秘書室｜AIに任せられる仕事 06
お詫び・お断りの文面
お詫びを書く時間
いちばん気を遣う文章こそ、下書きから
デモ動画：納期遅れのお詫びを、事実のメモから下書きする
※画面は再現イメージです。会社名・名前・内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
納期の遅れやお断りの連絡は、言葉ひとつで受け取られ方が変わります。書いては消してを繰り返すうちに時間がたち、肝心の連絡そのものが、遅れてしまうこともありました。
任せたあと
起きたことをメモにして渡すと、事実・今後の見通し・代わりのご提案の順に整った下書きができます。言い回しの強さは2案から選べるので、人は事実の確認と、補償などの判断に集中できます。
文面ができるまで
事実をメモにする
起きたこと、元の予定、今後の見通し、できることを、人が短くメモにします。
事実だけで下書きする
メモにある事実だけで、お詫びやお断りの文面を作ります。事実を膨らませることはしません。
言い回しを選ぶ
お詫びの言い回しは、強さの違う2案を出します。相手との関係に合わせて、人が選びます。
決めて、送るのは人
補償や責任の範囲は書きません。事実を確かめ、何を約束するかを決めて送るのは人です。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、お詫びやお断りの連絡で使う言い回しと、文面に書かないこと（補償・値引き・責任の範囲など）を決めておきます。
AIに任せること
- 事実のメモから、お詫びやお断りの下書きを作る
- 事実・今後の見通し・代わりのご提案の順に整える
- 言い回しの強さを変えた案を出す
AIがしないこと
- メモにない事実や理由を書き足す
- 補償や値引きを約束する
- 責任の範囲を、文面で決めてしまう
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのは下書きです。日付や事実は、送る前に必ず人が確かめます。
- 補償や責任の範囲など、法的な判断が必要なときは、弁護士など専門家へおつなぎします。
- 文面で送るか、先にお電話や訪問でお伝えするかは、相手に合わせて人が決めます。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。