秘書室｜AIに任せられる仕事 08
資料・メールの要約
長い資料を読む時間
読む前に、要点だけ先に受け取れる
デモ動画：仕入先からの長いお知らせを、要点とやることに
※画面は再現イメージです。会社名・品番・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
仕入先から届く十数ページのお知らせは、読む時間が取れずに後回し。気づいたときには締め切りが近く、どのページに何が書いてあったかを、最初から探し直すこともありました。
任せたあと
資料を渡すと、要点3つと、自社に関係する期限・やることが先に届きます。要点ごとに原文のページが付くので、大事なところだけ原文で確かめられます。分からない点は、先方に確かめる文の案も出てきます。
要点を受け取るまで
資料を渡す
届いた資料やメールを、そのまま渡して「要点を教えて」と頼みます。
要点と、関係する所を知る
要点を3つにまとめ、自社に関係する期限と、やることを抜き出します。
分からない点を確かめる
資料に書かれていないことは付け足さず、「記載なし」と知らせます。先方に確かめる文の案も出します。送るのは人です。
原文のページで確かめる
要点ごとに、原文の何ページに書いてあるかを添えます。大事なところは、原文を開いて確かめます。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、仕入れている商品の一覧や取引の条件など、「自社に関係する所」を見分けるための情報を整えておきます。
AIに任せること
- 長い資料を、要点3つにまとめる
- 自社に関係する期限と、やることを抜き出す
- 要点ごとに、原文のページを添える
AIがしないこと
- 資料に無いことを、付け足す
- 分からない点を、推測で決めつける
- 先方への問い合わせを、勝手に送る
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- 要約は、原文を読むための入口です。金額や契約に関わるところは、必ず原文で確かめてください。
- 画像だけのページや、読み取りにくい資料は、要点から漏れることがあります。
- お知らせにどう対応するか、先方に何を送るかを決めるのは人です。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。