秘書室｜AIに任せられる仕事 05
お礼状・季節のご挨拶
ご挨拶を書く時間
相手ごとに、ひとこと違うご挨拶がそろう
デモ動画：取引先3社へ、秋のご挨拶を相手ごとに
※画面は再現イメージです。会社名・やり取りの内容は架空のものです。約1分10秒・音声が流れます（ナレーション：VOICEVOX:玄野武宏）。
いままでと、任せたあと
いままで
季節のご挨拶は、毎年同じ定型文になりがちでした。相手ごとにひとこと添えたくても、最近どんなやり取りがあったかを思い出すところで手が止まり、結局は全員に同じ文面を送っていました。
任せたあと
送る相手を伝えると、社内のやり取りメモから相手ごとの話題を拾い、ひとこと違う文面を並べて出します。メモにない出来事は書かないので、あとは確かめてから送るだけです。
ご挨拶状ができるまで
送る相手を伝える
「取引先3社に、秋のご挨拶を。相手ごとに一言変えて」のように伝えます。
やり取りメモから話題を拾う
社内のやり取りメモから、お礼や近況にふさわしい出来事を相手ごとに拾います。見積もりの相談など、ご挨拶に向かない話題は外します。
文面を並べて出す
共通のご挨拶に、相手ごとのひとことを入れた文面を並べます。言い回しの調整も、ひとことで済みます。
確かめて、送るのは人
メモにない出来事は書きません。宛名や書いてある出来事を確かめて、印刷して出すのは人です。
最初に、AIに覚えさせること
導入のときに、やり取りを残しておく場所（メモや顧客台帳など）と、ご挨拶状の型を決めておきます。
AIに任せること
- やり取りの記録から、相手ごとの話題を拾う
- 相手ごとに、ひとこと違う文面を並べる
- 相手に合わせて、言い回しを整える
AIがしないこと
- 記録にない出来事を、あったように書く
- 相手の事情を、推測で書き添える
- 人の確認なしに、送ったり出したりする
どこまで任せて、どこで止めるかは、御社の仕事に合わせて一緒に決めます。
お読みいただきたいこと
- AIがつくるのは下書きです。宛名や書いてある出来事は、送る前に必ず人が確認します。
- 相手ごとの話題は、社内に残っているやり取りの記録から拾います。記録が少ない相手には、共通の文面が中心になります。
- はがきの印刷や投函、メールでの送信は、ご自身で行っていただきます。
まずは30分、話すだけで大丈夫です
資料も準備もいりません。
いまの仕事のことを、そのまま話してください。
合わなければ、そのまま終わって構いません。
無理におすすめすることはありません。