秘書室｜AIに任せられる仕事 07
電話メモの清書
電話の伝言を残す時間
走り書きが、担当者に届く伝言になる
デモ動画：電話の走り書きを、伝言票と伝言の文に
※画面は再現イメージです。会社名・人名・電話番号・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
電話を受けながらの走り書きは、書いた本人にしか読めません。担当者に伝えるときに書き直し、電話番号や折り返しの時間を聞き漏らしていたことに、あとから気づくこともありました。
任せたあと
走り書きを渡すと、どなたから・用件・折り返し・担当の欄がそろった伝言票になります。メモに無いことは先に知らされるので、聞き漏れにその場で気づけます。担当者へ送る伝言の下書きも一緒に出てきます。
伝言が届くまで
走り書きを渡す
電話を受けながら書いたメモを、そのまま渡します。言葉が短くても構いません。
伝言票の欄に振り分ける
どなたから・用件・折り返し・担当など、伝言票の欄にメモの言葉を振り分けます。
足りない情報を知らせる
電話番号の聞き漏れなど、メモに無いことは推測で埋めず、空けたまま知らせます。分かったことは、人がひとこと足します。
確かめて、送るのは人
担当者へ送る伝言の文を下書きします。内容と番号を確かめて送るのは人です。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、伝言票の項目と、伝言を送る先（担当者ごとの社内チャットやメールなど）を決めておきます。
AIに任せること
- 走り書きを、伝言票の形に整える
- メモに無いことや、あいまいな所を知らせる
- 担当者へ送る伝言の文を下書きする
AIがしないこと
- メモに無い電話番号や日時を、推測で埋める
- お客様へ、勝手に折り返しの連絡をする
- 確かめていない伝言を、担当者へ送る
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのは下書きです。伝言を送る前に、内容と電話番号を人が確かめます。
- メモに書かれていないことは、AIには分かりません。聞き漏れがあれば、お客様に確かめてください。
- お客様のお名前や電話番号を扱うため、伝言をどこに残し、誰が見られるようにするかは社内で決めてください。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。