マニュアル室｜AIに任せられる仕事 04
社内ルールの文書化
決まりを文書にする時間
頭の中の決まりごとが、配れる形になる
デモ動画：口で伝えてきた受付の決まりを、配れる文書にする
※画面は再現イメージです。医院名・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
予約の変更やキャンセルの決まりは、院長の頭の中にありました。人によって伝え方が少しずつ違い、新しく入った人は、そのつど誰かに聞くしかありません。書き出す時間は、なかなかとれませんでした。
任せたあと
いつも口で伝えている内容を話すと、項目ごとに分けた文書になります。決まっていないところは推測で埋めず、空けたまま返るので、決めるべきことがその場で分かります。
文書になるまで
口で伝えている決まりを話す
「予約の変更は前の日まで」のように、ふだん伝えている言い方のまま渡します。整えて話す必要はありません。
項目ごとに分ける
誰が、いつ、どうするのかが分かるように、項目ごとの決まりへ整えます。
決まっていない所は空ける
話に出てこなかったところは推測で埋めず、「ここは決めてください」と空欄で残します。
決めて、確かめてから配る
空欄を埋めるのも、内容を確かめて配ると決めるのも人です。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、決まりごとの置き場所と書き方の型、確かめて配る人（院長など）を決めておきます。
AIに任せること
- 口で伝えている決まりを、項目ごとの文書にする
- 決まっていないところを、空欄で示す
- 後から決めた内容を、同じ文書に足す
AIがしないこと
- 決まっていないことを、それらしく作る
- 就業規則など、専門の方に相談すべき書類を作る
- 人の確認なしに、決まりとして配る
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのはたたき台です。配る前に、その仕事をよく知る人が必ず確認します。
- 書けるのは、お話に出てきた範囲までです。話に出てこなかったことは、空欄のまま残ります。
- 就業規則や契約にかかわる書類は、この仕事の対象ではありません。社内で決めたうえで、専門の方にご相談ください。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。