秘書室｜AIに任せられる仕事 03
打ち合わせ資料のたたき台
打ち合わせに備える時間
決めたいことから、話す順がそろう
デモ動画：取引先との定例に向けて、話す順の骨組みをつくる
※画面は再現イメージです。会社名・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
取引先との定例の前の晩に、前回のメモを探し出して、何が変わったかを思い出していました。決めたいことを整理できないまま打ち合わせが始まり、終わってから話し忘れに気づくこともありました。
任せたあと
前回と今月のメモを渡すと、前回からの変化と今日決めたいことが並び、話す順の骨組みになります。メモに無い日にちや数字は空欄のまま残るので、どこを確かめればよいかが分かり、中身を考える時間が戻ります。
骨組みができるまで
前回と今月のメモを渡す
前回の打ち合わせのメモと、今月気になっていることの走り書きを、そのまま渡します。
前回からの変化を拾う
前回のメモと見比べて、予定や件数が変わったところを並べます。
今日決めたいことを先に出す
変わったことをもとに、打ち合わせで決めたいことと、決めるための材料を並べます。
話す順の骨組みにする
決めたいことを前半に置いた骨組みにします。メモに無い日にちや数字は空欄のままです。中身を入れて持っていくのは人です。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、打ち合わせごとの資料の型と、取引先に見せてよい内容の範囲を決めておきます。
AIに任せること
- 前回のメモと見比べて、変わったところを並べる
- 今日決めたいことと、決めるための材料を並べる
- 話す順の骨組みを、1枚にまとめる
AIがしないこと
- メモに無い日にちや数字を、想像で書く
- 打ち合わせで決めることを、先に決めてしまう
- できた資料を、取引先へそのまま送る
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのはたたき台です。打ち合わせに持っていく前に、必ず人が中身を確かめます。
- メモに無い日にちや数字は、空欄のまま残します。取引先に確かめるところは、こちらで埋めてください。
- 何を決めるか、どこまで話すかを決めるのは、打ち合わせに出る人です。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。