受領書の書き方｜納品書・検収書・領収書との違いと入れる7項目、数が足りないときの書き方と場面別の型3種、AI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月29日 2026年9月29日

Trash-B合同会社

取引先から品物が届いたとき、受領書を返してほしいと頼まれた。でも、受領書に何を書けばよいのか、納品書や検収書、領収書とどう違うのかで手が止まってしまう。その一枚を、頼まれるたびに前の控えを探して書いている経営者に向けてこの記事を書きました。

結論からお伝えします。受領書で大事なのは、丁寧な言葉ではありません。「何を、いくつ、いつ受け取ったか」と「受け取ったときの状態」が、あとから見ても分かることです。ここがあいまいだと、数が足りなかったときや傷があったときに、言い出しにくくなります。この記事では、納品書・検収書・領収書との違いを整理します。入れる7項目、困らない書き方、場面別の型3種もまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

受領書でつまずく3つのパターン

受領書は、頼まれたときにだけ書く文書です。そのぶん社内に型が無く、書く人によって中身が変わります。よくある3つを並べます。

つまずき	会社で起きること	直し方
品名だけで数量が無い	「受け取った」とは書いたが、何個届いたかが控えに残っておらず、あとで数が合わなかった	品名・数量・単位を、納品書と同じ並びで書く
確かめる前に受領印を押した	箱を開ける前に受領書を返し、あとから傷や不足が見つかって伝えにくくなった	中身を確かめてから出す。確かめきれないときは、その旨を書き添える
控えが残っていない	相手に原本を返したきりで、自社には何も残らず、いつ受け取ったか分からなくなった	複写か写しを取り、発注書・納品書と一緒に綴じておく

3つに共通するのは、受領書を「相手に返す紙」としてだけ見ている点です。実際には、受領書は自社が何をいつ受け取ったかを残す記録でもあります。書き方が受け取った人の頭のなかにしかないと、担当が変わるたびに控えの残し方が変わります。そうなると、請求が届いたときに照らし合わせられません。

納品書・受領書・検収書・領収書の違い

品物のやりとりには、似た名前の書類がいくつも出てきます。誰が出すのか、何を示すのかで並べると、違いが分かりやすくなります。

書類	出す人	示すこと
納品書	品物を納めた側（売り手）	「これだけの品物を納めました」という中身の一覧
受領書	品物を受け取った側（買い手）	「この品物を、この日に受け取りました」という受け取りの記録
検収書	品物を受け取った側（買い手）	数量や品質、注文どおりかを確かめ終えたという記録
領収書	代金を受け取った側（売り手）	「この金額を受け取りました」というお金の受け取りの記録

迷ったら、「品物の受け取りか、お金の受け取りか」で分けてください。品物なら受領書、お金なら領収書です。受領書と検収書は、どちらも受け取った側が出します。受領書は「届いた」こと、検収書は「中身を確かめ終えた」ことを示す点が違います。検収が済んでから請求を受ける取り決めの取引もあるので、どちらを求められているかは相手に確かめてください。

受領書に「代金を受け取りました」と書くと、領収書と同じように扱われることがあります。品物の受領書に金額を書くときは、代金の受け取りと読めない書き方にしておきます。印紙が要るかどうかで迷ったら、税理士か税務署に確認してください。取引の流れの前後にある書類は、発注書の作り方と請求書の書き方にまとめています。

受領書に入れる7項目

受領書には決まった様式がありません。その代わり、入れる項目と順番を決めておくと、誰が書いても同じ形になります。品物でも書類でも共通して要る7項目を、書く順に並べます。

項目	書くこと	抜けるとどうなるか
① 表題	「受領書」または「物品受領書」	何の書類か分からず、納品書の控えと混ざる
② 宛名	品物を納めてくれた会社の名前（「株式会社〇〇御中」）	誰に出した受領書か分からない
③ 受け取った日	品物が届いた日付	請求や支払いの時期と照らし合わせられない
④ 品名・数量・単位	納品書と同じ品名と、受け取った数	何を何個受け取ったのかで食い違う
⑤ もとになる書類	発注書の番号や納品書の番号	どの注文の分なのか分からなくなる
⑥ 受け取ったときの状態	「異常なし」または不足・傷の内容	あとで不足や傷を伝えにくくなる
⑦ 受け取った会社と担当	会社名、受け取った人の名前、受領印	誰が受け取ったか分からず、社内で確かめられない

いちばん抜けやすいのは⑤と⑥です。①②⑦は毎回ほぼ同じで構いません。③④⑤⑥は、届くたびに書き直します。型を決めておく目的は、決まった部分を考える時間を減らして、届いた中身を確かめる時間に回すことにあります。

あとで困らない受領書の書き方

同じ受領書でも、書き方ひとつで、あとから見返したときに分かるかどうかが変わります。よくある書き方と、直した書き方を並べます。

あとで困る書き方	直した書き方
上記の品物、確かに受領いたしました	下記の品物を、令和〇年〇月〇日に受領いたしました（納品書 No.〇〇〇の分）
部品一式	部品A 10個／部品B 5個（納品書の品名と数量のとおり）
（不足があったが何も書かずに受領印を押す）	部品Bは、納品書の5個に対し受け取りは4個でした。残りの1個について、お届けの予定をお知らせください

直した書き方に共通するのは3つです。どの注文の分かを番号で書く、品名と数量を納品書と同じ言葉で書く、足りないものや傷はその場で書く。3つ目を書いておくと、相手も「どこが違ったか」をすぐ確かめられ、やりとりが短く済みます。

もうひとつ、箱の数だけ確かめて受け取り、中身はあとで見る場合は、そのことを書き添えてください。「外箱の数を確認のうえ受領。中身は開けてから確かめます」のように書いておけば、あとで不足が見つかったときにも伝えやすくなります。いつまでに確かめるかは、取引先との取り決めに合わせます。

そのまま使える型3種（場面別）

自社の言葉に直して使ってください。もとになる書類の番号と、受け取ったときの状態を書く形だけは残してください。

型1｜品物を受け取ったとき（書面・異常なし）

受領書

株式会社〇〇　御中

下記の品物を、確かに受領いたしました。

受領日：令和〇年〇月〇日（〇）
もとになる書類：注文書 No.〇〇〇／納品書 No.〇〇〇

品名　　　　数量　単位
〇〇〇〇　　10　　個
〇〇〇〇　　 5　　箱

受け取ったときの状態：数量・外観とも、納品書のとおりで異常ありません

令和〇年〇月〇日
株式会社□□
受領者：◇◇　　　印

型2｜数が足りない・傷があったとき（書面）

受領書

株式会社〇〇　御中

下記のとおり、品物を受領いたしました。
一部に納品書と異なる点がありましたので、あわせてお知らせします。

受領日：令和〇年〇月〇日（〇）
もとになる書類：注文書 No.〇〇〇／納品書 No.〇〇〇

品名　　　　納品書の数量　受け取った数量　状態
〇〇〇〇　　10個　　　　　10個　　　　　　異常なし
〇〇〇〇　　 5箱　　　　　 4箱　　　　　　1箱不足
〇〇〇〇　　 2台　　　　　 2台　　　　　　1台の側面にへこみあり（写真を別送します）

お手数ですが、不足分のお届けの予定と、へこみのある品の扱いについて
ご連絡をいただけますと幸いです。

令和〇年〇月〇日
株式会社□□
受領者：◇◇　　　印

型3｜書類・原本を受け取ったとき（メール）

件名：書類受領のご連絡（〇〇契約書の原本・株式会社□□）

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の◇◇です。

本日、下記の書類を受領いたしましたので、ご連絡します。

【受領日】令和〇年〇月〇日（〇）
【受け取った書類】〇〇契約書の原本 1通（貴社の押印済み）
【同封されていたもの】返信用封筒 1通
【今後の予定】弊社で押印のうえ、〇月〇日（〇）までに1通をご返送します

内容について確かめたいことが出てきましたら、あらためてご連絡します。
取り急ぎ、受領のご連絡まで。

株式会社□□ ◇◇
電話：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

型2のように、納品書の数量と受け取った数量を並べて書くと、どこが違ったかが一目で分かります。写真を別に送るときは、どの品の写真かが分かるよう品名を添えてください。型3は、書類を郵送で受け取ったときに、届いたことだけを先に伝える形です。書類を送る側の添え状は送付状の書き方にまとめています。

AIに下書きさせるプロンプト3種

受領書は、書く中身の大半が納品書にすでに書いてあります。納品書の内容を貼り、受け取ったときの状態だけを人が書き足してAIに渡すと、写す手間が消えて、中身を確かめる時間が取れます。以下はそのままコピーして使えます。

プロンプト1｜納品書から受領書の下書きをつくる

あなたは中小企業で取引先との書類を手伝う担当者です。
以下の納品書の内容と、受け取ったときのメモから、受領書の下書きを作ってください。

条件：
・順番は「表題 → 宛名 → 受領日 → もとになる書類の番号 → 品名・数量・単位 → 受け取ったときの状態 → 受け取った会社と担当」
・品名と数量は、納品書に書いてある言葉と数をそのまま使う
・納品書とメモに無い数量・日付・番号を作らない。分からない箇所は【要確認】と書く
・「代金を受け取りました」と読める言葉は入れない
・メモに不足や傷があれば、納品書の数量と受け取った数量を並べた表にする

＜納品書の内容＞
（ここに貼る）
＜受け取ったときのメモ＞
（例：部品Bが1箱足りない。ほかは異常なし）

プロンプト2｜書いた受領書を納品書と照らし合わせる

以下は、出す前の受領書と、もとになった納品書です。
2つを照らし合わせて、食い違う箇所を表にしてください。

見る点：
・品名、数量、単位が一致しているか
・納品書の番号、注文書の番号が書いてあるか
・受領日と、受け取った人の名前があるか
・受け取ったときの状態が書いてあるか

条件：本文は書き換えない。食い違う箇所の抜き出しと理由だけを出す。
どちらの数が正しいかは判断しない

＜受領書＞
（ここに貼る）
＜納品書＞
（ここに貼る）

プロンプト3｜不足や傷を取引先に伝えるメールを書く

以下の受領書で、納品書と異なる点がありました。
取引先に伝えるための短いメールを作ってください。

条件：
・最初に、品物が届いたことへのお礼を1文入れる
・違った点は、品名・納品書の数量・受け取った数量・状態の順で書く
・相手を責める言葉や、原因を決めつける言葉は入れない
・お願いすること（不足分の届く予定、傷のある品の扱い）をはっきり書く
・受領書に無い事実を足さない

＜受領書＞
（ここに貼る）

プロンプト1で大事なのは、「納品書とメモに無い数量・日付・番号を作らない」の1行と、代金の受け取りと読める言葉を入れない指定です。これを外すと、それらしい番号や「代金を受領しました」という一文が入った下書きが出てくることがあります。品物の数は、最後は現物を数えて、人が確かめてください。

見積書・請求書といった取引の書類をまとめてAIに任せる考え方は見積書・請求書づくりをAIに任せる方法でご紹介しています。条件の足し方で迷ったらAIへの指示（プロンプト）の書き方もあわせてどうぞ。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
納品書の品名と数量を、受領書の形に写す	届いた品物を数えて、状態を確かめる
受領書と納品書の食い違いを探す	食い違ったとき、どちらの数が正しいか
不足や傷を伝えるメールの下書きをつくる	不足や傷のある品を、受け取るか返すか
書面とメールの形に書き分ける	受領書に押印するか、誰の名前で出すか
控えの綴じ方や、置き場所の案を出す	受領書を出す前に、中身を確かめる決まり