくそうとして「その他必要な事項」のような行を足してきます。作る側には親切ですが、それは会社が引き受ける幅を広げる一行です。

狙ったものが出てこないときは、条件を足すより先に、確認メモの中身が渡せているかを見てください。勘どころはAIへの指示（プロンプト）の書き方にまとめています。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
窓口に聞いた内容を、確認メモの形に整える	窓口に何を聞くか、聞き漏らしたことをもう一度聞くか
確認メモをもとに、委任状の下書きを作る	任せる範囲をどこで区切るか
確認メモと委任状を読み合わせ、食い違いを並べる	食い違いをどう直すか、誰が最後に確認するか
来年に向けて、手続きの一覧を作る	誰を代理人にするか
提出先の様式に合わせて、項目の並びを整える	白紙に近い委任状を出してよいか（弁護士に確認する）

気をつけたいのは、代理人の身分証や登記事項証明書をそのまま貼ることです。そこには氏名、住所、生年月日が並んでいます。型を整えたいだけなら、名前と住所を伏せた確認メモで足ります。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

もう1つ、範囲をどこまで広げてよいかをAIに決めさせないでください。広い委任状を出してよいかどうかは、相手方との関係や、これまでの取引の経緯で変わります。判断が要る場面は弁護士に確認する範囲です。書面を作る作業と、その範囲でよいかを決める判断は、別の人が担当する仕事だと考えてください。