報告書の書き方｜どの報告書にも共通する7項目と事実・意見の分け方、種類別の型3種とAI（Claude）に下書きさせるプロンプト例【2026年版】

2026年9月25日 2026年9月22日

Trash-B合同会社

日報も、トラブルがあったときの報告も、書く人によって中身の粒がまるで違う。読んでも何がいつ起きたのかが分からず、けっきょくその場で口頭で聞き直している。報告書の様式を、会社で決めないまま、毎週それを繰り返している経営者に向けて書いています。

結論からお伝えします。読みにくい報告書の原因は、文章力ではありません。事実と意見が同じ文に混ざっていることです。この2つを行で分けるだけで、読む側は3行目まで読めば判断できるようになります。この記事では、報告書がどの場面で使われる紙なのかを整理します。どの報告書にも共通する7項目、事実と意見の分け方、種類別の型3種もまとめました。AI（Claude）にコピーして使えるプロンプトもご紹介します。

報告書でつまずく3つのパターン

報告書は「出すこと」が目的になりやすい書類です。出す側が形式を埋めることに気を取られると、読む側がいちばん知りたい部分から順に抜けます。よくある3つを並べます。

つまずき	会社で起きること	直し方
起きたことと感想が混ざる	「対応が遅れて申し訳ありません」から始まる報告書を読んでも、いつ何が起きたのかが分からず、電話で聞き直すことになった	1行目を「いつ・どこで・何が起きたか」に固定する。所感は最後の欄にまとめて書く
人によって書く量が違う	同じ現場の報告なのに、ある人は3行、ある人は原稿用紙2枚。並べても比べられず、傾向が見えない	欄を先に決めて、欄ごとに何を書くかを1文で例示する。書く量ではなく欄の埋まりで判断する
出したあと誰も読まない	提出だけが習慣になり、読まれないまま溜まる。同じトラブルが半年後にまた起きた	報告書に「次にどうするか」の欄を1つ足す。その欄だけを月に1回並べて見る

3つに共通するのは、報告書を「書いた人の仕事の証明」だと思っている点です。実際には、報告書は読む側が次の判断をするための材料です。誰が何分で読んで、何を決める紙なのかが決まっていないと、書き方はいつまでも人に張りついたままになります。

報告書は誰のために書く紙か

社内の書類は、似た名前のものが並びます。報告書がどこに立つ紙なのかを、前後の書類と並べて整理します。

紙	出すタイミング	読む人が決めること
報告書	終わったあと、または区切りがついたとき	次に同じことが起きたときにどう動くか
日報	その日の終わり	明日の段取りを変えるかどうか
議事録	打ち合わせの直後	決まったことと、誰がいつまでにやるか
顛末書・始末書	問題が収束したあと	再発を防ぐしくみを入れるかどうか

報告書は「終わったことを、次に使える形で残す紙」です。だから、読む側にとって価値があるのは感想ではなく、時刻・数量・相手の言葉といった、あとから照らし合わせられる事実のほうです。ここが決まると、何を書けばよいかで迷う時間がなくなります。

報告書のうち、問題が起きたあとに出すものは書き方の作法が別にあります。そちらはヒヤリハット報告書の書き方にまとめています。

どの報告書にも共通する7項目

報告書には決まった法定様式がありません。社内で自由に決められます。その代わり、欄を決めておかないと人ごとに書き方が変わります。日報でも現場報告でも共通して要る7項目を並べます。

項目	書くこと	抜けるとどうなるか
① 日付と提出先	いつの分か、誰に出すか	古い報告と混ざって、どれが最新か分からなくなる
② 件名	1行で「何についての報告か」	一覧にしたとき中身を開かないと分からない
③ 経過（事実）	いつ・どこで・誰が・何を、時刻順に	あとから時系列を組み直せない
④ 数量と金額	個数・時間・件数・金額を数字で	「たくさん」「かなり」では次の判断に使えない
⑤ 相手の言葉	取引先や利用者が言ったことを、そのまま鍵かっこで	要約すると、こちらの解釈が事実として残る
⑥ 所感（意見）	書いた人がどう感じたか、何を提案するか	現場の気づきが会社に残らない
⑦ 次にすること	誰が・いつまでに・何をするか	読んで終わりになり、同じことが繰り返される

⑦を欄として持っている報告書は多くありません。ここが1行あるかどうかで、報告書が記録で終わるか、しくみに変わるかが分かれます。書くことがない日は「なし」と書けば十分です。

研修や外部のセミナーに行ったあとの報告は、この7項目に「学んだことを社内でどう使うか」を足します。型は研修報告書の書き方でご紹介しています。

事実と意見を分けて書く

読みにくい報告書のほとんどは、③と⑥が同じ文に入っています。同じ出来事を、混ざった書き方と分けた書き方で並べます。

混ざっている書き方	分けた書き方
納品が遅れてしまい、先方もかなりご立腹の様子でしたので、今後は余裕をもったスケジュールにすべきかと思います	【事実】9月18日15時、A社へ納品。予定は9月16日で2日遅れ。担当者から「次は前日に一報がほしい」と言われた【所感】着手日を2日前倒しにしたい
現場は思ったより順調でした	【事実】予定8時間に対し実働6時間30分。手直し0件【所感】同じ条件なら1日2件まで入れられる
問い合わせが多く、対応に追われました	【事実】9時〜17時で電話21件。うち14件が同じ操作方法の質問【所感】その操作だけの案内紙を作れば減らせる

コツは1つだけです。数字と、相手が言った言葉は事実の欄へ。「〜と思う」「〜すべき」で終わる文は所感の欄へ。この2つで振り分ければ、書き慣れていない人でも同じ形の報告書になります。

分けて書くと、読む側は事実の欄だけを拾って比べられます。月に1回、所感の欄だけを並べて読むと、現場が同じことを何度も書いているのが見えてきます。そこが、しくみを変える場所です。

そのまま使える型3種（種類別）

自社の言葉に直して使ってください。欄の名前を変えるのはかまいませんが、事実と所感の欄を分ける形だけは残してください。

型1｜日報・週報（毎日の区切りで出すもの）

報告書（日報）

提出日：2026年9月22日
提出先：〇〇部 △△
件名　：9月22日 〇〇現場の作業報告

【経過（事実）】
 08:30 現場着。〇〇の据付から着手
 11:00 部材Aが1点不足していることを確認、□□商店へ手配
 14:20 部材A到着、据付再開
 16:40 作業終了、清掃して引き渡し

【数量】
 据付 6台／実働 7時間10分／手直し 0件

【相手の言葉】
 「次回は搬入を午前にしてほしい」（〇〇様・現場責任者）

【所感（意見）】
 部材の員数確認を前日に済ませれば、待ち時間90分は無くせる

【次にすること】
 私が9月25日までに、前日チェック表の項目を1行足す

型2｜トラブル・事故の報告（起きたことを残すもの）

報告書（トラブル）

提出日：2026年9月22日
提出先：代表 〇〇
件名　：A社向け納品遅延（2日）の報告

【経過（事実）】
 09/12 A社より数量変更の連絡（30→45）
 09/13 材料を追加発注。納期回答は09/17
 09/16 当初の納品予定日。未着のため延期を連絡
 09/18 15:00 納品完了

【影響】
 納品 2日遅れ／追加費用 0円／先方の作業日程 変更なし

【相手の言葉】
 「今回は問題ないが、次は前日に一報がほしい」（A社 △△様）

【原因（事実として確認できたもの）】
 数量変更の連絡を受けた担当が、材料の納期を確認する前に
 従来どおりの納品日で返答していた

【所感（意見）】
 数量が変わった時点で、納期を出し直す手順が無い

【次にすること】
 〇〇が9月30日までに、数量変更時の連絡先と手順を1枚にする

型3｜案件・月次の報告（区切りで振り返るもの）

報告書（月次）

提出日：2026年9月30日
提出先：代表 〇〇
件名　：9月 〇〇事業の報告

【数字】
 受注 12件（前月10件）／完了 11件／持ち越し 1件
 平均の対応日数 4.2日（前月5.8日）

【経過（事実）】
 ・09/05 〇〇の受付をメール1本にまとめた
 ・09/12 △△の在庫切れで1件を翌週へ持ち越し
 ・09/22 □□様より継続のご依頼

【相手の言葉】
 「連絡が早くなった」（〇〇様）

【所感（意見）】
 受付をまとめた効果が対応日数に出ている。
 在庫の持ち方は、まだ担当の勘に頼っている

【次にすること】
 私が10月10日までに、在庫の下限を品目ごとに決める

出張したときの報告は、これに移動と経費の欄が加わります。型は出張報告書の書き方にそのまま使える形で置いています。

AIに下書きさせるプロンプト3種

報告書は、書く材料がすでに手元にあることがほとんどです。メモ・写真の撮影時刻・送ったメールが材料になります。それを貼って、形に起こすところだけをAIに任せます。以下はそのままコピーして使えます。

プロンプト1｜走り書きのメモを報告書の形にする

あなたは中小企業の事務を手伝う担当者です。
以下のメモを、報告書の下書きにしてください。

条件：
・欄は「経過（事実）」「数量」「相手の言葉」「所感（意見）」「次にすること」
・経過は時刻順に並べる。時刻が無いものは「時刻不明」と書く
・メモに無い数字を作らない。分からない箇所は【要確認】と書く
・「〜と思う」「〜すべき」で終わる文は、所感の欄にだけ入れる
・相手が言った言葉は、言い換えずに鍵かっこで残す

＜メモ＞
（ここに貼る）

プロンプト2｜書いた報告書から、事実と意見を分ける

以下は社内で書かれた報告書です。
文を「事実」と「意見」に振り分けて、2つの表にしてください。

条件：
・数字・時刻・固有名詞・相手の発言は「事実」
・評価や推測が入っている文は「意見」
・どちらとも取れる文は「判断つかず」として3つ目の表に出す
・本文は書き換えない。分類するだけ

＜報告書＞
（ここに貼る）

プロンプト3｜溜まった報告書から、繰り返している所を見つける

以下は同じ部署の報告書を並べたものです。
何度も出てくる出来事を、回数の多い順に5つまで挙げてください。

条件：
・「所感」の欄に同じ趣旨が繰り返し出ているものを優先する
・それぞれ、何月何日の報告に出たかを併記する
・原因の推測は書かない。挙げるだけにする
・件数は数えた数をそのまま書く。丸めない

＜報告書（複数）＞
（ここに貼る）

プロンプト1で大事なのは、「メモに無い数字を作らない」の1行です。これを外すと、それらしい時刻や件数が入った下書きが出てきて、そのまま提出してしまう事故につながります。数字は手元の記録から人が入れてください。

狙ったものが出てこないときは、条件を足すより先に、貼ったメモの中身を見てください。勘どころはAIへの指示（プロンプト）の書き方にまとめています。

AIに任せてはいけないこと

任せてよいこと	人が決めること
メモを欄ごとに振り分ける	どの出来事を報告に載せるか
事実と意見を分類する	分類が合っているかの確認
7項目の抜けを確認する	抜けていた欄を埋めるか、なしと書くか
数字を表に並べ直す	その数字が記録と合っているか
溜まった報告書から繰り返しを拾う	そこに手を入れるかどうか

いちばん任せてはいけないのが、原因の断定です。AIは経過を読めば、もっともらしい原因を書いてきます。しかし現場で何が起きていたかは、その場にいた人しか知りません。原因の欄には確認が取れたことだけを書き、取れていないものは所感の欄へ回してください。

もうひとつ、取引先の担当者名や、社員個人の評価が入った文をそのまま貼らないでください。文面を整えたいだけなら、会社名をA社、担当者を△△にした形で足ります。判断の目安は会社でAIに入れていい情報・ダメな情報にまとめています。

もうひとつ触れておきます。事故や労災に関わる報告、就業規則で提出が決まっている書類は、社内の様式と提出先が先に決まっていることがあります。報告書の書き方をどこまで社内で自由に決められるかは、業種と、社内の規程の書きぶりで変わります。判断が要るところなので、社会保険労務士か所轄の労働基準監督署にご確認ください。この記事では結論を書きません。