総務部｜AIに任せられる仕事 06
行政への提出書類
書類を書く時間
様式に沿った文章が、先にそろう
デモ動画：出店申込書の「出店内容」欄を、記入要領に沿って書く
※画面は再現イメージです。市・催し・会社名・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
市の催しや施設の申し込みは、そのたびに様式や記入要領が少しずつ違います。要領を読み返し、字数を数えながら何度も書き直しているうちに、締め切りが近づいていました。
任せたあと
記入要領と手元のメモを渡すと、書く項目を拾い出し、字数に収めた文案ができます。記入漏れも要領と照らしてチェックするので、人は事実の確認と、最新の様式の確認に集中できます。
文案ができるまで
記入要領とメモを渡す
様式の記入要領と、書きたい内容のメモを渡します。
書く項目を拾う
記入要領から、欄ごとに書くことと字数を拾い出します。
字数に収めて、漏れを見る
字数に収めた文案を作り、記入漏れがないかを要領と照らします。メモにない事実は書かず、人に確かめます。
確かめて、提出するのは人
提出の前に、窓口やホームページで最新の様式と条件を確かめます。提出するのは、申し込む方ご本人です。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、よく出す書類の種類と置き場所、専門家にお願いする書類との線引きを決めておきます。
AIに任せること
- 記入要領を読み、欄ごとに書く項目を拾い出す
- 決められた字数に収めて、文案を作る
- 記入漏れがないかを、要領と照らしてチェックする
AIがしないこと
- 申し込みが通るかどうかを判断する
- 事実でないことや、メモにないことを書く
- 申し込む方に代わって、書類を提出する
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのは下書きです。書いた内容が事実どおりかは、提出する前に必ず人が確かめます。
- 様式や記入要領は変わることがあります。提出の前に、窓口やホームページで最新のものを確かめてください。
- 許認可の申請など、行政書士などの専門家の業務にあたる書類は、専門家へおつなぎします。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。