総務部｜AIに任せられる仕事 04
注文書・発注書
発注書をつくる時間
いつもの発注書が、ひとことでそろう
デモ動画：前回と同じ内容で、洗面台だけ2台に
※画面は再現イメージです。会社名・品目・金額は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
仕入先への発注書は、毎回ほとんど同じ内容です。それでも前回の書類を探して写し、単価を表で調べ直していました。数量の写し間違いに気づくのは、資材が届いてからでした。
任せたあと
変わるところをひとこと伝えると、前回の発注書をもとに型へ流し込みます。単価は品目台帳から入り、台帳にない品目は空欄のまま聞いてきます。あとは確かめて、送るだけです。
発注書ができるまで
変わるところを伝える
「先週と同じ内容で、洗面台だけ2台に」のように、ひとこと伝えます。
前回をもとに型へ入れる
前回の発注書をもとに、いつもの発注書の型へ品目と数量を入れます。
単価は台帳から、ない物は聞く
単価は品目台帳の値を使います。台帳にない品目は空欄のまま残し、単価を聞きます。
確かめて、送るのは人
納期と届け先を確認したうえで、数量と単価を人が確かめてから送ります。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、発注書の型と品目台帳（品目と単価の一覧）の置き場所、仕入先ごとの送り方を整理しておきます。
AIに任せること
- 前回の発注書をもとに、型へ流し込む
- 単価を、品目台帳の値で入れる
- 納期と届け先を、送る前に確認する
AIがしないこと
- 台帳にない単価や、数量を推測で埋める
- 頼まれていない品目を、勝手に足したり消したりする
- 人の確認なしに、仕入先へ送る
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのは下書きです。送る前に、数量・単価・納期を必ず人が確認します。
- 品目台帳の単価が古いと、発注書の金額も古いままになります。台帳を新しくするのは人です。
- 仕入先への送信（メール・FAXなど）は、ご自身で行っていただきます。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。