顛末書・始末書の書き方｜違いと、そのまま使える型3つ・AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年8月24日 2026年8月24日

Trash-B合同会社

トラブルが起きて、上司から「顛末書を出して」と言われた。書き方を調べたら始末書というものも出てきて、どちらを書けばいいのか分からない。書き出しで止まったまま、時間だけが過ぎている。社内でこの手の書類を書く立場の方と、提出を受ける側の社長に向けて書いています。

結論からお伝えします。顛末書と始末書は、目的がまったく違う書類です。顛末書は「何が起きたか」を時系列で伝える報告書、始末書は「非を認めてお詫びする」文書です。求められているのがどちらかを取り違えると、何度書き直しても受け取ってもらえません。逆に、起きたことを6項目に分けて書き出せたなら、文章に組み立てる作業はAIに任せられます。この記事では、2つの違いと、入れる6項目、そのまま使える型3つ、コピーして使えるプロンプトをご紹介します。

顛末書と始末書は何が違うのか

名前が似ているので同じ書類だと思われがちですが、読む人が知りたいことが違います。顛末書を求められている場面でお詫びばかり並べると、肝心の経過が分かりません。逆に始末書でお詫びが一言も無ければ、書き直しになります。

	顛末書	始末書
目的	起きたことを正確に伝える	非を認めて、お詫びと再発防止を伝える
中心にあるもの	事実の経過	反省と、これからの約束
求められる場面	トラブル・事故・納期遅れの報告	ミスの責任を明確にするとき
書く人	担当者、または調べた人	本人
お詫びの言葉	無くてもよい	必ず入る
宛先	社内が中心（社外に出す版もある）	社内が中心

迷ったら、指示した人に「経過の報告と、お詫びの文書と、どちらが要りますか」と聞いてください。これは確認して構わない質問です。書き上げてから違ったと分かるほうが、お互いに手戻りが大きくなります。

なお、社外のお客様へのお詫びは、この2つとはまた別の文書になります。相手に送る文面の組み立てはクレーム対応の返信をAIに任せる方法にまとめています。

始末書には、もう1つ気をつける点があります。会社によっては、始末書の提出が懲戒の手続きと結びついていることがあります。提出を求められた経緯に処分の話が混じっているなら、書き方より先に確認すべきことがあります。この点は後半でもう一度触れます。

顛末書に入れる6項目

書式は会社ごとに違いますが、読む人が確かめたいことは似ています。文章にする前に、次の6項目を箇条書きで埋めてください。ここが埋まれば、あとは並べ替えるだけです。

#	項目	書くこと	よくある抜け
1	いつ	発生した日時と、気づいた日時を分けて書く	気づいた時刻しか書いていない
2	何が	起きた事象を一言で。原因ではなく結果	「確認不足により」と原因から始めてしまう
3	どこで・誰が	対象の業務、関わった人の役割	名前だけ並べて役割が分からない
4	影響	誰に、どこまで及んだか。金額や件数	「ご迷惑をおかけしました」で数量が無い
5	対応	発覚後にやったこと。時系列で	再発防止と混ざっている
6	再発防止	次から変えることを1つか2つ	「注意します」で終わっている

抜けやすいのは1番と4番です。本人は経緯を全部知っているので、発生と発覚のズレを書き忘れます。読む側にとっては、そのズレこそが知りたい情報です。気づくのが1日遅れたのか3週間遅れたのかで、次に打つ手が変わります。

4番の影響も、数量が入ると文書の質が変わります。「一部のお客様に」ではなく「12件」、「納品が遅れた」ではなく「2営業日遅れた」と書いてください。数えられるものは数えて書く。それだけで、読む人は判断できるようになります。

6番は1つか2つで十分です。5つ並べると、どれも実行されません。同じことは日報でも起きます。続く仕組みの作り方は日報のテンプレートと、AIに書かせる方法でも触れています。

そのまま使える型3つ

6項目が埋まったら、次の3つのどれかに流し込んでください。会社の書式がある場合は、そちらが優先です。ここに挙げるのは、書式が決まっていない場合の並べ方です。

① 顛末書（社内向け・いちばん使う型）

【件名】◯◯の発生について（顛末報告）
1. 発生日時／発覚日時
2. 発生した事象
3. 対象業務と関係者の役割
4. 影響の範囲（件数・金額・遅延日数）
5. 発覚後の対応（時系列）
6. 原因
7. 再発防止のために変えること
以上

原因を6番に置いているのは意図があります。先に原因を書くと、そこから逆算して事実のほうが歪みます。起きたことを並べ終えてから原因を書くと、後づけの理屈が入りにくくなります。

② 始末書（お詫びを中心に据える型）

【件名】始末書
1. 何をしてしまったか（一文で、言い訳を挟まない）
2. お詫びの言葉
3. 経緯（簡潔に。顛末書ほど詳しくしない）
4. 影響
5. 今後の対応と、変えること
以上

1番に条件をつけないでください。「立て込んでいたため」「引き継ぎが無かったため」を頭に置くと、読む人にはお詫びが届きません。事情があるなら3番の経緯に書きます。順番を入れ替えるだけで、受け取られ方が変わります。

③ 社外向けの報告書（お客様に経過を説明する型）

1. お詫びの言葉
2. 発生した事象と、影響の範囲
3. 現在の状況（復旧済みか、対応中か）
4. 原因
5. 再発防止
6. 問い合わせ先

社外向けだけは順番が変わります。相手がいちばん先に知りたいのは、いま自分がどういう状態に置かれているかです。3番の現在の状況を後ろに回すと、読んでいる間ずっと不安が続きます。

AIに下書きさせるプロンプト3種

6項目が手元にあれば、ここから先は速く進みます。そのままコピーして、括弧の中を差し替えてお使いください。

① 箇条書きから顛末書の下書きを作る

以下のメモから、社内向けの顛末書の下書きを作ってください。
・順番は「発生日時／発覚日時 → 事象 → 対象業務と関係者の役割 → 影響 → 発覚後の対応 → 原因 → 再発防止」
・メモに書かれていないことは書かないでください。足りない項目は「（未記入）」と残す
・推測や、私の気持ちの説明を足さないでください
・1文は60字以内。敬体で書く
（ここに6項目のメモを貼る）

2つ目と3つ目の指示が要になります。この縛りが無いと、AIはメモに無い経緯を自然な文章として補います。読み返したときに違和感が無いので、そのまま提出してしまいます。顛末書で最も避けたいのは、事実でないことが混ざることです。

② 事実と評価が混ざっていないか点検させる

以下の顛末書を読み、事実ではない記述を抜き出してください。
・推測、感想、評価、責任の所在についての判断が入っている箇所を指摘する
・各箇所について「なぜ事実と言えないか」を1行で書く
・本文は書き直さず、指摘だけを出してください
（ここに下書きを貼る）

提出する前に、この1回を挟んでください。「書き直しはせず、指摘だけ」と縛るのが大事です。縛らないと、正しい指摘に混ぜて本文を全面的に書き換えてきます。書き換わった文面をそのまま出すと、自分が確認していない事実が載った文書に自分の名前が入ります。

③ 再発防止が実行できる内容か詰めさせる

以下の再発防止策について、質問だけを5つ出してください。
・「誰が」「いつ」「何をもって完了とするか」が曖昧な点を突く
・気をつける、徹底する、注意する、といった言葉が入っていたら、それを何の作業に置き換えられるかを聞く
・代案は出さず、質問だけにしてください
（ここに再発防止の記述を貼る）

再発防止が「注意します」で終わる文書は、次に同じことが起きたときに何の助けにもなりません。質問に答えていくと、実行できる作業に変わります。チェックの担当を決める、確認の順番を1つ入れ替える。この程度で十分です。

社内の書類を通す文書という点では、稟議書と考え方が近い部分があります。決裁する人に向けた書き方は稟議書の書き方にまとめています。

事実と、評価やお詫びを混ぜない

この種の書類でいちばん多い失敗が、事実の記述に、評価やお詫びが挟まっていることです。書いている側には区別がつきにくく、読む側にはすぐ分かります。

混ざっている書き方	分けた書き方
確認を怠ったため、誤った数量で出荷しました	出荷前の数量確認を行わずに出荷しました。指定は120個、出荷は210個でした
ご迷惑をおかけし、多大なご損害を与えました	納品が2営業日遅れ、先方の組立工程が1日停止しました
担当者の意識が低かったことが原因です	確認手順が口頭で共有されており、手順書に記載がありませんでした
今後このようなことがないよう徹底します	出荷前に第三者が数量を照合する手順を、9月1日から手順書に追加します

左と右で、書いている人の反省の深さは変わりません。違うのは次に同じことが起きるのを防げるかどうかです。左の書き方では、読んだ人に打てる手がありません。

「多大な」「甚大な」といった程度を表す言葉も、数量に置き換えてください。程度は読む人が判断します。書き手が判定して差し出すものではありません。

AIに任せてはいけないこと

	内容
任せていい	箇条書きから下書きへの組み立て／事実と評価が混ざっていないかの点検／再発防止が実行できる内容かを詰める質問出し／敬体への整形
任せない	起きた事実の確定／原因の断定／責任の所在の判断／処分に関わる判断／社外に出す文書の最終確認

事実を確定するのは人の仕事です。AIは、貼られたメモの範囲でしか事実を知りません。それでも文章としては自然につながるように書くため、メモの隙間を推測で埋めます。埋まった箇所は、読んでも不自然に見えません。提出前に、書いた内容の1行ずつを自分の記憶と突き合わせてください。

原因の断定も同じです。特に人が絡む原因は、AIに書かせると「担当者の確認不足」のような形にまとまりがちです。実際には手順や仕組みの側に原因があることが多く、そこを見落とすと再発防止が的外れになります。

処分に関わる話は、書き方の問題ではありません。始末書の提出が懲戒の手続きと結びついている場合、書く範囲も、提出の義務があるかどうかも変わってきます。就業規則の定めと、提出を求められた経緯によります。この判断は社会保険労務士や弁護士にご確認ください。提出を求められた側であれば、「どういう位置づけの文書か」を先に確認しておいてください。後から認識の食い違いが起きにくくなります。

もう1点、入れる情報にも線引きが要ります。関わった人の氏名、取引先名、金額などをそのままAIに貼ると、社外のサービスに情報を渡すことになります。線引きは会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。顛末書は、社内でも扱いの重い文書です。名前は「担当A」「取引先B」に置き換えてから貼ってください。